Как да импортирате данни от Excel в Достъп: 8 стъпки

Достъпът е система за управление на релационната база данни, в която можете да импортирате една или повече акселни маси и да координирате техните хомогенни елементи. Освен това, използвайки достъп, можете да събирате и анализирате голямо количество данни, тъй като един файл за достъп включва няколко таблици на Excel. Но първо, трябва да импортирате данни от Excel в достъпа - това може да стане чрез извършване на няколко основни действия.

Стъпка

Част 1 от 3:

Подготовка за данни за импортиране от Excel в Access

един. На компютъра ви стартира Excel и достъп. Трябва да закупите и изтеглите Microsoft Office, който съдържа Excel и достъп. Това може да се направи на официалния сайт на Microsoft.

Инсталиране на пакета Microsoft Office, в Windows, натиснете "Start" - "Всички програми".
Кликнете "Microsoft Office" И в менюто, което се отваря, изберете "Достъп" (или "Excel"Чест. Най-вероятно вече имате таблица на Excel, която сте изтеглили или получени по електронна поща. С програмата Excel можете да отворите такава таблица.

Изображение, озаглавено внос на Excel в стъпка стъпка 2

2. Преди импортиране на данни в достъп, дръжте таблицата на Excel. Той силно улеснява задачата за прехвърляне на данни от Excel при достъпа. Същността е, че в различни таблици специфични данни трябва да имат един формат.

За да започнете, уверете се, че първата линия на всяка импортирана таблица съдържа имената (заглавие) на колоните - имената трябва ясно да характеризират данните, записани в колони. Например, ако колоната съдържа нови фамилни имена, наречете го "Семейства". Нека да изречем точно имената, за да улесним процеса на съвпадение на заглавия на колона в различни таблици.

В достъпа можете да преговаряте хомогенни елементи в две и повече таблици на Excel. Например, имате таблица на Excel с данни за заплатите, която съдържа пълно име (фамилия, име, патронемично), адреси и заплати. Да предположим, че искате да сравните тази таблица с друга таблица, която включва дарения по определен проект (пълно име, адреси и количество дарения). В достъпа можете да координирате заглавките на колоните в различни таблици. В нашия пример се съгласявам с имената на колоните с имената, за да разберете какво присъстват хората в двете таблици.

Разгледайте всяка таблица на Excel и се уверете, че данните са направени в един формат, в противен случай обработвате таблицата, така че да въведете данни в един формат. Този подход към формата на данните отразява думата "релационна" (от отношението - зависимост, комуникация) в описанието на достъпа. Например, ако в таблицата на заплатата в колоната "Пълно име" Въвеждат се имената, имената и покромишността и в таблицата на даренията в колоната "Пълно име" - само фамилни имена и имена, след това достъпът не разглежда тези колони с хомогенна (т.е. няма да може да се съгласи с тях). Следователно, същото трябва да бъде имената на колоните и формата за данни, които се съдържат в тези колони.

Изображение, озаглавено внос на Excel в стъпка 3

3. Разделете данните в колоните на таблицата на Excel. За да направите елементи от равномерната униформа на таблицата на Excel (за импортиране в достъп), разделете информацията в съответните колони.

Например, можете да поставите името в една колона, името - във втория, и покромишността - в третата. По същия начин със съответната колона във втората таблица. Сега в достъпа можете да се съгласите, например, фамилии от една маса с фамилии от друга и намерете хора, които присъстват в двете таблици.

За да разделите данните в колоната Excel, изберете желаната колона. В лентата с инструменти щракнете върху "Данни". След това кликнете върху "Текст от колони". Препоръчително е да изберете опцията "С разделители". След това кликнете върху "Допълнително".

Изображение, озаглавено импортиране на Excel в стъпка стъпка 4

4. За да разделите данните, разположени в една колона, следвайте указанията на текстовия съветник. Следвай тези стъпки:

Изберете символа на разделителя между данните. Не забравяйте, че информацията, посочена в клетката, е разделена на някой символ. Като правило такъв символ е пролука, запетая или точка със запетая. В огромното мнозинство от случаите информацията е разделена на място. Например, в клетката се въвежда следната информация: Иванов Иван Иванович. Тук фамилното име е разделено от името на празно, а името е отделено от средното име. В този случай, в прозореца на текстовия съветник, изберете опцията "Пространство".

Кликнете "Допълнително". След това кликнете върху "Готов". Колона с клетка "Иванов Иван Иванович" разделени на три колони. Сега можете да зададете името на всяка от трите нови колони, т.е. да ги наричате като "Фамилия", "Име", "презиме". Преди да разделите информацията вдясно от споделената колона, поставете няколко празни колони, така че Excel да внася в тях разделени данни (и не във вече напълнените колони с други данни).

Част 2 от 3:

Импортиране на данни от Excel при достъп

един. Стартиране на достъп. За да направите това клик "Start" - "Microsoft Office" - "Достъп до Microsoft". За да импортирате данни от Excel, създайте нова база данни за достъп.

За да създадете база данни в прозореца на програмата за достъп, щракнете върху "Нова база данни".
Ако искате, задайте името, създадено от базата данни. След това кликнете върху "Създаване".

Изображение, озаглавено внос на Excel в стъпка 6

2. Внос на таблица на Excel при достъп. Сега можете да импортирате данни от една или повече таблици на Excel в Access.

В лентата с инструменти (в прозореца на програмата за достъп) кликнете върху "Външни данни". В някои версии на достъп в лентата с инструменти щракнете върху "Файл" - "Външни данни".

В глава "Име на файл" Кликнете "Преглед", За да намерите желаната таблица на Excel.

Проверете опцията "Данните за импортиране на източника на нова таблица в текущата база данни" (Тази опция се активира по подразбиране).

Намиране на желаната таблица, кликнете върху нея. След това кликнете върху "ДОБРЕ". Встъпител за импортиране на Excel се отваря в достъп.

Част 3 от 3:

Използване на съветника за импортиране на данни

един. Следвайте инструкциите на съветника за импортиране на данни. Това трябва да се направи, за да завършите процеса на внос на таблица Excel при достъпа.

Изберете списък в таблицата на Excel, данните от които искате да внасяте за достъп. Понякога е много лесно, защото таблицата съдържа само един лист. Но понякога една таблица на Excel включва много листове, чиито раздели се показват в долната част на прозореца на програмата Excel. В този случай трябва да зададете конкретен лист. След това кликнете върху "Допълнително".
Показва се прозорец с въпрос, дали първият низ от заглавието на масата съдържа. Тук са предназначени да имат предвид имената, характеризиращи данните във всяка колона (например фамилно име, адрес, размер на заплатите и т.н.). Перфектно, ако преди да обработите таблицата на Excel, така че първият ред да съдържа строго дефинирани имена на колони, в този случай проверете опцията, която първият ред съдържа заглавки на колони. След това кликнете върху "Допълнително".
Ако в първия ред няма заглавия на колона, прозорецът, който се отваря, ще покаже въпроса дали искате да разрешите имената "Избор" (в достъпа до "полета" Разберете заглавията на колоните). Ако преди това не сте въвели имената на колоните, направете го сега.

Изображение, озаглавено импортиране на Excel в стъпка стъпка 8

2. Пълна информация за данните. Сте оставили да изпълнявате само няколко действия. В прозореца, който се отваря, определете основния ключ (ако искате).

Можете, но не сте задължени да го направите. Първичният ключ е уникален номер, присвоен на всеки ред с данните - той може да бъде полезен при сортиране на данни. След това кликнете върху "Допълнително".

Името по подразбиране ще се покаже в последния прозорец. Можете да преименувате таблицата на Excel (след завършване на вноса, той ще се покаже като таблица за достъп от лявата страна на екрана).

Кликнете "Внос", И след това кликнете върху "Близо". Таблицата ще се появи от лявата страна на екрана, това означава, че тя е напълно внесена в достъп.

Ако искате да съответствате на няколко бази данни, направете горепосочените действия за импортиране на една или повече допълнителни таблици на Excel. Сега можете да започнете договаряне на данни за достъп.

Предупреждения

Имайте предвид, че ако версията на Excel, в която масата е създадена, се различава от версията за достъп, можете да срещнете проблеми при импортиране на данни.
Повторете отново: обработвайте таблицата на Excel, преди да импортирате данни. Това е, обърнете внимание на формата на данните, с който ще работите.
Направете копие от таблицата с източници, така че в екстремни случаи да импортирате данните отново.
В достъпа можете да импортирате не повече от 255 колони.