Как да запазите и съхранявате записи с Microsoft Access

Съхранението на документацията на компютъра ви позволява лесно да получите достъп до него. В света има доста автоматизирани счетоводни програми (които обикновено се наричат DBMS приложения), но ако Windows е на вашия компютър, достъпът на Microsoft се счита за доста разбираем, така че дори потребителят на компютъра може да използва индивидуално конфигурирана база данни Създаване, редактиране и съхраняване на лични записи. Достъпът не е наличен в офиса на Mac, но собственият си популярен Filemaker Pro DBMS, създаден в дъщерното дружество на Apple, има подобни функции като достъп.

Стъпка

Част 1 от 2:

Инсталиране на Microsoft Access

един. Отделен Microsoft Access. Достъпът се простира до Microsoft Office пакети за Windows. Самата заявление е достъпна в различни публикации, включително Office 365, който може да бъде "отдаден под наем" за по-малко от 650 рубли на месец, Microsoft Office, който може да бъде закупен на диск в магазин за търговия на дребно или в интернет, както и в интернет, както и Приложение за достъп, продадено като отделно приложение в магазина на Microsoft Online. Достъпът е достъпен само в операционната система Windows.

Всички последна информация за пакета за офис софтуер може да бъде намерен на уебсайта на Office.Com.
Ако искате да инсталирате версията на Office на Windows на Mac, да получите съвместимо копие на Windows и го стартирате заедно с OS X, използвайки програмата за стартиране.

Изображение, озаглавено Запази и контролни записи, използвайки Microsoft Access Step 2

2. Определете мястото, в което ще се съхраняват файловете на базата данни. Използвайте склад за данни за облака, като Microsoft OneDrive или Dropbox, така че файловете ви да бъдат достъпни от всяко място в света, в който има достъп до интернет, съхранявайте файлове на локалния компютър или в друга мрежа или да се охранявате от загуба, спестяване на копия на файлове на различни места.

Изображение, озаглавено Продължете и контролирайте записите, използвайки Microsoft Access Step 3

3. Инсталирайте офис пакет. Ако нямате компактдиск, ще трябва да изтеглите и стартирате (щракнете двукратно) инсталационен файл, след което инсталирате програмата чрез интернет. Посочете кои приложения трябва да инсталирате. Ако е умишлено да не отменяте, тогава Office ще инсталира достъпа по подразбиране. По време на инсталационния процес компютърът може да рестартира няколко пъти.

Част 2 от 2:

Създаване на проста база данни

един. Стартирайте Microsoft Access. За да направите това, отворете менюто "Старт", разширете раздела "Всички приложения", намерете списъка с етикети за достъп и кликнете върху него. На главния прозорец можете да изберете кой тип проект ви е необходим. Използвайки празна база данни, можете да съхранявате списъци на хора, които дължат пари, или тези, които се нуждаят от пари за вас, както и списъци на режийни, големи магазини на пощенски или имейл адреси и други обемни масиви за данни.

Достъпът е много по-мощен инструмент за извършване на подобни случаи от Microsoft Excel. Можете лесно да комбинирате достъп до достъп и Excel чрез данни за импортиране или експортиране чрез подходящите бутони на раздела "Външни данни".
За да опростите стартирането на програмата в бъдеще, можете да кликнете върху клика с десния бутон и изберете елемента "Защитете лента на задачите".

Изображение, озаглавено да поддържа и контролира записи, използвайки Microsoft Access Step 5

2. Изберете "празна база данни на работния плот", след което щракнете върху "Създаване". Ще можете да експериментирате с други опции, когато ще овладеем основите. Когато стартирате за първи път програмата, ще създадете нов файл с име на "база данни1" и чиста маса "Таблица1".

Бази данни съхранява данни под формата на таблици, които докладват достъп, където трябва да поставите данните, които влязате в клетките на таблицата, на твърдия диск.

Кликнете върху стрелките или клавиша Tab, за да отидете на следващото поле.

Изображение, озаглавено Продължава и контролира записи, използвайки Microsoft Access Step 6

3. Кликнете върху жълтата клетка с надписа: "Кликнете, за да добавите". От падащото меню, което се появява, изберете типа данни за полето. Списъкът включва следните елементи: "Кратко текст" за малък текст, като име или пощенски адрес, "цифров", "паричен", "дата и час" и други.

Изображение, озаглавено Записи и контролни записи с помощта на Стъпка 7 на Microsoft Access 7

4. Назовете новата колона. Обърнете внимание, че тъй като се добавя към реда и колоните вдясно, първото поле на таблицата автоматично се пълни с идентификатора, следователно неговото име - можете да го промените, когато по-добре да овладеете програмата.

Изображение, озаглавено Запази и контролни записи с помощта на Microsoft Access Step 8

пет. Въведете повече данни. Добавете нови колони, направете нови данни, след което ги преименувайте как искате.

Изображение, озаглавено Запази и контролни записи с помощта на Microsoft Access Step 9

6. Запазете таблицата. За да направите това, отворете раздела "Файл и натиснете бутона" Запазване като ". Не променяйте нищо в настройките по подразбиране и натиснете отново бутона "Запазване като". Кликнете върху бутона "Да", когато бъдете помолени да потвърдите затварянето на всички отворени обекти в Microsoft Access. Файлът ще бъде запазен.

Ако някога решите да прехвърлите база данни в облачно съхранение или друго устройство, използвайте специалната функция за достъп, за да преформатите данните за новата платформа. Просто кликнете върху бутона "Файл", след което "Запазване като" и изберете един от форматите, представени на панела отдясно.