Как да използвате Microsoft Access

Стъпка

2. Обадете се на вашата база данни. Изборът на тип база данни, посочете го според целта. Тя ще бъде особено полезна, ако работите едновременно с няколко различни бази данни. Въведете името в полето Име на файла. Кликнете върху "Създаване", за да генерирате нова база данни.

2. Създайте първата си маса. Ако става въпрос за създаване на празна база данни, автоматично ще бъде създадена празна таблица. Можете да въведете данните там ръчно или копиране и вмъкване от друг източник.

3. Импортиране на информация от друг източник. Ако искате да импортирате информация от поддръжка на файл или конкретно място, можете да конфигурирате достъп до информация за импортиране и да добавите към базата данни. Това е полезно за импортиране на информация от уеб сървър или от друг отворен код.

4. Добавете още таблица. Различните записи трябва да се съхраняват в различни бази данни. Така че базата данни ще работи безспорно. Например, в една таблица ще съдържа информация за клиентите, в друга - за поръчки. След това можете да свържете таблица на клиентите с информация в таблицата на поръчките.

2. Кликнете върху раздела "Работа с бази данни". Изберете "Схема за данни". Отваря се прозорец с преглед на всички таблици в базата данни. Всяко поле ще бъде посочено под името на таблицата.

3. Плъзнете полето, което искате да използвате като външен ключ. Преместете го в предварително подготвеното поле за външния ключ. Кликнете върху "Създаване" в прозореца, който изглежда създал връзка между полетата. По този начин се появява линия между двете таблици.

2. Използвайте съветника за заявка, за да създадете заявка за избор. Ако искате да създадете основна заявка за избор, използвайте съветника за заявки, така че той стъпка по стъпка да ви помогна в това. Можете да намерите магистър по заявка в раздела "Създаване". Тя ви позволява да намерите правилните полета в таблицата.

Създаване на заявка за подбор за критерии

1. 
   един. Отворете инструмента за дизайн на заявката. Можете да използвате критериите за търсене, за да стесните избора и да покажете само информацията, от която се нуждаете. За да започнете, кликнете върху раздела Създаване и изберете инструмента "Заявка дизайнер".
2. 
   2. Изберете таблица. Отваря се прозорецът за избор на таблица. Щракнете двукратно върху желаната таблица за заявката и след това щракнете върху "Затвори".
3. 
   3. Добавете полета, от които трябва да получавате данни. Кликнете два пъти върху всяко поле, за да ги добавите към заявката. Тези полета ще бъдат добавени към дизайнерската мрежа.
4. 
   4. Добавете свои собствени критерии. Можете да използвате различни типове критерии, като текст или функции. Например, ако искате да покажете цените, по-високи от 5000 рубли в полето "Цени", въведете > = 5000, Да добавите този критерий. Ако искате да намерите клиенти само от Русия, въведете РусияВ полето Критерии.
5. В една заявка можете да използвате няколко критерия.
6. 
   пет. Кликнете върху "Run", за да видите резултатите. Бутонът "Run" под формата на удивителен знак е в раздела "Дизайнер". Резултатите от заявката ще бъдат показани в отделен прозорец. Натиснете Ctrl + S, за да запазите резултатите от заявката.

Създаване на избрана заявка за параметри

1. 
   един. Отворете инструмента за дизайн на заявката. Заявката за параметри ще ви позволи да инсталирате кои резултати искате да видите всеки път, когато правите заявка. Например, ако има клиенти от различни градове във вашата база данни, можете да конфигурирате заявка от параметрите, за да покажете резултатите за конкретен град.
2. 
   2. Създайте заявка за избор и изберете Таблица (и). Добавете полета за избор чрез двойно кликване в общия изглед на таблицата.
3. 
   3. Добавете параметър към секцията Критерии. Параметрите са разделени от скобите "[]". Текстът в скобите ще се покаже в низ, който ще се появи по време на заявката. Например, за искане на града, кликнете върху критериите за критерии в областта на града и въведете [Кой град?Чест.
4. Параметърът може да свърши "?"Или": ", но не"!" или "."
5. 
   4. Направете заявка от множество параметри. Можете да използвате няколко параметъра за създаване на заявка за търсене. Например, в полето "дата" можете да влезете в диапазона на датите, като въведете Между [въведете началната дата:] и [въведете крайната дата:]. В резултат на заявката ще получите две линии.

Създаване на заявка за създаване на таблица

1. 
   един. В раздела Създаване кликнете върху "Заявка за дизайнер". Можете да използвате заявки за получаване на избрана информация от съществуващите таблици или можете да създадете нови таблици с тази информация. Тя ще бъде особено полезна, ако искате да споделите част от базата данни или да създадете специални формуляри за подразделенията на вашата база данни. За да започнете, трябва да създадете редовна заявка за избор.
2. 
   2. Изберете таблица (и), за която искате да извлечете данни. Кликнете два пъти върху таблицата, от която искате да извлечете информация. Можете да използвате няколко маси наведнъж, ако е необходимо.
3. 
   3. Изберете полета, от които искате да извлечете данни. Кликнете два пъти върху всяко поле, за да добавите. Тя ще бъде добавена към мрежата за заявка.
4. 
   4. Поставете необходимите критерии. Ако имате нужда от информация от полета, инсталирайте филтъра по критерии. Отидете на "Създаване на заявка за създаване на заявка" по-горе за по-подробна информация.
5. 
   пет. Тествайте заявката, за да се уверите, че показва желаните резултати. Преди да създадете таблица, изпълнете заявката, за да сте сигурни, че изважда информацията, от която се нуждаете. Задайте критериите и полетата, докато получите резултата, от който се нуждаете.
6. 
   6. Спаси заявката. Натиснете Ctrl + S, за да запишете заявка за по-нататъшна употреба. Тя ще се появи в навигационната колона от лявата страна на екрана. Ако кликнете върху това искане, можете да го използвате отново, след това отидете в раздела дизайнер.
7. 
   7. Кликнете върху бутона "Създаване на таблица" в групата за избор на тип заявка. Ще се появи прозорец, който иска името на новата таблица. Въведете името на таблицата и кликнете върху "OK".
8. 
   Осем. Кликнете върху "Run". Съгласно установените искания ще бъде създадена нова таблица. Таблицата ще се появи в навигационната колона отляво.

Създаване на заявка за добавяне

1. 
   един. Отворете предварително създадената заявка. Можете да използвате заявката за добавяне, за да добавите информация към таблицата, която вече е създадена в друга таблица. Това е полезно, когато трябва да добавите повече данни към готовата таблица, създадена от таблицата, създаваща таблицата.
2. 
   2. Кликнете върху бутона Добавяне в раздела Дизайнер. Отваря се диалогов прозорец. Изберете таблицата, която искате да добавите.
3. 
   3. Промяна на критериите за искане, така че те да съответстват на добавената информация. Например, ако сте създали таблица с критерия "2010" в полето в годината, променете тази стойност според добавената информация, например "2011".
4. 
   4. Изберете къде точно искате да добавите информация. Уверете се, че сте добавяли данни към правилните полета за всяка добавена колона. Например, ако направите промените по-горе, информацията трябва да бъде добавена към полето "Година" на всеки ред.
5. 
   пет. Следвайте заявката. Кликнете върху бутона "Run" в раздела Дизайнер. Искането ще бъде проведено и информацията ще бъде добавена към таблицата. Можете да отворите таблицата, за да сте сигурни, че въведените данни са правилни.

2. Кликнете върху бутона "Форма" в раздела "Създаване". Автоматично ще бъде създадена форма, базирана на данните, базирана на таблицата. Програмата за достъп автоматично създава полета с желания размер, но по желание винаги може да се променя или премества.

3. Преминете към нова форма. Указателите под формата на стрелки ви позволяват да се преместите от един запис в друг. Полетата ще бъдат попълнени с вашите данни по време на превключването между тях. Можете да използвате бутоните по ръбовете, за да отидете незабавно на първия или последния запис.

4. Кликнете върху бутона Описание, за да използвате таблицата. Той е в горния ляв ъгъл и ви позволява да променяте стойностите на избраната таблица, като използвате формулярите.

пет. Направете промени в съществуващите записи. Можете да промените текста във всяко поле на всеки запис, за да промените информацията в таблицата. Всички промени ще бъдат автоматично показвани в таблицата, същото ще се случи във всички свързани таблици.

6. Направете нови записи. Кликнете върху "Добавяне на запис" в близост до бутоните за навигация, за да добавите нов запис в края на списъка. След това можете да използвате полетата за правене на данни в празни записи в таблицата. Това е много по-лесно от добавянето на нови данни чрез табличен изглед.

7. Запазете формата, когато приключите с работата. Уверете се, че сте запазили формуляра, като натиснете Ctrl + S- можете лесно да го въведете отново по-късно. Тя ще се появи в навигационната колона от лявата страна на екрана.

2. Кликнете върху раздела Създаване. Изберете вида на необходимия отчет. Има няколко различни начина за създаване на доклади. Достъпът може да направи доклад за вас автоматично или да го създаде сами.

3. Изберете източник за празен доклад. Ако сте избрали създаването на празен доклад, трябва да посочите източник за него. Първо, кликнете върху раздела "Сортиране", след което отидете на Properties. За да направите това, можете също да натиснете ALT + ENTER.

4. Добавете полета за докладване. Посочване на източника, добавете полета от него към доклада си. Кликнете върху раздела "Формат", след това щракнете върху "Добавяне на съществуващи полета".Списъкът на полетата са налични от дясната страна.

пет. Добавете групи към доклада си. Групите ви позволяват бързо да разберете информацията от доклада, тъй като всичко се прилага в организирана форма. Например, ако трябва да създадете групи за продажби по региони или във връзка с продавача, всичко това може да се направи с помощта на група.

6. Запазване и споделяне на доклада си. Веднага след като докладът е готов, можете да го запазите и да печат като всеки документ. Използвайте го, за да разкажете ефективността на компанията на инвеститорите, да споделяте информация за контакт със служителите и за други цели.

• Microsoft Access се отваря в скрит информационен режим, в който има опции, които ви позволяват да отворите съществуващи бази данни, създайте нови и достъпни команди за редактиране на някоя от вашите бази данни.

• Някои функции за достъп не винаги са налични - всичко зависи от вида на базата данни, която сте създали. Например, е невъзможно да се предостави достъп до базата данни, създадена, за да използва офлайн, а някои функции офлайн бази, например, общият брой на заявките няма да работи в уеб база данни.