Как да създадете база данни от електронна таблица на Excel

В тази статия ще ви кажем как да създадете база данни с данни от таблицата Excel. За да направите това, данните могат да бъдат импортирани директно в програмата за управление на бази данни на Microsoft Access или да ги износ към формат, поддържан от други програми за управление на бази данни. Microsoft Access влиза в софтуера на Microsoft Office и поддържа само прозорци.

Стъпка

Метод 1 от 2:

Достъп до Microsoft

един. Стартирайте Microsoft Access. Кликнете върху иконата под формата на бяла буква "A" на червен фон. Отваря се страницата за шаблона.

Достъпни работи с Excel, влизат в софтуера на Microsoft Office Professional и поддържа само прозорци.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от електронна таблица на Excel стъпка 2

2. Кликнете върху Празна база данни. Тази опция ще намерите в горния ляв ъгъл.

Ако искате да използвате конкретен шаблон за база данни, изберете го.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от Excel Spestsheet стъпка 3

3. Кликнете върху Създаване. Тази опция е в долния десен ъгъл. Отваря се празна база данни.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от електронна таблица на Excel стъпка 4

4. Кликнете върху раздела Външни данни. Тя е в горната част на прозореца.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от Excel Spreadsheet стъпка 5

пет. Кликнете върху Нов източник на данни. Тази опция ще намерите вляво във формата на външни данни. Отворете менюто.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от Excel Spreadsheet стъпка 6

6. Избирам Файл. Това е опцията в менюто. Появява се изскачащо меню.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от Excel Spreadsheet стъпка 7

7. Кликнете върху Excel. Това е опция в изскачащото меню. Ще се отвори нов прозорец.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от етап на електронната таблица на Excel 8

Осем. Кликнете върху Преглед. Ще намерите тази опция в горния десен ъгъл.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от етап на електронната таблица на Excel 9

девет. Намерете желания файл Excel. За да направите това, отидете в папката с желания файл и след това щракнете върху него.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от електронна таблица на Excel стъпка 10

10. Кликнете Отворен. Това е бутонът в долния десен ъгъл.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от Excel Spreadsheet стъпка 11

единадесет. Изберете как да прехвърляте данни. За да направите това, изберете квадратчето за отметка за една от следните опции:

Данните за импортиране на източника на нова таблица в текущата база данни - Изберете тази опция, ако новата база данни е създадена без таблици или ако новата таблица трябва да бъде вкарана в готова база данни. Данните за новите таблици могат да бъдат редактирани в достъпа.

Добавете копие от записите в края на таблицата - Изберете тази опция, ако използвате съществуваща база данни и към една от таблиците, които трябва да добавите данни. Разширяване на съществуващата таблица, данните му могат да бъдат редактирани в Excel.

Създайте свързана таблица за комуникация с източник на данни - Изберете тази опция, ако трябва да създадете хипервръзка в базата данни, с която тази база данни може да бъде отворена в Excel. Имайте предвид, че в този случай редактирането на данните за базата данни в достъпа няма да работят.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от електронна таблица на Excel стъпка 12

12. Кликнете върху ДОБРЕ. Този бутон се намира в долната част на прозореца.

13. Изберете лист. В горната част на прозореца кликнете върху името на листа, който ще бъде импортиран от избрания Excel файл.

По подразбиране празната маса на Excel съдържа три листа - "лист 1", "лист 2", "лист 3". В едно време можете да прехвърляте данни само от един лист. Ако данните са непосредствено на три листа, преминават данни от един лист, отидете в раздела "Външни данни" и след това повторете описания процес с останалите листове.

В Excel листите могат да бъдат изтрити, добавят и преименуват - такива промени ще бъдат показани в базата данни за достъп.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от Excel електронна таблица стъпка 14

Четиринадесет. Кликнете върху Допълнително. Това е бутонът в долния десен ъгъл.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от електронна таблица на Excel стъпка 15

Петнадесет години. Активирайте заглавките на колоните. Поставете отметка в квадратчето "Първият ред съдържа колони", ако в таблицата Excel в първата горна клетка на всяка колона има заглавка.

Ако премахнете това квадратче, колоните ще присвояват достъп.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от етап 16 на електронната таблица на Excel 16

шестнадесет. Кликнете върху Допълнително.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от етап 17 на електронната таблица на Excel 17

17. Промяна на колони и полета, ако е необходимо. За да импортирате всички полета на таблицата без промяна, пропуснете тази стъпка.

За да промените полето, щракнете върху заглавната точка и редактирайте името на полето, типа данни и активиране / деактивиране на индексацията.

За да не импортирате полето, поставете отметка в квадратчето от "Не импортирайте полето (прескачане)".

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от електронна таблица на Excel стъпка 18

18. Кликнете Допълнително.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от етап на електронната таблица на Excel 19

деветнайсет. Добавете основния ключ на базата данни. Препоръчваме да оставите настройките по подразбиране, така че достъпът да добави ключа към.

За да добавите бутона, изберете квадратчето за отметка в квадратчето и въведете ключа в текстовото поле. Ние не препоръчваме да инсталирате квадратчето за отметка в опцията "без основния ключ".

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от Excel Spreadsheet стъпка 20

Двадесет. Кликнете върху Допълнително.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от етап на електронната таблица на Excel 21

21. Въведете името на листа. Направете го в полето "Import to Table".

За да оставите името, зададено по подразбиране, пропуснете тази стъпка.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от етап на електронната таблица на Excel 22

22. Кликнете Да завърши. Това е опция в долния десен ъгъл.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от етап на електронна таблица на Excel стъпка 23

23. Кликнете върху Близо. Това е опция в долния десен ъгъл. Прозорецът за импортиране се затваря и ще бъде създаден база данни.

Можете първо да проверите квадратчето от квадратчето "Запазване на стъпките за импортиране", за да приемете достъпа, за да запомните настройките на тази база данни

Метод 2 от 2:

Програма на трети страни за работа с бази данни

един. Отворете таблицата Excel. Щракнете двукратно върху файла Excel, който искате да конвертирате в базата данни.

За да създадете нова таблица, стартирайте Excel, кликнете върху "празна книга" и въведете данни.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от електронна таблица на Excel стъпка 25

2. Кликнете върху Файл. Тази опция е в лентата с менюта в горната част на прозореца / екрана.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от Excel Spreadsheet стъпка 26

3. Кликнете Запази като. Това е опцията в менюто "Файл".

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от Excel електронна таблица стъпка 27

4. Кликнете два пъти Този компютър. Тази опция е в средата на страницата.

Пропуснете тази стъпка на компютъра Mac.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от Excel електронна таблица стъпка 28

пет. Изберете Формат на файла. Отворете менюто Тип на файла или Формат на файла (MAC) и след това:

Ако използвате компютърна програма, за да работите с базата данни, кликнете върху ".CSV "(данни със запетаи).

Ако използвате онлайн услугата, за да работите с базата данни, кликнете върху ".XML ».

Ако вашата таблица на Excel няма XML данни, изберете формата ".XML няма да работи.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от електронна таблица на Excel стъпка 29

6. Кликнете върху Save. Това е опцията в долната част на прозореца. Промените ще бъдат запазени.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от Excel Spreadsheet стъпка 30

7. Създайте нова база данни в програмата, за да работите с бази данни. Вашите действия ще зависят от използваната програма (или онлайн услуга), но в повечето случаи трябва да стартирате програмата, щракнете върху "Създаване" (или "Файл"> "Създаване") и следвайте инструкциите на екрана.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от етап на електронната таблица на Excel 31

Осем. Намерете опцията в програмата Внос. В повечето програми тази опция се намира в менюто Файл.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от етап на електронната таблица на Excel 32

девет. Изберете Excel файл. Намерете и кликнете два пъти върху файла, който е експортиран от Excel.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от Excel електронна таблица стъпка 33

10. Следвайте инструкциите на програмата, за да работите с бази данни за импортиране на данни.

Изображение, озаглавено Създаване на база данни от електронна таблица на Excel стъпка 34

единадесет. Запазете базата данни. За да направите това, отворете менюто "Запазване", като кликнете върху Ctrl+С (Windows) или ⌘ команда+С (MAC).

Съвети

Има няколко безплатни онлайн услуги за работа с бази данни, към които можете да създадете база данни, но на повечето такива услуги трябва да се регистрирате.
Ако нямате добра програма за работа с бази данни, вероятно можете да се нуждаете от отделна програма за отваряне на файлове с бази данни в Windows или Macos.

Предупреждения

Данните от таблицата Excel не винаги се предават на базата данни, както сте очаквали.