Как да работите в Microsoft Office PowerPoint: 15 стъпки

Искате да създадете незабравимо представяне? PowerPoint е мощен инструмент за създаване на добри презентации. Обучението в цялата функция на PowerPoint ще отнеме известно време, но можете да експериментирате и да създадете уникална и ефективна презентация.

Стъпка

Част 1 от 3:

Създаване на презентация

един. Изберете между празна презентация и шаблон. Можете да направите празен дизайн на презентацията по ваша преценка, но ще отнеме много време. Шаблонът вече има свой собствен дизайн, но може да не съвпада с вашите нужди.

Можете да промените елемента за дизайн на шаблони, така че можете да изберете шаблон, който повече или по-малко съвпада с вашите нужди и да го редактира.
Можете да приложите теми към проекта си, дори след като сте добавили съдържание към представянето. Кликнете върху раздела Дизайн и изберете темата. Ако не харесвате приложената тема, натиснете Ctrl + Z.
Можете да получите достъп до шаблоните в раздела "Файл". Кликнете върху "Създаване" и след това прегледайте наличните шаблони. Можете също да изтеглите шаблони от интернет.

Изображение, озаглавено Използвайте Microsoft Office PowerPoint стъпка 2

2. Създайте заглавие - това е първият слайд, показващ публиката. Той трябва да даде обща представа за темата за презентацията. Повечето от ораторите на заглавната страница водят името или името на отдела (разделения, групи и т.н.).

Image озаглавен Използвайте Microsoft Office PowerPoint стъпка 3

3. Натиснете Ctrl + M, за да вмъкнете нов слайд. Новият празен слайд ще бъде поставен след слайда, в който в момента сте. Новият слайд съдържа полево поле и текстово поле. Можете да използвате тези полета или да вмъкнете други елементи, като използвате раздела за вмъкване.

Можете да промените размера на текстовото поле, като заснемете един от ъглите си и да изтеглите заловения ъгъл.

За да въведете текст, кликнете върху празното пространство на текстовото поле (или полето за глава). Можете да форматирате текст точно както правите в параметрите на форматирането на думи, достъпни в раздела Начало.

Изображение, озаглавена Използвайте Microsoft Office PowerPoint стъпка 4

4. За да преместите презентацията, използвайте панела от лявата страна на прозореца. Като кликнете върху всеки плъзгач на левия прозорец, ще отворите този слайд и можете да го редактирате. В левия прозорец отидете в раздела "структура", за да видите структурата на презентацията.

Изображение, озаглавено Използвайте Microsoft Office PowerPoint стъпка 5

пет. За да прегледате презентацията в режим на слайдшоу, натиснете F5. Кликнете върху мишката, за да обърнете слайдовете. Използвайте предварителен преглед, за да получите представа за качеството на презентацията и общото време на показване.

Част 2 от 3:

Добавяне на ефекти

един. Преходи. Можете да добавите някои ефекти, за да направите презентация по-интересно. Изберете слайда и отворете раздела Анимация. В групата "отидете на тази слайд" изберете вида на прехода към избрания слайд. Можете също да кликнете върху стрелката надясно от иконите на прехода, за да отворите пълен списък на наличните видове преход.

Преходът засяга начина, по който се отваря конкретен слайд. Например, добавянето на преход към слайд 2 засяга как слайдът 1 се движи към слайда 2. Можете да видите всеки преход, като кликнете върху съответната икона за преход (в групата "Отидете в тази слайд").
Не използвайте различни видове преходи. Това само отвлича вниманието на публиката от представянето ви (от нейната същност).

Image озаглавен Използвайте Microsoft Office PowerPoint стъпка 7

2. Заден план. Ако искате да промените фона с бял (такъв фон е много скучен, особено ако вашата презентация включва единствено текст) към всеки друг, след това изпълнете следните стъпки:

Щракнете с десния бутон върху празното пространство и изберете "Формат на формата" - или отидете в раздела "Дизайн" и кликнете върху стрелката във фоновата група.

Изберете вида на запълване. Можете да изберете солидно пълнене, наклон, чертежи или текстура. Изборът на една от опциите, се появяват Downs, например, цвета на запълването, местоположението на модела и много други. Експериментирайте с настройки, за да създадете фон, който ви подхожда.

По подразбиране фонът ще бъде променен само в активния слайд. Кликнете върху "Кандидатствайте за всички", за да промените фона във всички слайдове.

Уверете се, че на нов фон текст е лесен за четене.

Изображение, озаглавено Използвайте Microsoft Office PowerPoint стъпка 8

3. Добавяне на изображения. Снимки, диаграми и други изображения помагат на публиката да разбере смисъла на представянето. Освен това изображенията унищожават монотонността на представянето на текста и да поддържат вниманието на публиката.

Кликнете върху раздела Вмъкване. Натиснете "Фигура", за да вмъкнете изображение от файл на компютъра. Можете да кликнете върху "Фото албум", за да вмъкнете няколко изображения наведнъж.

Натиснете "Диаграма", за да вмъкнете графика или диаграма, която улеснява анализа на данните, дадени в представянето.Изберете вида на графиката и отворете таблицата на Excel, в която можете да въведете данни за изграждане на диаграма (или можете да копирате данни от съществуващата таблица).

Кликнете върху "Фигури", за да вмъкнете готови фигури или да създавате (нарисувайте) вашите собствени фигури. Например, поставете стрелка, за да покажете важна информация.

Не поставяйте прекалено много изображения, тъй като публиката ще се изправи пред предизвикателствата да прочете текста на презентацията.

Изображение, озаглавено Използвайте Microsoft Office PowerPoint стъпка 9

4. Добавяне на връзки. Можете да добавяте връзки, които ще направят бърз достъп до уебсайтове или имейл адреси. Тя може да бъде особено полезна, ако споделяте презентация с други хора и искате те да виждат свързани уеб страници или да изпращат информация по имейл.

За да добавите връзка, поставете курсора в текстовото поле и след това натиснете "Hyperlink" (в раздела "Вмъкване"). Можете да добавите връзка към файла на вашия компютър, на уеб страница, към имейл адреса или дори друга презентация.

Изображение, озаглавено Използване на Microsoft Office PowerPoint стъпка 10

пет. Вмъкване на видео. Можете да вмъкнете видео файлове в презентацията си. Видео файлът ще бъде пуснат при отваряне на слайда.

Кликнете върху "Филм" (в раздела "Вмъкване"). Можете да изберете видео файл, съхранен на вашия компютър или външен информационен носител.

Вие също можете Вмъкнете в презентацията видео от YouTube.

Част 3 от 3:

Създаване на незабравимо представяне

един. Намаляване на броя на плъзгачите до минимум. Много дълга презентация на аудиторията, дори и да е обсебена от темата за презентацията. Допълнителни слайдове, които не съдържат важна информация, допринасят за фокуса на интереса на публиката към цялата презентация. Опитайте се да направите презентацията кратко и ефективна. Използвайте пространството на всеки слайд с максималната възвръщаемост.

Изображение, озаглавено Използвайте Microsoft Office PowerPoint стъпка 12

2. Изберете подходящия размер на шрифта. Представянето е предназначено да чете - иначе ще бъде просто изпълнение (устно). Уверете се, че публиката може лесно да прочете текста на презентацията. 10 Размерът на шрифта е подходящ за четене на текст от екрана на компютъра, но не и от прожекционния екран.

Освен това изберете подходящия тип шрифт. Не избирайте екстравагантни шрифтове (наклонени, с думи, с къдрици и т.н.) - на екрана те изглеждат добре, но са много трудни за четене.

Изображение, озаглавено Използвайте Microsoft Office PowerPoint стъпка 13

3. Стик по време на презентацията. На всички слайдове, използвайте същото форматиране (текст, изображения) и минималния брой цветове и стилистични акценти - така че ще създадете незабравим, но не умрете представяне. Ако не знаете как да направите това, използвайте един от шаблоните за презентация.

Изображение, озаглавена Използвайте Microsoft Office PowerPoint стъпка 14

4. Проверете правописа и пунктуацията три пъти. Грешките ще намалят доверието на публиката на представената информация (дори на подсъзнателно ниво), така че прекарвате време за правопис и пунктуация.

Помолете някой да провери Вашата презентация, тъй като "свеж поглед" на работата ви има повече шансове да намерите грешки.

Изображение, озаглавено Използвайте Microsoft Office PowerPoint стъпка 15

пет. Практика в презентацията. Помнете тези и осветявайте прехода между слайдовете. Научете се да се вписвате в определеното време и се уверете, че всеки плъзгач точно обобщава информацията, изложена от вас. Направете бележки или запомнете текстовия текст, който четенето на текст от екрана по време на презентацията е лош тон.

Прочети тази статия За повече информация относно извършването на ефективни презентации (в клас или в офиса).