Как да създадем план за непрекъснатост на бизнеса: 13 стъпки

Планът за непрекъснатост на бизнеса е най-евтината застраховка, която една компания може да си позволи (особено това се отнася за малките компании, за които цената на плана ще бъде изключително ниска). В това отношение тя е описана подробно, тъй като служителите да поддържат връзка и да продължат да изпълняват работата си в извънредни ситуации, като например в случай на пожар в офиса. За съжаление, много компании не считат за необходимо да създадат подобен план.

Тук ще се запознаете с предложените стъпки за създаване на план за непрекъснатост на бизнеса, който ще помогне на малка фирма "да остане на повърхността" по време или след извънредна ситуация. Създаването на подобен план за по-големи компании няма да бъде описан в тази статия.

Планът за непрекъснатост на бизнеса понякога се нарича план за възстановяване при бедствия и всъщност те имат много общи. От друга страна, планът за възстановяване при бедствия е насочен към възстановяване на бедствие, а планът за непрекъснатост на бизнеса е насочен към това как да продължите да извършвате бизнес в процеса на възстановяване на работата. И двата плана са много важни и често за удобство се комбинират в един документ.

Стъпка

един. Направете списък с ключови работници. Има хора, които заемат определени позиции, без които вашият случай просто не може да съществува - да направят списък на тези хора, нека бъде имената на всички хора, които ви са полезни, но и се опитват да го направят колкото е възможно повече.

Помислете какви са отговорностите на работното място. Помислете кой ще изпълнява тези функции, когато основните работници ще продължат да се отпускат.
Направете списък на тези хора с пълна информация за контакт: работещ телефон, домашен телефон, клетъчен, пейджър, работна поща, лична поща и всякакви други възможни начина да се свържете с лице във всякакви извънредни ситуации, когато обикновените комуникационни методи може да не са налични.

Изображение, озаглавено Създаване на план за непрекъснатост на бизнеса Стъпка 2

2. Мисля, че кой може да работи дистанционно. Някои от вашите служители могат да се справят с децата си перфектно. Разберете кой може и кой не е.

Може да се наложи да се надявате, че критично необходимите служители (описани в стъпка 1) могат да работят дистанционно, ако е необходимо.

Изображение, озаглавено Стартиране на бизнес Стъпка 2

3. Създайте списък с външни контакти. Ако имате критични доставчици или клиенти, направете отделен списък с контакти, които ще се състоят от описание на компанията (или лицето), както и всяка друга важна информация, като например контактите на ключовия персонал на компанията.

Включете в списъка с адвокати, банкери, специалисти на отдел "Информатика", както и всички други хора, които могат да се нуждаят в различни ситуации.

Не забравяйте комуналните услуги, общински компании, атакуват полицията, пожарната, болница и пощенски услуги.

Изображение, озаглавено Създаване на план за непрекъснатост на бизнеса Стъпка 4

4. Документирайте цялото критично важно оборудване. В памет на компютрите често се съдържа много важна информация (редовно правите резервно копие, но?Чест.

Някои компании няма да могат да съществуват и няколко часа без факс. Вие сте абсолютно уверени във вашия Xerox? Имате ли всички принтери, от които се нуждаете?

Не забравяйте за софтуера - много често може да бъде част от критично оборудване, особено ако е специален софтуер и не може да бъде толкова просто заменен.

Изображение, озаглавено Създаване на план за непрекъснатост на бизнеса Стъпка 5

пет. Посочете критично важни документи. Сертификат за регистрация и други правни документи, комунални услуги, банкова информация, важни документи от отдел на персонала на дружеството, документи за земя за развитие, данъчни декларации Много повече може да се наложи да започнат своя бизнес.

Не забравяйте, че може да срещнете пълна загуба на вашите производствени мощности. Ще знаете ли кой да плащат пари за наемане на сервизни машини? Кой може да плати за обслужване на сървърите на пощата ви?

Изображение, озаглавено Създаване на план за непрекъснатост на бизнеса Стъпка 6

6. Разгледайте различни опции за действие в случай на операции на свободна практика. Ако вашата компания използва камиони, помислете къде наемате нови камиони, ако вашите са повредени в пожар? Където наемате компютри? Можете ли да намерите специални услуги за копиране, изпращане на факсове, разпечатки и други критични операции?

Изображение, озаглавено Създаване на план за непрекъснатост на бизнеса Стъпка 7

7. Намерете място, което можете да използвате в случай на операции на свободна практика. Това е мястото, където ще упражнявате операциите си, докато основното ви място е недостъпно.

Това може да бъде хотел - в много от тях има много добре оборудвани стаи, които можете да използвате. Това може да е офис на един от вашите клиенти или един от вашите адвокати (упълномощен по дела).

Може би отдалечено присъствие ще бъде най-доброто решение за вас.

Ако имате временна стая, включете местоположението му в плана си. Уверете се, че имате всички контакти (включително имената на хората).

Изображение, озаглавено Започнете бизнес в Китай Стъпка 2

Осем. Направете процедура за действие. Тя трябва да включва инструкции стъпка по стъпка за действие - какво да правите, което и как да го направите.

Да направи списък на задълженията, както и хора, които трябва да ги изпълнят. Също така, направете обратното: направете списък на хората и избройте техните отговорности. Така, ако трябва да разберете кой трябва да отговаря за застрахователната компания, разгледайте застрахователната секция. И ако трябва да знаете какво прави някоя от вашата компания, просто намерете името му във втория си списък за информация.

Изображение, озаглавено Създаване на план за непрекъснатост на бизнеса Стъпка 9

девет. Пълна информация. Планът за непрекъснатост на бизнеса е безполезен, ако цялата информация се съхранява на различни места. Планът за непрекъснатост на бизнеса е референтен документ, по-добре е да го съхранявате в нещо подобно на папката за документи с пръстени.

Направете достатъчен брой копия и разпространяване на ключов персонал.

Нека няколко допълнителни копия се съхраняват извън вашия офис, у дома или в безопасна клетка.

Изображение, озаглавено Създаване на план за непрекъснатост на бизнеса Стъпка 10

10. Пази се. Уверете се, че всичко във вашата компания е наясно със съществуването на план за непрекъснатост на бизнеса.

Изразходват необходимите курсове за всичките си служители, независимо дали са в списъка ви на критичния персонал или не. Вие не искате вашите служители да стигнат до снежна буря до потреблението на сградата и не знаеха какво да правят след това.

Изображение, озаглавено Започнете бизнес в Китай Стъпка 8

единадесет. Проверете плана си. Записахте всичките си добри идеи, събрали цялата необходима информация, съставлявайки списък на хората, контактите и сервизните компании, но можете ли да го приложите?

Изберете ден и позволете на всички да знаят какво се случва (включително вашите клиенти, изпълнители и доставчици) - след това действат така, сякаш офисът ви е бил унищожен. Направете необходимите повиквания, отидете във вашия временна служба.

Единственото нещо, което разберете, е, че не сте планирани правилно. Не чакайте истинското бедствие, разберете какво ще трябва да направите по различен начин следващия път. Направете още един тест.

Ако сте извършили някои глобални промени в плана и направете друга проверка след няколко месеца. Дори когато имате солиден план, прекарайте годишни проверки.

Изображение, озаглавено Създаване на план за непрекъснатост на бизнеса Стъпка 12

12. Не изключвайте възможността да промените плана си. Без значение колко добър план, няма значение колко гладко сте планирали, може би събитията, независимо от вас, могат да се случат. Например, хотелът, който планирате да използвате като временен офис, ще отнеме голяма делегация. Или не можете да стигнете до банката, защото природното бедствие се случи с банковия уикенд. Няма храна в дома ви. Вашият консултант за компютърни услуги на почивка.

Изображение, озаглавено намиране на високи доходни запаси стъпка 2

13. Преглед и коригиране. Веднага щом нещо се промени, направете необходимите промени в плана си и актуализирайте всички копия.

Не позволявайте на плана да възпрепятстват. Остареният план е по-лош от безполезен: той ще ви даде фалшиво чувство за спокойствие, докато определено имате нещо, за което да се притеснявате.

Съвети

Предплатена тарифа за мобилни телефони Това е една от евтините възможности за поддържане на връзка. В случай на природни бедствия, клетъчните мрежи може да не работят, така че помислете за използването на сателитни комуникации.
Поставете плана си в папка с добре забележим цвят - серия, Neono Orange е доста подходящ.
Осигурете на служителите си за прогноза за времето, както и номера, по който те могат да научат за текущото състояние на метеорологичните условия. Помислете за използването на такива услуги като прогноза за времето като съобщения за гласова поща.
Всички критично важни служители трябва да бъдат копия на плана, можете да го съхранявате в колата.
Статистиката показва, че пожарът е най-честата причина за унищожаване / повреда на офисите. Уверете се, че тази ситуация е описана във вашия план.
Дръжте плана си на видно място, така че заобикалянето често го вижда - така идеята за приемственост на бизнеса ще има предвид и в съзнанието във всичките ви служители.
Помислете за използване на текстови съобщения в Twitter, той може да бъде евтин начин да комуникирате, когато телефонните линии и клетъчните мрежи не работят. Уверете се, че всички ваши служители имат сметка в Twitter.

Предупреждения

Не правят пиратски копия на софтуер. Дори ако имате възможност (най-често не е), тя може да не работи, както и да ви създадат сериозни проблеми със закона. Свържете се с вашия доставчик от.
Не поставяйте големи надежди за огнеупорни безопасни, за да съхраните цифровите си устройства. Повечето от тези сейфове са предназначени да съхраняват хартия, дискове, флопи дискове, флаш дискове в тях просто. Проверете сейфа за цифрови задвижвания за тези цели. Още по-добре - съхранявайте данните извън офиса!
Не разпространяват плана за тези, които не трябва да го имат. Вашият план може да съдържа важна информация, която всеки недоволен служител може да използва в неподходящи цели.