Как да напишем доклад за инцидента: 11 стъпки

Ако работите в полицията или агенция за сигурност, и сте ви изпратили на мястото на инцидент или инцидент, вашите задължения могат да въведат писмено за подробен и точен доклад за инцидента. Добър доклад за инцидента предоставя данни за изчерпателно събитие. Много е важно да не пропускате един основен детайл, включително описанието на неприятните и отблъскващи. Информацията по-долу ще помогне на всеки, който иска да се научи да записва доклади в случаите на професионално ниво.

Стъпка

Част 1 от 3:

Последващ протокол

един. Разберете каква форма на протокола се използва във вашата организация. Всяка услуга има свои собствени шаблони за изготвяне на доклад за инцидента. В някои случаи просто трябва да попълните готовата форма, други ще трябва да напишат доклад от ръка или да го отпечатат. Правилно завършен, трябва да преминете към съответния отдел.

Ако е възможно, използвайте текстови редактори на компютъра, за да пишете отчети. Освен това докладът ще изглежда по-точен, ще имате възможност да проверите правописа.
Ако искате да напишете отчет от ръка, пишете на гладък и четлив почерк и е по-добре да използвате печатни букви. Тези, които ще четат документа ви, не трябва да нарушават главите си за значението на думите или номерата.

Изображение, озаглавено Напишете отчет за инцидент Стъпка 2

2. Нека започнем да пишем доклад възможно най-бързо. Напишете в същия ден, когато инцидентът е настъпил, защото след 2-3 дни спомените за това ще започнат да бъдат смазани. По-добре да записват основните факти директно на мястото на събитието и да подготвят доклад не по-късно от 24 часа след изследването на сцената.

Изображение, озаглавено Напишете отчет за инцидент Стъпка 3

3. Предоставят основна информация. Формата на протокола може да бъде необходимите полета, които искате да запълните. Ако не са, започват доклад от основните данни за инциденти, включително следната информация в нея:

Време, дата и място на инциденти (напишете най-конкретно, показвайки точния адрес и t.Д.Чест.

Вашето име и идентификационен номер

Имената на други служители, които присъстваха на мястото на събитието.

Изображение, озаглавено Напишете отчет за инцидент Стъпка 4

4. Добавете предложение с описание на инцидент. Опишете какво ви е довело до инцидента. Ако имате обаждане, опишете го, без да забравяте да укажете колко много часове го направи. Напишете обективна оферта, базирана на реални факти.

Например, може да бъде написано, че сте били извикани в толкова много часове и съобщавате, че на посочения адрес някой наруши поръчката, докато пиян.

Не забравяйте, че трябва да се придържате към фактите и да бъдете обективни, а не да пишете за това, което мислите, че там се е случило там.

Част 2 от 3:

Описание на случилото се

един. Напишете описание на случилото се в описателната форма от първото лице. Основата на вашия доклад е точно представяне на случващото се, направено в строго хронологична последователност и написана от първото лице. Използвайте пълните имена на всички участници. Започнете нов параграф всеки път, когато описвате действията на всеки индивид, както е описано в доклада.

Дават отговори на въпроси относно инцидента: Кой, какво, кога, къде и защо.
Включете точно описание на собствената си роля по време на събития. Ако сте използвали физическа сила за задържане за някого, не го пропускайте. Също така опишете как се занимавате с събитието и последствията от нея.
Използвайте точни описания. Вместо фразата: "Намерих го вътре и забавих," по-добре е да пиша "аз пристигнах на адреса на перспективата за света, 120 в 12:05 часа. Отидох в къщата и почуках на вратата. След това се опитах да обърна дръжката и да намеря, че вратата не е заключена ... "
Описвайки свидетелството на свидетелите и очевидците, придържайте се към формата на протокола, който се приема във вашата организация.

Изображение, озаглавено Писане на отчет за инцидент Стъпка 6

2. Запишете най-изчерпателната информация. Запишете всичко, което можете да запомните. Колкото повече подробности - толкова по-добре, така че няма да оставите вратички за хора, които възнамеряват да интерпретират доклада в фалшиво тълкуване. Не се притеснявайте, че докладът ви ще бъде твърде дълъг и подробно. Вашата задача е да опишете пълната снимка на случилото се.

Изображение, озаглавено Напишете отчет за инцидент Стъпка 7

3. Бъди внимателен. Не записвайте факти в доклада, в точността, за която не сте сигурни. Запишете показанията с думите на други хора като четения с други думи. Например, ако свидетелят твърди, че е видял някой да скочи над оградата и избяга, може да бъде написано, че случилото се е описано от думите на свидетеля, но не е доказан факт.

Изображение, озаглавено Напишете отчет за инцидент Стъпка 8

4. Пишете ясни. Не използвайте, за да опишете реч, чувствителна към събития със значими завои. Изпитвателни събития с кратки, значими предложения, свързани с случилото се. Не оставяйте възможности за двусмислени интерпретации.

Не пишете: "Мисля, че заподозреният иска да се върне при жена ми и ми се струваше, че има лоши намерения, когато се приближи до нея и я сграбчи". Запишете и точно: "Подозреното (въведете името) се приближи до жена си (име) и я сграбчи за ръка".

Изображение, озаглавено Писане на доклад за инцидент Стъпка 9

пет. Бъди честен. Дори ако ситуацията на реакция и настройка не причиняват гордост, задачата ви е да подготвите честен доклад. Ако напишете нещо неподходящо за истината, тя може по-късно да се появи, застрашавайки ви дори наказателна отговорност. Тя може да застраши всички хора, свързани с инцидента. Поддържане на вашата честност, те е грижа за собствената си репутация, както и за репутацията на организацията, която си представяш.

Част 3 от 3:

Полиращ доклад

един. Премахнете и редактирайте доклада си. Прочетете целия доклад, за да сте сигурни в своята свързаност и лекота на разбиране. Проверете всички факти два пъти, включително задайте име, време, адреси, номера на лиценза и др.Д. Уверете се, че сте активирали цялата необходима информация, необходима за докладите. Потърсете очевидни фрези в представянето на събития, които трябва да се попълнят.

Проверете граматиката и правописа.
Премахнете всички субективни изявления, например, думи, описващи чувствата и емоциите.

Изображение, озаглавено Напишете отчет за инцидент Стъпка 11

2. Преминават доклада. Намерете във вашата организация / отдел на отговорното лице, на което трябва да преминете доклад. Ако е възможно, опитайте се да прехвърлите лично да отговорите на възможните въпроси, изискващи изясняване. В случаите, когато докладът се изпраща по пощата или електронната поща, след като бъде изпратена, трябва да се свържете с телефона в рамките на 10 дни и се уверете, че докладът е получен.