Как да направите сливане на пощенски пратки в Microsoft Word

Сливането е мощен инструмент за писане и изпращане на лични букви от множество получатели. Можете също да го използвате за създаване на пликове или стикери с информация за всеки получател. Сливането може да импортира данни от друг източник, като например Excel, и след това да ги използва, за да вмъкнете в съобщението ви според някои получатели.

Стъпка

Част 1 от 3:

Добавяне на получатели

един. Сливането е функция, предназначена за създаване на масови писма, както и пликове и стикери с различна информация. Можете да импортирате базата данни получател или да ги въведете ръчно, след което да използвате така наречените "полета", за да запълните автоматично информация за всеки получател. Това ви позволява да създадете един документ, който можете да изпратите стотици или дори хиляди хора.

Image озаглавен Mail Merge в Microsoft Word Step 2

2. Създайте таблица с информация за получателите (ако е необходимо). Можете да въвеждате информация за получателите ръчно, но ако имате стотици получатели, е по-лесно да създадете подходяща таблица или база данни.

Как да създадете таблица в Excel.

В мрежата търси информация за създаването на база данни в достъп.

Image озаглавена Mail Merge в Microsoft Word Step 3

3. Кликнете върху раздела по пощата. Ако работите в Word 2003 или по-възрастен, кликнете върху "Услуга" - "Писма и писма" - "Показване на лентата с инструменти".

Image озаглавена Mail Merge в Microsoft Word Step 4

4. Кликнете върху "Start Merge" и изберете вида на документа (имейл съобщения, букви, пликове, стикери и директории). Ако не сте сигурни, изберете "нормален документ за думи".

Избор на "пликове", прозорецът за настройки на обвивката ще се отвори, в който можете да изберете размера и реда за форматиране на обвивка.

Избирането на "стикери", прозорецът "стикер" ще се отвори, в който можете да изберете вида и размера на стикерите.

Image озаглавен Mail Merge в Microsoft Word Step 5

пет. Кликнете върху "Изберете получатели" и изберете метода за добавяне на получатели. Получателите са най-важната част от функцията за сливане, тъй като ви позволява да попълните "полетата" с информация за всеки получател. Можете ръчно да въвеждате получатели, да качите таблица или база данни или да изтеглите контакти от Outlook.

Избор на "Въведете нов списък", новият прозорец ще се отвори, в който можете да въведете информация за всеки получател. Ще бъде полезно, ако нямате достъп до таблица с информация за получателите, но това е много бавен метод за въвеждане на данни. Можете да кликнете върху бутона "Настройки на колоните", за да създадете колони с подходяща информация.

Избор на "Използвайте съществуващ списък", Windows Explorer ще се отвори, в който можете да намерите файл с таблица или база данни. Можете също да кликнете върху бутона "Нов източник", за да се свържете с SQL сървъра в интернет.

Избор на "Изберете Outlook Contacts", вашите контакти се изтеглят от Outlook (можете да се отбележите кои контакти трябва да бъдат изтеглени).

Част 2 от 3:

Създаване на документ

един. Създайте документ, както обикновено (от драскотина или с шаблон). Преди това е важно да въведете данните получатели, за да използвате съответните "полета", когато създавате документ.

В мрежата търси информация за писане на официално писмо.
Как да си направим добър бюлетин.

Image, озаглавен Mail Merge в Microsoft Word Step 7

2. Натиснете бутона "Weld String", за да създадете поздрав. Можете да използвате функцията за предварителен преглед, за да видите как поздравът изглежда на всеки случай на сливането.

Image озаглавена Mail Merge в Microsoft Word Step 8

3. Кликнете върху бутона "Вмъкване на полето" и изберете полето, което искате да влезете в документа. Когато създавате документи, това поле ще бъде заменено с данните от таблицата получател.

Например, ако искате документът да показва името и фамилията на получателя, изберете "Първо", натиснете пролуката, щракнете отново, щракнете върху бутона "Вмъкване на полето", след което щракнете върху "Последно".

Можете също да използвате бутона "Адреси", за да създадете пликове с адреса на всеки получател. Въведете адреса си в линията за въвеждане на адрес на подателя и след това натиснете "Адреси" в адреса на получателя.

Можете да изберете всяко поле, съдържащо данните за получателите. Уверете се, че това се отнася за всички получатели от списъка, тъй като празните полета ще влязат в очите.

Image озаглавен Mail Merge в Microsoft Word Step 9

4. Кликнете върху бутона "Маркиране на полетата", за да маркирате поставените полета и да улесните тяхното редактиране.

Image озаглавен Mail Merge в Microsoft Word Step 10

пет. Кликнете върху бутона "Преглед на резултатите", за да видите как ще изглежда документът. На екрана ще се появи документ за сливане с информацията на първия получател.

Част 3 от 3:

Завършване на сливането

един. Проверете документа за грешки в него. Кликнете върху бутона за грешка в автоматичната точка, така че думата сканира всеки документ в сливането и се увери, че всички полета са пълни със съответните данни получатели. Програмата ще ви уведоми за всякакви непоследователност, които можете да поправите.

Изображение, озаглавено Mail Merge в Microsoft Word Step 12

2. Попълнете процеса на сливане. Като кликнете върху "Намерете и комбинирайте", ще бъдат показани три опции:

"Редактиране на отделни документи". Можете да дефинирате редактируеми записи. След това ще бъде създаден нов документ с всеки запис на отделна страница. Можете да ги редактирате ръчно.

"Отпечатване на документи". Можете да дефинирате отпечатани записи. След това документите ще бъдат изпратени на принтера и ще бъдат отпечатани.

"Изпращане на документи по имейл". Можете да въведете обекта на буквата и да изберете поле, съдържащо имейл адреси. След това можете да изпратите дистрибуцията навлиза. Моля, обърнете внимание, че бюлетинът ще бъде депозиран, затова се уверете, че всичко е наред с него.