Как да напишете офис бележка (с илюстрации)

Услугата е начин за прехвърляне на информация в компанията. Бележките за обслужване могат да се използват и в съответствие между двете компании. Обслужването на услугата трябва да бъде професионална и ясно предадена информация. Не се притеснявайте, ако никога не сте написали бележки за услугата - тази статия ще ви научи това.

Стъпка

Част 1 от 3:

Изберете стил и език

един. Не използвайте неформален език. Езиковите бележки трябва да бъдат прости, но официални.

Не пишете такава бележка: "Здравей! Най-накрая петък! Искам да ви разкажа за един важен случай ".
Вместо това пишете така: "Тази бележка ще ви информира за напредъка на проекта 319".

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 6

2. В услугата бележка се придържайте към неутрален тон - не трябва да бъдете прекалено емоционални и субективни. Направете всичко възможно да разчитате на факти и доказателства, когато казваме оплаквания.

Например, не е необходимо да пиша така: "Мисля, че всички ще бъдем много по-щастливи, ако аперистите идват на работа, в която искат".

Вместо това, прекарайте проучването, дали всички служители искат да се обличат в петък в случайни дрехи и как ще повлияят на корпоративната етика.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 7

3. Използвайте сигнални фрази. Когато ще донесете доказателства или се обърнете към източника, не забравяйте да използвате подходящите фрази.

Например: "Според нашите данни, ..."Или" проучвания свидетелстват това ...".

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 8

4. Изберете подходящ шрифт и неговия размер. Услугата трябва да бъде лесно четима, така че избягвайте използването на прекалено фин шрифт - 11 или 12 - това е стандартен размер на шрифта.

Трябва също да изберете обикновен стил на шрифта, като например Times New Roman. Не пишете бележка със забавен или шрифт, например, комични санс (нека ви смеем, ако го направите!Чест.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 9

пет. Използвайте стандартни полета. 2.5 cm Полето е стандарт за сервизни бележки, въпреки че някои редактори на текст могат да включват шаблони на обслужващи бележки с големи полета (например 3 cm).

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 10

6. Бележките за обслужване са написани с единен произволен интервал. Между параграфи и раздели, оставете празен низ.

В параграфи, за да се направи отстъп.

Част 2 от 3:

Подготовка за писане на офис бележка

един. Ако трябва да кажете на множество хора за нещо важно (на работното място), изпратете им бележка за услуга. Можете дори да го изпратите на един човек, ако информацията бъде прехвърлена към информацията, която трябва да бъде документирана.

Въпреки това, в някои случаи е по-добре просто да говорите с хората, от които се нуждаете.
Освен това, някои информация не могат да бъдат прехвърлени в писмена форма.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 2

2. В зависимост от предадената информация съдържанието и форматът на бележката може да варира. Повечето бележки за услуги съдържат следната информация:

Нова идея или проблем на решението. Например, ако знаете как да решите проблема с разходите за планиране за извънреден труд, пишете за него в услугата бележка и го изпратете на шефа си.

Поръчка. Например, изпращането на услуга е ефективен начин за разпространение на отговорностите на предстоящата конференция, която се провежда от вашия отдел.

Доклад. Можете също да изпратите бележка, за да информирате колегите си за неотдавнашното събитие или да ги информирате с нова информация за проекта или да подадете доклад за резултатите от проучването.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 3

3. Можете да работите с много проекти и искате да разкажете за тях в услуга. Не трябва да прави това. Комуналните услуги съдържат информация по един конкретен въпрос (тема, проект и т.н.).

Забележка за услугата трябва да бъде кратка, информативна и лесна за четене. Така, фокусиране само на една тема, вие гарантирате, че информацията е прочетена и отбелязана.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 4

4. Съдържание и стил бележки зависят от целевата аудитория, така че помислете кой ще прочете белега ви.

Например, стилът на бележката за вашите колеги за планирането на празника на някаква важна дата и стил на бележката за вашия шеф с доклада за извършената работа ще бъде много различен.

Част 3 от 3:

Писане на офис бележка

един. Корица. Като цяло приета практика в бизнес кореспонденцията - дава право на документите.

Например, в горната част на страницата напишете "бележка" или "услуга бележка".
Името може да бъде поставено в центъра или да го натисне наляво на страницата. Най-добре е да гледате услугите, които сте получили по-рано и да копирате техния формат.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 12

2. Напишете заглавието си. Тя трябва да включва следната информация:

Да: напишете имената и позициите на хората, които изпращате бележка.

От: Напишете вашето име и позиция.

Дата: Напишете точната дата, включително годината.

Предмет: Дайте кратко, но точно описание на това, което ще бъде обсъдено в бележката.

Моля, обърнете внимание, че вместо "темата" можете да напишете "Относно".

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 13

3. В списъка на получателите бележки, не забравяйте да посочите всички хора, които ще го изпратите. Ограничете реципичните катерачи с хора, които са изложени в нея.

Не изпращайте бележка към всички служители на вашия отдел или компания, ако въпросът, който е посочен в него, се отнася само до няколко души.

Ако изпращате бележки на всички служители на компанията, те ще бъдат покрити с бележките и или ще ги прочетете невнично, или няма да четат изобщо.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 14

4. В списъка на получателите бележки, посочете пълните имена и позиции. Дори ако сте на кратък крак с шефа си, в бизнес кореспонденция е по-добре да се придържате към официалния тон. Например, можете да го наречете "Владимир", когато отидете в офиса, но в услугата бележка, моля, свържете се с него като "г-н Дмитриев" или "Владимир Николаевич".

Имайте това предвид, когато направите списък с бележки за получателите - посочете пълното име и позиция.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 15

пет. Ако изпратите бележка на лице от друга компания, е много важно да се определи правилната форма на обжалване към нея. Прекарайте време, за да намерите информация за този човек - най-вероятно може да се направи на уебсайта на неговата компания.

Например, ако човек има докторска степен, уверете се, че сте го посочили.

Също така не забравяйте да намерите позицията на този човек и да го укажете в бележката си.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 16

6. Помислете за темата на бележката си. Тя трябва да бъде кратка и разбираема.

Например, "нови клиенти" е доста размазана тема и ако някой иска да намери бележката ви след няколко дни или седмици, той или тя ще го направи с трудности.

Най-добрата тема е: "Доклад за разширяването на клиентската база".

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 17

7. В бележките за експлоатация, като правило, поздравленията не са написани. Но ако искате, можете да започнете текста на бележката с "Уважаемия г-н Дмитриев" или "Уважаеми колеги".

Забележка трябва да бъде кратко и информативно, така че поздравът може да бъде пропуснат.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 18

Осем. Напишете корпуса. Тя ясно представя целта на писането и изпращането на услуга.

Например, "пиша...". Встъпителната част на бележката трябва да съдържа кратък преглед на описаната в нея информация.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 19

девет. Уводният раздел трябва да бъде кратък. Няма нужда да изразявате подробности в нея и други подробности.

Уводният раздел съставлява от няколко кратки оферти (кратък параграф).

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 20

10. Решете със стила на представяне на основната информация. Тя трябва да бъде затворена в 2-4 параграфа. Стилът на презентацията ще зависи от самата информация.

Например, можете да подадете информация по ред на нейното значение или според процесите, които трябва да бъдат разделени на вашия проект.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 21

единадесет. Забележка за услугата трябва да бъде разделена на раздели (параграфи), така че нейните читатели лесно да поемат информацията - освен това, разделите ще им помогнат да определят важни точки в бележката.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 22

12. Прекратяване на всеки раздел - наименованието на параграфа трябва ясно да посочва информацията, съдържаща се в нея.

Например, можете да прекъснете бележката за предстоящата точка на Службата към следните раздели: "Ново местоположение на офиса", "Насоки за опаковъчно оборудване и документи", "Преместване на графика".

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 23

13. Първото изречение на всеки раздел трябва да каже на читателите, какво ще бъде обсъдено в този параграф.

Отделни параграфи или дялове на вашите бележки трябва да бъдат насочени към определен момент от разглежданата тема.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 24

Четиринадесет. За да разпределите важни точки, създайте техния списък или списък. Това ще помогне на читателите да се съсредоточат върху ключовите моменти и да четат по-бързо и асимилатната информация.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 25

Петнадесет години. Размерът на услугата NEEGE не трябва да надвишава 1-2 страници.

Това е стандартният размер на услугата с един случаен интервал и празен низ между параграфи.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 26

шестнадесет. Помислете за включването на параграф, обобщаване на горната информация. В повечето случаи това не е необходимо, особено ако сте написали кратка бележка.

Но ако настоящата информация е много сложна или ако размерът на услугата не е по-стандартен, по-добре е да се включи малък параграф, обобщаващ горната информация (а именно ключови моменти).

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 27

17. Не забравяйте да включите заключението на абзац, дори ако ви се струва, че не е необходимо. Помислете за следното:

Какви обекти преследват услуга? Насърчавайте читателите да направят нещо? Трябва ли служителите да докладват за определен период? Ако отговорът е "да", ясно го уточнете в крайния параграф.

Ако не се изискват допълнителни действия, напишете следния Заключение: "Ще се радвам да обсъдя този въпрос" или "ако имате въпроси или коментари по тази тема, ще им отговоря с удоволствие".

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 28

18. Ако искате, в края на бележката поставете името или подписа си (но не е необходимо да го правите). В този случай погледнете бележките, които сте получили от други служители.

Ако подпишат бележки (например "с уважение, Иванов a.НО.), направи същото.

Ако не искате да подпишете бележка, можете да поставите инициалите си в края на документа.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 29

деветнайсет. Направете напомняне за всички приложения, ако към бележката са приложени таблици, графики или отчети. За да направите това, в края на документа, напишете, например, "Приложение: Таблица 1".

Заявленията трябва да бъдат посочени в основния текст на бележката.

Например, ако пишете за придвижването в нов офис, можете да напишете нещо като: "Възнамеряваме да завършим преместването до края на тримесечието. Вижте приложената таблица 1 с подробен график за преминаване.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес бележка стъпка 30

Двадесет. Преди да изпратите бележки, не забравяйте да го проверите. Уверете се, че предложенията са граматически правилно, че няма правописни или синтактични грешки в бележката и че очертаната информация има смисъл.

Не изпращайте бележка след първата си проверка (ако, разбира се, това не е спешна бележка). Постуларайте документа и проверете отново след час. Можете да намерите нови грешки и неточности, които сте пропуснали по-рано.

Ако бележката съдържа поверителна информация, проверете политиката на вашата компания относно обмена на поверителна информация и разберете името на служителя, който ще прегледа бележката си и ще даде заключение за спазването на установените правила.