Как да напишете имейл до поддръжка на клиенти

Има много различни ситуации, в които клиентът трябва да се свърже с фирми или производители, по различни бизнес въпроси. Но когато дойде времето, изпратете имейл на услугата за поддръжка на клиенти, някои хора могат да се чувстват в задънена улица. Често въпроси за това как да напишете такива букви в електронна форма, тъй като те обикновено са написани в хартиената версия и които общоприети стандарти най-често се прилагат за букви от този тип. Въпреки че тези стандарти зависят от индустрията, региона и културата, все още има някои общи препоръки, които гарантират ефективността на имейла, изпратен до услугата за подпомагане. Тук са най-добрите препоръки от тези, които са преминали преди това.

Стъпка

Метод 1 от 1:

Напишете имейл до поддръжка на клиенти

един. Проверете уебсайта. Уверете се, че компанията все още не е решила проблема ви, преди да изпратите писмо. Тя ще спести време и усилия за всички, включително и вие, и ще се възприемат с благодарност.

Докато проверявате сайта, търсете най-добрите канали за комуникация. Електронната поща не винаги е най-добрият канал и се нуждаете от уважение към такава политика на компанията и се свържете с по друг начин. Много компании предлагат телефонна поддръжка и допълнителни услуги за поддръжка, като например абонатната пощенска кутия.

Изображение, озаглавено Напишете имейл до обслужване на клиенти Стъпка 2

2. Потърсете специални онлайн ресурси в интернет. Много компании предлагат индивидуални имейл адреси за специални въпроси, например за проследяване на доставката на стоки, връщане на стоки или техническа поддръжка. Възможно е използването на предоставените комуникационни канали да бъде много по-ефективно от стандартното писмо за общия имейл на компанията. Освен това, ако игнорирате предоставените комуникационни съоръжения, процесът на обвързване към компанията може да отнеме значително повече време.

Изображение, озаглавено Напишете имейл до обслужване на клиенти Стъпка 3

3. Активиране на информацията, идентифицираща ви в услугата за поддръжка. Компаниите трябва да знаят кои продукти или услуги сте придобили, както и датата на закупуване и очакваните дати на предоставяне на стоки или предоставяне на услуги. Възможно е компаниите да също трябва да знаят домашния ви адрес и броя на закупените стоки. Уверете се, че всичко това е изложено в имейла ви.

Изображение, озаглавено Напишете имейл до обслужване на клиенти Стъпка 4

4. Използвайте подходящия тон. Някои експерти обръщат внимание на факта, че буквите в услугата за поддръжка на клиенти, написани на етикета, могат да бъдат игнорирани или тяхната ефективност ще бъде много по-ниска. Опитайте се да се придържате към определен стил в писмото, което ще покаже нивото на образование и знания, без да се използват прекомерни провокативни изявления.

Изображение, озаглавено Напишете имейл до обслужване на клиенти Стъпка 5

пет. Попитайте желаното директно. Много опитни имейл пише в поддръжката на клиентите, смятат, че е по-добре да бъдете откровени за очакванията си. Компанията може да се съгласи или не с вашите изисквания, но като предоставя ясна информация, ще помогнете на представителя на компанията не само да разбере вашата гледна точка, но и да покаже мнението си по всички въпроси, за продукти или други проблеми в обслужването на клиентите.

Научете повече за политиката на компанията. Когато изготвяте заявка, можете първо да проведете изследвания, за да разберете какви изисквания най-вероятно ще бъдат удовлетворени. Как да решим проблема е възникнал - зависи от вас, но разбирането на позицията на компанията ще ви помогне да направите вашите съобщения по-ефективни.