Как да направите справка: 5 стъпки

Способността да се направи справка за документ може да бъде полезно умение за студенти, бизнесмени, политици и обществени фигури. Като правило, референтният документ описва определен проблем и неговите предпоставки, предложенията са за разрешаване, средствата и препоръките за подобряване на ситуацията. Качественият референтен документ трябва да бъде кратък, добре структуриран, той трябва да описва най-важните факти и забележителни решения. Ето последователно описание на процеса на изготвяне на референтен документ.

Стъпка

един. Опишете проблема.

Подчертават причините и симптомите. Разбирането на причината ще помогне за решаването на проблема. Например, на пръв поглед може да изглежда, че младите селски момичета не искат да посещават училище. С по-внимателно проучване се оказва, че те нямат превозни средства да стигнат до училище, или че пътят към училище е твърде опасен.
Обобщете описанието на проблема. Бъдете кратки. Първо опишете причината за проблема, а след това и неговите симптоми. Например, разкажете ни за липсата на обществен транспорт и опасни пътища. След това обяснете как тези проблеми засягат присвояването на ниското училище от учениците и накрая, че ниско ниво на образование създава неблагоприятни икономически перспективи за момичетата.

Изображение, озаглавено Напишете инструментен хартиен етап 2

2. Отидете да се запознаете с аудиторията си.

Напишете прост достъпен език. Помислете за интересите на читателите на вашия референтен документ и тяхното отношение към проблема. Използвайте стила на реч, който ще бъде на разположение за тях, като се избягва техническите термини и части, които могат да бъдат неразбираеми за тях.

Отговорете Въпросите на вашите читатели. Помислете какви въпроси могат да възникнат от читателите и се опитайте да им отговорите във вашия референтен документ. Ако сложните процеси участват в проблема, опишете най-важните им аспекти.

Изображение, озаглавено Писане на книга 3

3. Предлагат решение или комплекс от възможни мерки.

Дадете на вашата аудитория. Може би имате решение, което според вас може да реши проблема. Опишете го и обяснете защо това решение е най-доброто. Дайте документирана информация и факти в подкрепа на вашите аргументи.

Представете си публично няколко възможни решения. Ако това е нов или сложен проблем, може да не успеете незабавно да намерите ефективно решение. Помислете за няколко функции и подадете всяко решение на проблема. Дайте няколко примера за това как всеки от предлаганите средства се оказа ефективен в други подобни случаи.

Опишете възможните последствия. Някои решения могат да се справят скъпо. Обяснете какви разходи ще изискват проблем от физически лица или общности, включени в неговото решение. Бъдете конкретни и избройте всички необходими факти, за да убедите обществеността във факта, че внимателно проучите въпроса.

Изображение, озаглавено Напишете книга за брифинг стъпка 4

4. Напишете заключение. Накратко обобщете описанието на проблема, вашия анализ и препоръки.

Изображение, озаглавено Напишете книга за брифинг стъпка 5

пет. Абонирайте се с референтния си документ. Като правило референтният документ съдържа описание на проблема, неговите предпоставки, възможните решения и заключения. Ако е необходимо, добавете приложение, съдържащо важна статистика или диаграми към документа. Ако направите справка в началната училищна задача, следвайте изискванията на учителя към формата и обема.