Как да отговорим на имейл с покана към събитието

Към днешна дата хората все повече използват електронна поща като алтернатива на традиционните пощенски услуги. Ето защо поканите за събития (било то сватби, рождени дни, празнични срещи или други събития) с помощта на електронни писма става все по-често срещано. Днес организаторите на събития често изпращат имейли с покани. Тъй като този метод на предупреждение за събитието се появи не толкова отдавна, много хора нямат идеята как да отговорят на такива писма. За щастие, това е достатъчно, за да определите характера и часа на отговора, да подготвите отговора си и се уверете, че вашият имейл ще бъде прочетен.

Стъпка

Част 1 от 3:

Как и кога да отговорим

един. Решете дали сте готови да приемете поканата. Преди всичко трябва да решите дали ще посетите това събитие. Мислете за този въпрос, трябва да бъде веднага веднага след поканата.

Помислете за мястото на събитието и необходимостта от пътуване. Например, ако приятелите ви поканят на сватба в друг град, тогава може да се нуждаете от полети и билети за покупка. Такова пътуване може да е скъпо.
Уверете се, че нямате друг бизнес и събития по това време.
Обсъдете възможността за вашето присъствие с партньор и други членове на семейството. В някои ситуации ще бъде необходимо да се потвърди наличието на само части от поканените.

Изображение, озаглавено отговор на RSVP имейл стъпка 2

2. Определят вида на събитието. Различни събития осигуряват различен тон и съдържанието на вашия отговор. Ето защо оценява вида на събитието към отговора на поканата за предотвратяване на социален надзор.

Неформално събитие. Например, сте получили писмо в свободен стил, в който съседът ви кани на барбекю по случай важно събитие за него. За такова събитие неофициалният тон на отговора е съвсем подходящ, но трябва да се отговори незабавно.

Официално събитие. Покани за сватби и рожден ден или годишнина изискват официален тон отговор.

Image озаглавен отговор на RSVP имейл стъпка 3

3. Отговорете своевременно. Оценете плановете си и приемете решението, след което да предоставите своевременно отговор. В крайна сметка това е своевременност, която е един от най-важните аспекти на отговор на поканата. Важно е да уведомите човек за вашето присъствие или отсъствие в събитието.

Намерете в писмото, за което трябва да отговорите. Това не е желание, но точна и доста конкретна молба.

Отговор при първата възможност. Ако приканената страна ви поиска да дадете своя отговор за един или два месеца, това не означава, че следва този период от време. Вземете солиден разтвор и уведомете отговора си възможно най-скоро.

Част 2 от 3:

Как да подготвим отговора

един. Попълнете темата. Изберете времето на символа и реакцията, полето, което съставлява буквата. Преди всичко посочете темата в съответната линия. В темата е необходимо незабавно да се докладва за присъствието или невъзможността да се присъства на събитието с вида на събитието.

За официални събития използвайте официалния тон. Например, посочете "Александър и Катерина са принудени да отхвърлят поканата ви до годишнината, която ще се проведе на 11 май".
За неофициални събития, като барбекю близо до съседите, е възможно такъв отговор: "Няма да можем да дойдем на пикника на 11-тия".

Изображение, озаглавено отговор на RSVP имейл стъпка 5

2. Изберете формата на дръжката. Обжалване на получателя на писмото играе важна роля, тъй като определя тона на отговора. В допълнение, правилно избраният поздрав ще покаже привличането на партито вашето отношение.

Изберете такива жалби като "скъпи", "уважавани" или "скъпи приятели".

За неформално събитие ще бъде подходящо просто привличане на автор на поканата като "скъпа Олег и Яна".

Image озаглавен отговор на RSVP имейл стъпка 6

3. Напишете по-голямата част от писмото. Основната част от вашето съобщение е най-важната част от отговора на писмото. Тя трябва да отразява тона на събитието и да даде пряк отговор на поканата. Така че са възможни следните опции:

Неформално събитие и неофициален отговор: "Ние сме много благодарни за поканата за пикник, но на този ден няма да бъдем в града".

Официално събитие и официален отговор: "Семейството на Петров предприема покана за сватбата на Алексей и Марина, която ще се проведе на 5 ноември 2018 г.". Друг пример: "Валентин и Олга Лебедев се радват да приемат поканата за годишнината от сватбата на двойката Агапов".

Пример за официален отказ: "семейство Хохов няма да може да присъства на сватбата на Алексей и Марина на 5 ноември 2018 г.".

Image озаглавен отговор на RSVP имейл стъпка 7

4. Оставете подписа и посочете името си. След текста на писмото трябва да оставите подписа. Това не е просто формалност, защото подписът отразява естеството на връзката ви с привличащата страна и отношението към човек.

Изберете официалния подпис като "с уважение", "Вашият верен приятел", "искрено твой" или "с най-добри пожелания".

Използвайте неформален подпис като "вашия приятел", "всичко най-хубаво" или "всички предимства".

Изберете такъв подпис, който съответства на съгласието или неуспеха на "със съжаление" или "с благодарност".

Посочете името си след последната фраза. Ако събитието е неофициално, можете да зададете само името си с имената на останалата част от поканените. Вашият отговор на официалната покана трябва да съдържа имената на всички поканени и фамилия след фамилното име. В някои случаи изглежда като близка връзка с поканото парти, можете да напишете "семейство Петров" без имена.

Част 3 от 3:

Автоматизирани писма и възможни проблеми

един. Изберете отказ или съгласие, ако писмото съдържа автоматизирани бутони. Организаторите на официални събития все повече използват услугите на автоматизирани услуги за разпространение на покани. Ако човек се възползва от такава услуга, вероятно е писмото, изпратено от трета страна. В допълнение, съобщението може да бъде вградени бутони за бърз отговор с надписи като "съгласен" и "отказ".

В този случай няма нужда да пишете отговора на организатора на събитието.
След вашето съгласие или повреда, съответната информация ще бъде изпратена от услугата на трета страна, след което се изпраща на организатора на събитието.
Автоматизираните покани за изпращане често се използват в ситуации с полу-официални събития като рожден ден или празник.

Изображение, озаглавено Отговор на RSVP имейл стъпка 9

2. Изберете функцията "Потвърждаване". Ако се притеснявате, че човек може да не вижда вашия отговор, щракнете върху бутона "Потвърдете получаването" на екрана за писане. Благодарение на такава функция, вашата електронна поща ще създаде потвърждение, когато получателят може да чете или получи вашия отговор. Ще знаете, че човек е получил вашия отговор.

В зависимост от услугата за електронна поща, бутонът може да бъде в различни части на екрана.

Не всички услуги имат такава функция.

Изображение, озаглавено Отговор на RSVP имейл стъпка 10

3. Изпратете допълнителна буква, ако плановете ви са се променили. В редки случаи има нужда да промените отговора си. Ако имате консенсус, но след известно време имаше нови обстоятелства, или след като откажете да имате възможност да посетите събитието, трябва да се свържете с приветстващата страна и да съобщите за тази новина.

Ако случайно натиснете бутона "Приемане", изпратете отговора и съобщавайте за грешка.

Ако трябва да се откажете от предварително приетата покана, свържете се с поканата. Например, изпратете имейл с темата "променен отговор на поканата" и текста като "във връзка с непредвидени обстоятелства на Анна и аз няма да мога да присъствам на 20-годишнината на вашата сватба на 14 август. Извиняваме се и се надяваме за среща на линейката ".

Ако искате да приемете покана след провала, уведомете ме. Например, изпратете писмо с тема "Модифициран отговор на покана" и текст "Ще се радвам да посетя вашето събитие, ако имате възможност да приемете друг гост".

Докладвайте промените възможно най-скоро. В случай на неофициално събитие, отговорът може да бъде променен няколко дни преди събитието, докато за вашето присъствие или отсъствие на официално събитие като сватба трябва да бъде информирано най-малко един месец преди такова събитие.