Как да защитите документите за печат с парола

Били ли сте някога отпечатали нещо в офиса в локалната мрежа или на принтера със споделен достъп, бягащ от пода до пода, за да стигнете до принтера по време на печат? Може да не искате други хора да видят, че въвеждате, защото приблизителни данни или лична информация. За да защитите документите си в много офиси, са инсталирани принтери, които поддържат технологията за съхранение на документи. Файловете ще бъдат достъпни за отпечатване в съхранението, докато не ги отпечатате директно от принтера. Освен това те могат да бъдат защитени с парола и следователно само можете да ги отключите за печат.

Стъпка

Част 1 от 4:

Задаване на настройки за печат

един. Tkrete документ, който ще отпечата. Стартирайте документа на компютъра си от работния плот. Тя може да бъде както дума документ - формат и таблица, PDF - файл или снимка. Накратко, всички налични разширения.

Изображение е озаглавено Защитете вашите задачи за печат с PIN стъпка 2

2. Обадете се на менюто за настройки за печат. Изберете раздела "Печат" във менюто Файл и се отваря прозорецът за печат.

Изображение, озаглавено Защитете вашите задачи за печат с PIN стъпка 3

3. Изберете принтер. От падащия списък в менюто за избор на принтер маркирайте принтера, който искате да използвате.

Изображение, озаглавено със задание за печат с PIN стъпка 4

4. Отворете свойствата на принтера. Бутонът е до името на принтера. Кликнете върху него, за да отворите раздела Свойства. След това ще се появи прозорец с свойствата на документа.

Част 2 от 4:

Конфигуриране на задачата за печат

един. Отидете на панела за съхранение на файлове. В прозореца Свойства на файловете изберете панела за хранилище на файлове, като кликнете върху него. Тук ще зададете параметрите за вашите документи.

Заслужава да се отбележи, че допълнителното меню на настройките или свойствата е само в принтери, които поддържат съхранение на файлове.

Изображение, озаглавено със задание за печат с PIN стъпка 6

2. Изберете "Режим на съхранение на файлове". След това кликнете върху бутона "Запамети документи". Така че превключвате принтера от режима за автоматично печат в режим на съхранение.

Изображение, озаглавено със задание за печат с PIN стъпка 7

3. Инсталирайте ПИН код.Проверете полето срещу "ПИН за печат", за да го направите така, че да получите достъп до файла и да го отпечатате, е необходимо да въведете PIN кода на принтера. В долната клетка въведете четирицифрен цифров ПИН код. Ще го използвате по време на печат.

Можете да го промените всеки път, когато изпращате документ за печат.

Изображението е озаглавено Защитете вашите задачи за печат с PIN стъпка 8

4. Конфигуриране на уведомления, които се отнасят до документи. Поставете отметка в квадратчето до "Показване на идентификатор на документи при печат", за да видите кой документ, който сте изпратили до печат.

Изображение, озаглавено Защитете вашите задачи за печат с PIN стъпка 9

пет. Посочете потребителското име. В този раздел трябва да въведете потребителското си име или уникален идентификатор. Потребителското име ще се използва от принтера за идентифициране и събиране на всички документи, които сте изпратили.

Някои принтери разполагат с опция за печат на пакет от името на един потребител.

Изображение, озаглавено със задание за печат с PIN стъпка 10

6. Посочете името на документа. Определете как ще се нарече файлът. Можете да инсталирате ръчно и да промените името на документа, като кликнете върху бутона "Потребителски настройки" и задайте файла с името или поставете полето до "Автоматичните настройки" и след това името на документа ще бъде зададено автоматично по подразбиране.

Изображение, озаглавено със задание за печат с PIN стъпка 11

7. Запазете файла, който искате да отпечатате. Кликнете върху OK в долната част на прозореца, за да запазите всички промени и да затворите прозореца.

Част 3 от 4:

Отпечатване на документ

един. Отпечатване на файлове. Прозорецът за печат ще се появи, след като зададете настройките за печат и изпратете печат. Кликнете върху бутона OK в долната част на екрана, за да изпратите файла в паметта на принтера.

Изображение, озаглавено със задание за печат с PIN стъпка 13

2. Преглед на настройките на Sext. След като изпратите документ към принтера, ще се появи известие за потвърждение. Името на принтера се показва в прозореца за разпознаване на документи, IP адрес, вашето потребителско име и име на документ. Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец.

Изображение, озаглавено Защитете вашите задачи за печат с PIN стъпка 14

3. Какво се случва след това? Документът ви ще бъде изпратен на принтера и ще бъде запазен в паметта си. Но нищо няма да бъде отпечатано, докато не получите достъп до контролния панел на принтера и не отключете печат. В зависимост от настройките на принтера, вашият документ може да бъде натрупан през времето или да се съхранява, докато не го изтриете, като въведете PIN код.

Част 4 от 4:

Получаване на копия на документа

един. Идват в принтера. Когато трябва да отпечатате документите си, отидете на споделения принтер. Няма нужда да управлявате главата на пода. Вашите документи са сигурно съхранени в паметта на принтера и са блокирани от вашия ПИН - код.

2. Отворете документ. В контролния панел на принтера намерете менюто "Вземи копия". Ще изглежда списък със запазени документи. Листа със стрелки, докато намерите потребителското си име. Номерът до името ще покаже броя на документите, които ще отпечатате.

3. Прегледайте задачите за печат. След като намерите потребителското си име, изберете го. Всички задачи за отпечатване, направени от ваше име, ще бъдат показани заедно с имената на файловете. Използвайте бутоните със стрелки, за да превъртите списъка.

4. Изберете задание за печат. Веднага щом видите правилното действие в списъка, изберете го. Ще бъдете помолени да изберете документ "Печат" или "Изтриване". Изберете "Печат".

пет. Въведете ПИН. Ще бъдете подканени да въведете своя ПИН код. Това е четирицифрен електронен код, който сте задали преди това. Въведете кода с удари.

6. Посочете броя копия. След като въведете PIN кода, ще бъдете подканени да въведете броя на копията на документа, който искате да отпечатате.

7. Печатни документи. Натиснете зеления бутон на принтера (цветът може да се различава), за да стартирате процеса на печат. Тя ще започне веднага, ако принтерът е в работно състояние, той е пълен с касета с мастило и в тавата е хартия.

Осем. Съберете печатни копия, но не се отдалечавайте от принтера. Преди да си тръгнете, уверете се, че всички документи, които сте изпратили до печат, са готови и сгънати в правилния ред.