Как да организирате електронна система за управление на документи

Хартиените документи се съхраняват в папки и шкафове и цифрови файлове, включително снимки и документи, могат да бъдат контролирани с помощта на електронна система за управление на документи.

Стъпка

Метод 1 от 2:

В Windows

един. Изберете кои файлове трябва да бъдат организирани. За да изберете няколко файла в прозореца Explorer, кликнете върху първия, необходим, задръжте Shift и кликнете върху най-новия файл.

Изображение, озаглавено организира електронна система за подаване стъпка 2

2. Изберете папка, в която ще се съхранява основната папка. Има папки, създадени по подразбиране в Windows, например "моите документи", "моите снимки" и "моята музика", но можете да изберете всяка друга папка.

Изображение, озаглавено организира електронна система за подаване стъпка 3

3. Създайте основна папка. Тя ще съхранява подпапки с документи.

В прозореца на проводника, щракнете с десния бутон, където ще бъде създадена нова папка;

Кликнете върху "Създаване";

Кликнете върху "Папка". По подразбиране създадената папка ще се нарича "нова папка";

Въведете името на папката;

Кликнете ↵ Въведете.

Изображение, озаглавено организира електронна система за подаване стъпка 4

4. Създайте подпапки в основната папка. Кликнете два пъти върху името на основната папка, за да я отворите. Сега създайте подпапки (направете го точно както сте създали основната папка).

Изображение, озаглавено организира електронна система за подаване стъпка 5

пет. Копирайте файловете в създадените папки. Отворете два прозорци, поставете ги един до друг и след това плъзнете файлове в създадените папки.

Изображението, озаглавено организира електронна система за подаване стъпка 6

6. Създайте резервни файлове. Използвайте функцията "архивиране и възстановяване" за редовно копиране на файлове на външен твърд диск или облак. Ако твърд диск на компютъра се провали, използвайте архива, за да възстановите файловете на новия твърд диск.

Кликнете върху "Старт";

В лентата за търсене въведете "архивиране";

Кликнете върху "Архивиране и възстановяване";

Кликнете върху "Конфигуриране на архивиране" и следвайте инструкциите на екрана.

Метод 2 от 2:

В Mac OS X

един. Изберете кои файлове трябва да бъдат организирани. За да изберете няколко файла в прозореца Finder, кликнете върху първия, необходими, задръжте Shift и кликнете върху най-новия файл.

Щракнете върху Управление, кликнете върху един от файловете, след което щракнете върху "Нова папка на избрана";
Въведете името на новата папка;
Кликнете ⏎ връщане.

Изображение, озаглавено организира електронна система за подаване стъпка 8

2. Създайте подпапки в основната папка. За да отворите основната папка, натиснете и задръжте ⌘ команда, и след това кликнете два пъти върху главната папка. Сега създайте подпапки (направете го точно както сте създали основната папка).

Изображение, озаглавено организира електронна система за подаване стъпка 9

3. Създайте резервни файлове. Използване на машина за време, копирайте файлове на външен твърд диск, в устройството за капсулиране на време или на сървъра на MacoS в мрежата. Ако твърд диск на компютъра се провали, използвайте архива, за да възстановите файловете на новия твърд диск.

В менюто NIME машина кликнете върху "Настройки";

Кликнете върху "Изберете резервен диск";

Изберете къде искате да копирате архивните файлове. Тя може да бъде външен твърд диск или устройство за капсулиране. Изберете Медия и кликнете върху "Използване";

Ако искате да копирате резервно копие на няколко устройства, изберете "Добавяне или изтриване на резервен диск" и след това добавете друго резервно устройство. Това ще увеличи безопасността на файловете.

Съвети

В имената на файловете можете да добавите датите на тяхното творение, за да по-лесни за намиране на файлове. Когато преименувате файлове, добавете дата в CC формат.Mm.Yyyg, например, 29.09.2018 или опростен 290918.
За да рационализирате файловете по име в прозореца на Windows Explorer, кликнете върху заглавката "Име".
Когато свържете външен твърд диск към компютъра, системата ще попита дали искате да използвате резервен диск - в този случай, изберете Архивиране и възстановяване (в Windows) или "Машина за време" (в Mac OS X).