Как да проявявате безупречно систематизирайте информация на компютъра

От тази статия ще научите как да организирате файлове на компютъра, като използвате системата на папката.

Стъпка

Част 1 от 3:

Обучение

един. Запомнете терминологията. Преди да започнете да създавате папка система, запомнете следните термини:

Файл - отделен елемент, като изображение или документ.
Папка - контейнер, в който се съхраняват файлове или други папки.
Podpaque - папка вътре в папката.

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на компютъра стъпка 2

2. Определят кои файлове трябва да бъдат организирани. Компютрите имат вградени файлови мениджъри (прозорци и приемник на Finder в Mac OS X), които разпространяват файлове от различни папки, така че вашата система за папки трябва да бъде предназначена за често използвани файлове за елементи, които да съхраняват отделно от други файлове и за временни ресурси на всеки проект.

Ако прехвърляте всички файлове от системната директория в системата на папката, компютърът или някои програми ще спрат да функционират правилно.

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 3

3. Изберете местоположението на вашата система за папки. Препоръчваме ви да създадете вашата папка система на работния плот (и не в друга папка), за да опростите и ускорите достъп до файлове.

Ако решите да създадете папката си в друга папка (например в папката "Документи"), имайте предвид, че ще трябва да отворите тази папка, когато имате нужда от файлове.

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 4

4. Не използвайте папката си за инсталиране на програми. В Windows при инсталиране на програми можете да изберете целевата папка. Ако не инсталирате преносима програма (например, програма, която можете да стартирате от всяка компютърна папка или от флаш устройство), не променяйте целевата папка, която се показва в прозореца на инсталатора на програмата.

Ако зададете програмата на неправилна папка, програмата може да работи с неуспехи (или да не работи изобщо).

На компютри Mac при инсталиране на програми, изберете целевата папка.

Част 2 от 3:

Създаване на папка система

един. Не забравяйте как да създавате папки на компютър. За да създадете нова празна папка и да го присвоите име:

Windows - Щракнете с десния бутон върху празното пространство, изберете "Create"> "Folder" в менюто, въведете името на папката и кликнете върху ↵ Въведете.
Mac - Отидете в папката, в която искате да създадете нова папка, щракнете върху "Файл"> Нова папка, въведете името на папката и щракнете върху ↵ Въведете.

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 6

2. Име папки Подходящи имена. Не използвайте съкращението или жаргонните думи, по-добре е да присвоите имена, които характеризират съдържанието на папките.

Например папката с документи е по-добре да се обадите на "документи", а не "докове".

Препоръчваме ви да се обаждате на папки, сякаш сте създали система за папка за друг човек, т.е. имената им да бъдат разбрани без никакво декодиране.

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 7

3. Отидете в папката, в която искате да създадете папката си система. Ако създадете папката си на работния плот, отидете при нея.

В Windows е невъзможно да се създаде система за папка в прозореца "Компютър" или "Компютър".

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 8

4. Създайте основна папка. Това е папка, в която ще се съхраняват папките на вашата папка система, така че го наричате "система за папки" или "моята система за папки".

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 9

пет. Отворете основната папка. За да направите това, кликнете два пъти върху него.

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 10

6. Създайте "временна" папка. В тази папка ще има файлове, чийто период на съхранение не надвишава няколко дни (например файлове за проекта, върху който работите).

Временната папка трябва да бъде директно в основната папка, за да осигури лесен достъп.

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 11

7. Създайте папка за всяка категория файл, която искате да организирате. Помислете за категории папки като кутии за шкафове. Тази стъпка зависи от вашите нужди, но препоръчваме да създадете някои или всички от следните папки:

"Документите"

"Музика"

"Снимка"

"Видео"

"Работа"

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 12

Осем. Създаване на подпапки в категория Папки. Отворете папката на категорията и след това тя създава папка, която да служи като подкатегория папка. Така че можете да организирате файлове по-чист.

Например, ако папката категория се нарича "Документи", можете да създадете три подпапки: "Думи документи", "PDF документи" и "Таблици".

Този процес може да се приложи към подпапки: Отворете подпапката и след това създайте папка вътре в нея.

Помислете за подпапки като пликове в кутиите за шкафове (където папката категория е чекмедже).

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 13

девет. Преместете файловете в папката си. Сега, когато сте създали система за папка, преместете документи, изображения, музика, видео и т.н. към подходящите папки. За да направите това, просто плъзнете файлове в желаните папки.

На компютъра на Windows изберете желаните файлове, щракнете върху Ctrl+Х, За да ги копирате и изтриете от текущата папка и след това отидете в съответната папка и кликнете върху Ctrl+В, Да вмъкнете файлове.

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 14

Създайте скрита папка (ако е необходимо). Ако имате конфиденциални файлове, прехвърлете ги в скритата папка и след това изключете гледането на скритите папки на компютъра. В този случай външните лица няма да получат достъп до поверителната ви информация.

Имайте предвид, че някои индексиращи програми показват скрити папки.

Част 3 от 3:

Поддържане на папска система

един. Създайте резервни копия на вашата система за папки. В този случай загубените или изтрити файлове могат да бъдат възстановени. За да създадете резервно копие на вашата система за папки, изберете го, щракнете върху Ctrl+° С (Windows) или ⌘ команда+° С (MAC) за копиране, отворете външен твърд диск или флаш устройство, след което щракнете върху Ctrl+В (Windows) или ⌘ команда+В (MAC), за да вмъкнете папката система. Сега в името на основната системна папка, добавете дата на архивиране.

Също така, системата на папката може да бъде изтеглена в облачното съхранение, като например Google Disc, Icloud Drive, OneDrive или Dropbox.
Дръжте резервните копия на системата за папки поне една година. В този случай можете да възстановите необходимите файлове, ако случайно ги изтриете или вашия компютър рана.

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 16

2. Придържайте се към определени правила. Вашата папка система ще помогне за организиране на файлове, но за да извлечете максимума от системата си, следвайте правилата, когато го ползвате. Ето някои добри правила:

Никога не съхранявайте отделни файлове в папка, която съдържа подпапки.

Почистете папката "временно" поне веднъж седмично.

Не изтривайте документи, разписки или други необходими файлове, дори ако мислите, че вече няма да се нуждаят.

Не съхранявайте безполезни файлове.

Създайте резервно копие на вашата система за папки веднъж седмично.

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на компютъра стъпка 17

3. Изтрийте ненужните файлове от вашата система за папки. С течение на времето някои файлове са издържани или превръщащи се в ненужни. Такива файлове по-добре изтриват, отколкото да се съхраняват "само в случай".

Препоръчваме да премахнете ненужните файлове след създаването на резервно копие на вашата система за папки.

Ако изтриете файлове от системата на папката, за да изтриете файлове, които са в архивирането на системата на папките, изтритите файлове могат да бъдат възстановени, ако е необходимо (при условие, че самата папска система остава същата).

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 18

4. Копирайте, изтеглете или създайте нови файлове директно в системата на папката. Когато създавате документ или да изтеглите файла, имате възможност да изберете желаната папка. Ако не направите това, в компютъра ще се използва някаква папка. Затова препоръчваме да кликнете върху "Запазване" или "Преглед" и след това отидете в желаната папка в системата за папки.

За да поддържате отворен документ в конкретна папка в програма (например в Word), щракнете върху "Запазване като" и за да изтеглите файла в конкретна папка, в прозореца на браузъра щракнете върху "Общ преглед".

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 19

пет. Преименувайте файлове за намаляване на визуалната бъркотия. По подразбиране най-изтеглените файлове нямат нищо значимо имена. Ето защо е по-добре да преименувате такива файлове, като използвате собствена система за присвояване на име - така че да намалите визуалната бъркотия в папката си:

Windows - Кликнете с десния бутон на мишката върху файла, в менюто изберете "Преименуване", въведете ново име и кликнете върху ↵ Въведете.

Mac - Кликнете върху файла, натиснете бутона ⏎ Върнете се, въведете ново име и кликнете върху ⏎ връщане.

Изображение, озаглавено Създаване на безупречна система за подаване на вашия компютър Стъпка 20

6. Научете се да използвате и поддържате работата на вашата папска система. Това изисква практики и поредица от действия. Ако използвате вашата система за папки всеки ден, научете как да търсите и работите с файлове, които се съхраняват в системата, и редовно ще го почистите, бързо организирате файлове на компютъра си.