Как да конвертирате Word документ на таблицата Excel

Ако трябва да прехвърлите списък или таблица с данни от документ на Word на таблицата на Excel, не е необходимо да копирате и поставяте всеки отделен фрагмент на информацията към подходящата клетка на таблицата. Можете лесно да импортирате целия документ в Excel формат в няколко кликвания, ако правилно форматирате документа на Word.

Стъпка

Метод 1 от 2:

Списък на списъка

един. За да започнете, трябва да разберете как приложението преобразува документа. Когато импортирате документ в Excel, програмата определя кой информационен фрагмент ще бъде поставен в отделна таблица на таблицата, като се използват определени символи в текста. Чрез форматиране на данни в документ преди импортиране, можете да контролирате появата на финалната маса и да минимизирате необходимостта от ръчно форматиране на документа. Този метод е удобен, ако трябва да импортирате голям списък от документ на Word на таблицата Excel.

Този метод е особено ефективен, ако импортирате списък с няколко елемента от същия формат (списък с адреси, телефонни номера, имейл адреси и т.н.).

Изображение, озаглавено Конвертиране на Word to Excel Стъпка 2

2. Проверете документа за грешки при форматирането. Преди да започнете процеса на преобразуване, уверете се, че всички елементи на списъка имат същото форматиране. Ако е необходимо, правилни възможни пунктуационни грешки или стоп елементи, които не съвпадат с останалите. Това ще осигури правилния трансфер на данни.

Изображение, озаглавено Конвертиране на Word to Excel стъпка 3

3. Разрешаване на показване на знаци за форматиране в документа на Word. Показването на скрити знаци за форматиране ще ви помогне да изберете оптималния начин за разделяне на списъка. За да покажете знаците за форматиране, щракнете върху "Показване на всички знаци" В раздела Начало или щракнете върху Ключовата комбинация Ctrl+⇧ Shift+*

Повечето списъци ще стоят или един знак за параграф в края на всеки ред, или един в края на линията и един в празен ред между елементите. Ще използвате тези знаци, за да вмъкнете знаците, които приложението на Excel използва за разпространение на данни за клетките на таблицата.

Изображение, озаглавено Конвертиране на дума в Excel стъпка 4

4. Премахнете параграфите между елементите, за да се отървете от празни линии. Приложението на Excel използва празни струни между елементите на списъка, за да идентифицира отделни линии с данни, но сега те трябва да бъдат премахнати, така че процесът на форматиране да е правилен. Не се притеснявайте, малко по-късно ги добавяте отново. Този метод е подходящ в случаите, когато в края на позицията на списъка стои в края на посоката на списъка и един - в празен низ между елементи (два в низ).

Кликнете Ctrl+Х За да отворите находката и сменете прозореца.

Влезте в полето за търсене^ p ^ p. Този обозначение на два букви в низ. Ако всеки списък се състои от един твърд низ и няма празни струни между елементите, използвайте командата ^ P.

В полето Замяна въведете разделения знак. Този знак не трябва да се повтаря навсякъде в този документ. Например, можете да използвате знак ~.

Кликнете върху бутона Замяна на всички. Ще забележите, че всички елементи на списъка се сляха помежду си, но не се притеснявайте, защото разделителите (след всеки елемент) са поставени на подходящи места).

Изображение, озаглавено Конвертиране на Word to Excel стъпка 5

пет. Маркирайте всеки елемент в отделно поле. Сега, когато елементите на списъка са разделени, така че да се показват в серийни линии, трябва да определим кои данни ще бъдат показани във всяко поле. Например, ако първият ред на всеки елемент показва името, на втория адрес и в третия регион и пощенския код, можете

Натиснете Ctrl+Х За да отворите находката и сменете прозореца.

Премахнете един от знаците ^ P В намереното поле.

Променете знака в полето, за да замените запетая ,.

Натиснете бутона Замяна на всички. Останалите признаци на параграфи ще бъдат заменени със запетая, което ще разпредели всеки ред в отделно поле.

Изображение, озаглавено Конвертиране на Word to Excel Стъпка 6

6. Замени разделите, за да завършите процеса на форматиране. Когато следвате двете горепосочени стъпки за търсене и подмяна, вашият списък вече няма да изглежда като списък. Цялата информация ще бъде представена от един непрекъснат низ, а неговите фрагменти ще бъдат разделени със запетая. Последната работа на търсенето и заместването ще се върне от вашия тип списък, докато отделните фрагменти ще бъдат разделени със запетая.

Кликнете Ctrl+Х За да отворите находката и сменете прозореца.

В полето Find въведете символ ~ (или друг знак, който сте избрали по-рано).

В полето Замяна въведете ^ P.

Кликнете върху бутона Замяна на всички. Всички елементи от вашия списък ще бъдат разделени на отделни групи, разделени със запетаи.

Изображение, озаглавено Конвертиране на Word to Excel Стъпка 7

7. Запазете документа като прост текстов файл. Сега, когато форматирането е завършено, можете да запишете документа като текстов файл. Това ще позволи на приложението Excel да чете и анализира данните и да постави всеки фрагмент в съответното поле.

Отидете в раздела "Файл и изберете елемент "Запази като".

Отворете падащото меню "Тип файл" и изберете "Нормален текст".

Въведете името на файла и кликнете върху Запазване.

Ако се появи прозорецът за преобразуване на файлове, просто щракнете върху OK.

Изображение, озаглавено Конвертиране на Word to Excel Стъпка 8

Осем. Отворете файла с помощта на приложението Excel. Сега, когато сте запазили файла като обикновен текст, можете да го отворите с помощта на приложението Excel.

Отидете в раздела Файл и изберете Отвори.

Отворете падащото меню "Всички Excel файлове" и изберете "Текстови файлове".

В прозореца на текстовия съветник (импортиране) щракнете върху Напред>.

В списъка с разделители изберете "Запетая". В прозореца за предварителен преглед ще видите как елементите на вашия списък ще бъдат разделени на масата. Кликнете върху Напред>.

Изберете формата за данни за всяка колона и кликнете върху Finish.

Метод 2 от 2:

Преобразуване на масата

един. Създайте таблица с данни в документ с думи. Ако имате списък с данни в документа, можете да го конвертирате в таблицата в приложението на думата и след това бързо да копирате тази таблица в Excel. Ако данните ви вече са декорирани под формата на таблица, преминете към следващата стъпка.

Маркирайте целия текст, който искате да издавате под формата на таблица.
Отидете в раздела за вмъкване и натиснете бутона "Таблица".
Изберете "Конвертиране в таблица".
В полето "Брой колони" Посочете броя на редовете в записа. Ако записите са разделени с празни струни, добавете един ред към общ номер.
Кликнете върху OK.

Изображение, озаглавено Конвертиране на Word to Excel стъпка 10

2. Проверете за форматиране на таблици. Word приложението ще създаде таблица въз основа на настройките ви. Внимателно проверете всички данни, които трябва да бъдат на техните места.

Изображение, озаглавено Конвертиране на Word to Excel Стъпка 11

3. Натиснете малък бутон "+" което ще се появи в горния ляв ъгъл на масата. Изглежда, когато насочвате мишката върху масата. Като кликнете върху този бутон, подчертавате всички данни в таблицата.

Изображение, озаглавено Конвертиране на Word to Excel Стъпка 12

4. Кликнете .Ctrl+° С За да копирате избраните данни. Тя може да се направи и чрез натискане на бутона "копие" В раздела Начало.

Изображение, озаглавено Конвертиране на Word to Excel Стъпка 13

пет. Отворете excel приложение. Копиране на специални данни, можете да отворите приложение на Excel. Ако искате да вмъкнете данни във вече готовата таблица на Excel, отворете го. Мишка върху клетката, в която искате да поставите лявата горна клетка на копираната маса.

Изображение, озаглавено Конвертиране на Word to Excel Стъпка 14

6. Кликнете .Ctrl+В да вмъкнете копирани данни. Отделни таблици с таблици от Word Document ще бъдат ароматизирани в подходящите клетки на таблицата на Excel.

Изображение, озаглавено Конвертиране на Word to Excel Стъпка 15

7. Разделете останалите колони. В зависимост от вида на импортираните данни може да се наложи допълнително правилно форматиране. Например, ако импортирате адреси, тогава името на града, областта и пощенския код може да влезе в една клетка. Може да се направи, така че приложението Excel да ги сподели автоматично.

Маркирайте цялата колона, която искате да разделите, като кликнете върху заглавието му

Отидете в раздела Данните и кликнете върху "Текст от колони".

Кликнете върху Next> и в менюто Select-Selects, изберете "Запетая". В случая с нашия пример името на града ще бъде отделено от съкращението на региона и пощенския индекс.

За да запазите промените, щракнете върху Край.

Маркирайте колоната, която също трябва да бъде разделена и повтори същите действия, като посочва "Пространство" вместо запетая като сепаратор. Така че разделяте съкращението на района от пощенския индекс.