Как да отговорим на груба електронна поща на работното място

Вече сте препрочитали съобщение три пъти, но все още изглежда грубо за вас. Но си струва да се обадите на подателя и да разберете дали наистина иска да напише грубост...или не?

"Мрежов етикет" На работното място също е важно, както и в други области на живота. Неприемливо е хората, които, с личен разговор, не се държат толкова решително, позволиха се да бъдат неподвижни само защото използват за предаване на електронни съобщения. Въпреки това е много важно да останем обективни за имейлите, които могат да ви изглеждат груби за вас, но в действителност не са. Ето защо, следващия път, когато получавате от шефа си, колеги или дори някои "Голям Сид" Съобщението, което изглеждате обидно, за да направите следното.

Стъпка

един. Определете как изглежда грубото съобщение. В електронното съобщение е много лесно да се погреши намерението, тон и думи. Разбира се, посланието не е придружено от приказлив глас и жестове, така че ако сте пълни с работа, няма достатъчно захар в кръвта и искате да напуснете дома си, ще бъдете много лесни за използване на обичайното послание за груб. Обикновено примерно съобщението има следните характеристики:

Думите в посланието са очевидно офанзивни и / или дерогиране (ако сте получили съобщение, при което е използван анормавен речник, най-вероятно е нарушение на политиката на компанията и освен това демонстрира непрофесионализма на изпращача. Тя може също да бъде причина за дело, в зависимост от това, което е казано на вашия адрес, особено ако това е заплаха, тормоз или клевета).
Съобщението е написано с главни букви (сякаш ви викате) изцяло или частично, на тези места, където подателят иска да изразява изискването или да предаде тон на патронажа. (Не забравяйте, че някои ръководители и колеги все още не се справят с ключа за заключване на капачките, така че може да имате нужда да им простите твърде мързеливи или "Нестопанска цел"Чест.
Съобщението е изискване без никакви "Здравейте", "Моля те", "Благодаря" и подписи. Това е нормално, ако не ви харесате и не поставяте подпис в случая, ако това е продължение на вече започнала кореспонденция. Но ако това е първото съобщение на напълно нова тема, в която се прави изискването или инструкции, тя е на работното място, което е неприлично да пропусне тези формалности.
В съобщението се свързвате неуважително (с усуквания) на нивото на обида и / или с вилетите "Проверете своя Ширинка" и Т.Не.
В грубо послание могат да се използват много удивителни и въпросителни знаци. Често се подписват по тип "!!!!!!" и "?????" се считат за грубост или хвърляне на превъзходството си над вас. Въпреки това, те могат да се използват и за по-голяма изразителност, така че не трябва да възприемате този знак като основен.
Изпращачът поставя копие от шефа си, така че как би било "Принуден" За действие.

Изображение, озаглавено отговори на груб имейл на работната стъпка 2

2. Внимателно прочетете съобщението, преди да направите заключения относно намерението на подателя. Ако току-що сте преминали през очите си в публикацията и решихте, че е груб, е много важно да го прочетете отново по-внимателно. Дори и да го прочетете внимателно за първи път, отново го прочетете отново, за да сте сигурни, че не сте пропуснали нищо и не виждате какво има наистина. Би било добре да се запитате, че това е в това послание, което ви боли толкова много. Тя може да служи като допълнителен съвет, за да разбере как е това съобщение. Ако наскоро сте се случили с колега или шеф, и това съобщение е продължение на оживената дискусия, е ясно, че е малко вероятно да прочетете съобщението веднага. От друга страна, ако не забележите знаменията, че шефът ви или колегата ви е недоволен от вас, е възможно просто да разбрахте това съобщение.

Какви са намеренията, които се крият зад думите?

Изпращачът е конфликт или човек, който обикновено е много любезен? Дори в любезен човек, понякога може да има проблеми с комуникацията чрез електронна поща, въпреки че нямаше намерение да бъде груб, а не.

Може би човек просто е изтеглено, опитвайки се да изглежда по-мощен по имейл, отколкото той може да изглежда с личен разговор? В този случай, изпращачът може просто да отиде на трика, за да ви накара да направите това, което той се страхува да ви помоли лично.

Съобщението има места, които просто не разбирате? В този случай е по-добре да не приемате нищо, докато нямате допълнителна информация. Хората, които бързо отпечатват, понякога пропускат думите и не са озадачени от пунктуация и правопис. Сега става все по-популярно да пишете имейли, като прости SMS, така че понякога те не са лесни за разбиране.

Изображение, озаглавено отговори на груб имейл на работната стъпка 3

3. Не преценявайте емоционалното състояние на подателя. Избягвайте преценките за емоционалното състояние на човека, който ви изпрати съобщение. Неразвити комуникационни умения, объркващи сарказъм или шеги или просто размит отговор - всичко това може да създаде впечатлението, че посланието е грубо, въпреки че всъщност човекът се е опитал да каже нещо, но не може да го изрази в годност. Разберете, че не всички хора могат да напишат брилянтен отговор за кратък период от време и най-просто се опитат бързо да изпратят съобщение, за да го пресочат от списъка с случаи и да продължат към друга задача.

Разбира се, това правило има изключения. Ако изпитвате трудности в личната комуникация с човек, е възможно той да позволи на емоциите си да повлияят на вашата кореспонденция. Както и да е, оценете съобщението за съдържание, а не от очакванията.

Изображението, озаглавено отговори на груб имейл на работната стъпка 4

4. Въздържайте се от отговора или "Прочетете и не реагирайте".Много е важно да не сте отговорили, докато не приемете съобщението обективно и не се успокойте. Отговаряне бързо, най-вероятно ще искате да напишете съобщение по същия груб начин, рискувате само да усложним ситуацията. Дори по-лошо - да се отговори грубо до посланието, в което първоначално нямаше грубост и не означаваше! Така че преведете духа. Затворете съобщението и разходка. Пийте чаша кафе, разтегнете и се занимавайте с друго нещо, за да донесете мисли в ред. В този случай, когато се върнете, се успокоявате, препрочитате посланието и може да реши дали е натъжен, както ви се струваше за първи път.

Никога не отговаряйте, ако сте ядосани и в такива случаи винаги се опитвайте да отложите отговора. Думите, написани в ангина шумоленето, също записани в писането могат да създадат дълготрайни проблеми за вас.

Емоционално себе си и вашето послание, толкова по-важно е да надстроите отговора.

Изображение, озаглавено отговори на груб имейл на работната стъпка 5

пет. Потърсете обяснения. Ако имате такава възможност, просто дойдете на човек и го попитайте какво иска да каже в посланието си. Имате повече шансове за изясняване на ситуацията, ако говорите лично с човек. Този вариант обаче е невъзможен за хора, които работят далеч един от друг или дори на различни места, региони или държави. Като следващата стъпка можете да се опитате да говорите с човек по телефона, ако е налице такава опция за вас. Телефонният разговор ще ви позволи да изясните ситуацията много по-бързо, отколкото при обмен на съобщения. Ако нямате друг избор, или този вариант изглежда по-подходящ за вас, можете да отговорите на съобщението по имейл. В този случай, бъдете учтиви и демонстрирайте вашия професионализъм. Например:

Здравейте, Кевин! Благодаря ви за вашето съобщение. Не съм сигурен дали разбирам фразата ви "Как мислите, че можете да намерите силата да стоите далеч от охладителя с вода и да преминете към доклада на Noxos? Може би ще трябва да преразгледам ролята ви в компанията". Трябва да бъде признато, че вашата фраза е достатъчно груба и излъчва съмнения за моя професионализъм. Знам, че има краен срок и аз ги поставям в тях. Току-що взех малко почивка, преди да се върна на работа по доклада. Ако сте загрижени за работата на работата, ще се радвам да ви информирам за текущия етап или по телефона. С уважение, Нели.

Може би ще бъдете подходящи за по-иронична опция (но за това трябва да работите в подходяща компания!): Уважаеми, Кевин! Благодаря ви за вашето съобщение. Наясно съм какво да докосвам по-хлабавия - загуба на време. Въпреки това, ще се радвате да научите, че в резултат на моя охладител, който отне точно 2 минути 23 секунди, успях да разбера, че Джим работи на същите цифри, както сме в доклада ви, което означава, че мога да завърша работата си Тази вечер, не утре сутрин. Ще се радвам да ви изпратя завършен доклад, преди да напусна у дома. Между другото, исках да кажа, че съм доволен от новите ви обувки. Забелязал ги под завесата, когато имаше по-хладен. Нели.

Изображение, озаглавено отговори на груб имейл на работната стъпка 6

6. Прочетете отново съобщението си. Препрочитайте съобщението най-малко три пъти, за да сте сигурни, че не сте отговорили приблизително или чрез обикновен емоционално. Поддържайте любезен и професионален тон по цялото съобщение и премахнете тези части, които съдържат информация, която не е на темата или преценката за емоционалното състояние на подателя. Нека съобщението ви е просто, по темата и без провокации. Както е посочено в "101 Email Liging Board". T "Напишете съобщения до други, както бихте искали да ви пишете".

• Бъдете извадка от учтивост и не реагирайте на грубост и атаки. Стърн професионализъм е норма, но тук се кълне, проклятия, обвинения и обиди - не определено. Също не е норма "Агресивен" Регистрация на съобщението (неподходящото използване на удивителни знаци и t.Не.Чест.

Изображение, озаглавено отговори на груб имейл на работната стъпка 7

7. Разберете, че понякога не отговаряте - OK. Понякога е по-добре да оставите грубо съобщение без отговор. Може би изпращачът не знаеше всички факти, стана сутрин, а не стоящи крака или просто не е в себе си по няколко причини. Ако смятате, че е по-добре да не се обръща внимание на това послание и не е необходимо да се изяснява, че това е подателят, който означава, или не е необходимо да отговаряте на даден въпрос и t.Д., Тогава просто не отговаряйте. Да се държат така, сякаш никога не съм получавал това съобщение, което означава, че все още работите, както очаквате от вас.

Изображение, озаглавено отговори на груб имейл на работната стъпка 8

Осем. Говорете с отдела за главата или персонала, ако сте забелязали тенденция към груби доклади. На работното място не е нужно да се подлагате на грубост, преследване или заплахи. Преследването и заплахите изискват мерки, но грубост е нещо, без което добре организиран работен процес може да бъде доста скъп, в противен случай морални удари. Запазване на съобщения, в които сте атакувани като доказателство, така че ще имате писмени доказателства, които ще могат да потвърдят думите ви.

Изображение, озаглавено отговори на груб имейл на работната стъпка 9

девет. Изпълнете своята част от транзакцията. Ако имате съмнения относно изпращането на съобщение, което сте написали в вълнение, гняв или раздразнение, и смятате, че вашите емоции, отразени върху съдържанието и могат да ви накарат да бъдете груби, след това да запазите това съобщение в чертежи или просто изтрийте. Не го изпращайте, докато всички мислят за това. Винаги бъдете пробен професионализъм.

Съвети

Предложете семинар по електронна поща на e-mail. Ако никой не знае как да го харчи, тогава се обадете на този, който знае. Тя може да служи като знак, че такова обучение е наистина необходимо!
Ако трябва да разлеете гняв - направете го в празно съобщение или дума. В този случай можете да премахнете напрежението, но няма да имате възможност случайно да натиснете бутона "отговарям" и изпратете съобщение.
Не е нужно да се примирите с някой неуспешен през деня. Всички те имат, но винаги трябва да запазите учтивост.
Имейл дори за трудни професионалисти. Не забравяйте, че правилното прехвърляне на емоции и намерения не винаги се извършва по имейл. Дори ако е така, получателят не винаги може да ги разбере правилно.
Един от начините за решаване на проблем с колега, който след време ви изпраща груби съобщения - поставете шефа си или друг важен служител в пощенския списък всеки път, когато отговорите (вид принуда, в този случай ги принуждавате да поддържат учтивост в такъв случай). Придържате ли се към любезния тон и избягвайте заплахите, оставете думите на груб колега да говорят за себе си.
Ако изпращачът е известен винаги груб, когато съответства, помнете това и се отнасят до съответните доклади.

Предупреждения

Някои хора като бавни бомби за движение - те ще ви донесат всичките ви гняв, ако отговорите на RUDE. Бъдете учтиви и се държат като професионалист, ако имате някакви съмнения, или се страхувате от нещо, говорете с отдел "Глава или персонал".
Всички клеветнически, обидни, расистки послания или преследване чрез доклади дава основание за представяне на претенция. Имейлът е на разположение за проверка в почти всички юрисдикции, които могат да доведат до съдебно производство. Човекът, който изпраща подобни послания, може да бъде държан отговорен до уволнението. Ако смятате, че съдържанието на съобщението води до опасения, консултирайте се с вашия отдел за глава или персонал за по-нататъшни действия. Ако не искате да повдигнете този въпрос между колегите, можете да се консултирате с личния си адвокат.
Не трябва да пишете съобщения до вашите колеги и власти по някаква причина, ако можете да направите няколко стъпки и да говорите с тях лично. В тези компании, в които служителите предпочитат имейл на личен разговор (дори ако всички са един от друг на пешеходно разстояние), удоволствието от работата в екипа изчезва. Но рискът от неразумна кореспонденция се увеличава, тъй като електронните средства за комуникация не контролират поведението на хората, както се случва с личната комуникация. Професор Кила Ширски препоръчва първо да започнете да комуникирате на живо и само след това да отидете в кореспонденцията по имейл. Дори просто казвам "Хей" Всяка сутрин ще улесните процеса на създаване на социални връзки.

От какво имаш нужда

електронна поща
Място, където можете да отидете за почивка