Как да компилирате план за промяна: 15 стъпки

Има два вида планове за управление на промените. Един от тях отчита въздействието на промените в организацията и е насочена към подпомагане на преходния период. Друг вид план ви позволява да проследявате хода на един проект, да определите отклонения или промени по време на проекта и мащаба. Целта и на другия план - ясно и ясно формулират какво точно трябва да се направи.

Стъпка

Метод 1 от 2:

Как да напишете план за управление на организационни промени

един. Посочете причините за промяна. Избройте тези фактори, които повлияха на решението за въвеждане на промени, например ниско ниво на производителност на труда, нова технология или промяна в мисията на организацията.

Един от подходите е да се опише сегашната ситуация в организацията и какъв план ще доведе до това, което в бъдеще.

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 2

2. Посочете вида и мащаба на промените. Накратко опишете естеството на очакваната промяна в рамките на проекта. Дума, която промените ще засегнат: задължения, процеси, политики и / или организационна структура. Избройте разделенията, работните групи, системите и другите компоненти на организацията, за да повлияете на предстоящите промени.

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 3

3. Посочете кои тези заинтересовани лица подкрепят този проект. Избройте всички заинтересовани страни, на които изпълнението на този план ще повлияе, например, висши мениджмънт, ръководител на проекта, спонсор на проекта, крайни потребители и / или служители на компанията. Посочете за всяка категория, тези заинтересовани страни подкрепят проекта за промяна.

Опитайте се за по-голяма яснота и видимост, за да отразявате тази информация в таблицата. Например, като удобен шаблон, можете да приемате параметри като осведоменост, ниво на подкрепа и влияние и да оцените всяка група заинтересовани страни на високо / средно ниво / ниски.

Ако можете да имате личен разговор, за да привлечете подкрепата на заинтересованите страни.

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 4

4. Създайте команда за контрол на промените. Този екип отговаря за въвеждането на информация на всички заинтересовани страни, слушане на техните опасения и гарантиране на най-безболезнено въвеждане на промени. Изберете хора, които се ползват от увереност и власт в организацията, както и добри комуникативни умения.

Той също така се отнася до нивото на висшето ръководство. Подчертават вниманието на мениджърите за това, от което се нуждаят не само да се споразумеят за плана, но и активно насърчават промените.

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 5

пет. Разработване на концептуален подход за организиране на организация. Пълната подкрепа от уважаваните хора в организацията играе от решаващо значение за успешното прилагане на промените. Нека всеки лидер изразява своето мнение за промени и да представи всички да играят активна роля в провеждането на успешни промени.

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 6

6. Направете план за всяка група заинтересовани страни. Оценка на рисковете и опасенията на всяка група заинтересовани страни, включително тези, които подкрепят промените. Разделете екипа да управлява промяната в развитието на тези въпроси между участниците.

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 7

7. Направете план за комуникации. Комуникацията е най-важният компонент на управлението на промените. Грижата толкова често, колкото е възможно с всички участници в процеса. Неуморно подчертават причините за промените и ползите, които те носят.

Заинтересованите страни трябва да могат да комуникират лично, което ще осигури двустранна връзка. Личните срещи са от съществено значение.

Източникът на информация трябва да бъде спонсориране от висшето ръководство, непосредствения лидер на всеки служител и всеки допълнителен представител на командия, който се радва на доверие в заинтересованите страни. Всички информирани трябва да се извършват в един ключ.

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 8

Осем. Съпротивление на следите. Промените винаги се възприемат в байонетите. Това се основава на индивидуално ниво, така че комуникират със заинтересованите страни лично да разкрият причината за съпротивата. Проследяване на недоволство и оплаквания, че екипът за управление на промяната може да решава проблемите. Най-често срещаните проблеми на този вид включват:

Липса на мотивация за промени или липса на чувство, че мерките са спешни.

Липса на разбиране на общата картина или причините, поради които са необходими промени.

Липса на входни данни за процеса.

Несигурност в утрешния ден, бъдещи отговорности или изисквания за бъдещи задължения.

Невъзможност за справяне с очакванията относно изпълнението на промените или информиране.

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 9

девет. Премахнете препятствията. Реакцията на най-недоволството трябва да бъде допълнителна информиране или промени в комуникационната стратегия по отношение на конкретни въпроси. В други случаи може да се наложи допълнителни мерки за включване в техния план или да остави команда за управление на промените в изпълнението. Помислете, че от следните може да е от значение за вашата организация:

В случай на промени в служебните задължения или работните процеси е необходимо да се постигне основният акцент върху обучението на персонала.

Ако очаквате да намалите моралния дух в екип или да подчертавате прехода към нови условия, да освободите средата на корпоративно събитие или награда за служителите.

Ако заинтересованите страни не са мотивирани да променят, развиват система за стимулиране.

Ако заинтересованите страни смятат, че са останали зад борда, прекарват срещата, за да получите коментари от тях и да коригирате съответно вашия план.

Метод 2 от 2:

Как да проследяваме промените във всеки проект

един. Определете ролите при промяна на промените. Избройте всички роли, които са необходими като част от този проект. Опишете задълженията и необходимите умения за всяка от ролите. Като минимум, включете ръководител на проекта, който следва да приложи ежедневна промени и спонсор на проекта, който трябва да проследява общ напредък и да взема решения относно управлението на промените в управляващото ниво.

За по-големи проекти в голяма организация ще трябва да разделите ролята на управлението на проектите между няколко души, които имат различна специализация.

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 11

2. Използвайте контролен панел на mone. Проектите в софтуера, като правило, са оборудвани с контролен панел за промяна, достъпът до който са представители на всяка от групите заинтересованите страни. Такъв софтуер ви позволява автоматично да координирате исканията за промени, премахването на отговорността на ръководителя на проекта, както и да информира за решенията на заинтересованите страни. Такъв подход работи добре в проекти с голям брой заинтересовани страни, както и в тези проекти, които изискват редовно преразглеждане на мащаба и целите на проекта.

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 12

3. Разработване на процеса на въвеждане на промени в промените. Необходимо е да се мисли за това как идеята се осъществява в действителност, когато някой от участниците в екипа разкрива необходимата следваща стъпка. Опишете този процес и го преговаряйте предварително с целия екип. Ето един пример:

Участник в екип изпълва формата на искане за промяна и изпращане на това искане до ръководителя на проекта.

Мениджърът на проекта регистрира това искане в общия списък на исканията и отбелязва състоянието на заявката, когато се вземе решение за въвеждане на идея или да го откаже.

Мениджърът издава задачата на член на екипа да събере по-конкретен план, като се вземат предвид необходимите ресурси.

Ръководителят на проекта изпраща план за координиране на спонсора на проекта.

Промяната се изпълнява. Заинтересованите страни редовно получават информация за настоящата ситуация.

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 13

4. Създаване на формуляр за заявка за промяна. Всяка заявка за промяна трябва да бъде регистрирана в общия списък на исканията и да включва следното: t

Дата на искане за промяна;

Промяна на номера на заявката, присвоен на ръководителя на проекта;

Име и описание;

Име на автора на заявката, имейл адреса и телефонния номер;

Приоритет (висок, среден, нисък). Спешните планове за управление на промените изискват определение за ясни термини;

Номер на продукта и версия (за проекти за разработка на софтуер).

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 14

пет. Направете допълнителна информация за регистрация на заявки. Регистрацията на заявки трябва също да отразява действителните решения и мерки за прилагане. В допълнение към информацията, посочена в формуляра за заявка, тук трябва да се съдържат следните данни:

отбелязване на резултатите от координацията (одобрен или отменен);

Подпис на лице, което е съгласна с това искане;

Краен срок за промяна;

Дата на приключване на проекта за промяна.

Изображение, озаглавено Напишете план за управление на промените стъпка 15

6. Проследяване на основните промени. В допълнение към ежедневното проследяване на състоянието на проекта, ще бъде полезно всички основни решения по този проект. Такива записи улесняват задачата за проследяване на дългосрочни проекти или проекти, в хода на които се извършват промени като част от ръководството. Тази информация се използва и за информиране на клиентите и висшето ръководство. При всякакви промени в времето, скалите или изискванията на проекта, приоритетите или стратегиите, отбележете следната информация:

Кой е приел решението.

Когато решението е направено.

Кратко описание на причините, поради които е взето това решение, и процесът на нейното прилагане. Прилагане на всички документи, свързани с този процес.

Препоръки

Укрепване на доверието и ангажираността към нашите служители и сред клиентите. Промените причиняват хората, като правило, чувство за дискомфорт. Демонстриране на хора, които се стремите да действате в техните интереси, можете да привлечете тяхната подкрепа.