Как да активирате или деактивирате функцията Office Assistant в Microsoft Outlook

Ако планирате известно време да напуснете родния си офис - вземете отпуск по болест или оставете, например, на почивка, няма да е зле да постави този информатор на всички, които общуват по имейл. Ако имате сметка за обмен, след това в Outlook такива функции вече са изградени. Ако все още нямате информация за обмен, все още можете да конфигурирате автоматичен отговор на имейли - филиали, които са зададени няколко правила. Тази статия ще ви научи всичко, което трябва да знаете за това.

Стъпка

Метод 1 от 4:

Outlook 2010/2013

един. Включете автоматични отговори. Изберете папката за обмен, след това изберете папка от входящата си секция. За да видите опцията "Автоматични отговори", трябва да сте избрана папка за обмен. Отворете менюто "Автоматични отговори" (извън офиса) ". Тя може да бъде намерена, като кликнете върху раздела Файл и изберете раздела INFO.

Изображение, озаглавено включване или изключване на офис асистент в Microsoft Outlook Step 2

2. Регулирайте отговорите си. В менюто Автоматични отговори кликнете върху полето Изпращане на автоматични отговори. Можете да конфигурирате времето, когато помощникът се включва, като зададете съответния интервал за дата и час.

Изображение, озаглавено включване или изключване на офис асистент в Microsoft Outlook Step 3

3. Напишете вашите отговори. За имейли, преминаващи през вашия сървър за обмен, използвайте раздела "Вътре в моята организация". За да отговорите на съобщения, изпратени от всички останали, използвайте външната част на моята организация. След като приключите формулирането, щракнете върху OK.

4. Деактивирайте функцията за автоматична реакция. Ако зададете интервала за време, тази функция ще действа, както казват, от и до. В противен случай Outlook ще изпрати автоматични отговори, докато не отворите менюто за автоматично отговорите и не изберете "Не изпращайте автоматични отговори".

Метод 2 от 4:

Outlook 2007

един. Включете опцията "Office Assistant". Изберете раздела Tools, след това изберете "Out of Office Assistant". Изберете опцията "Изпращане на офис отговори". Можете да конфигурирате времето, когато помощникът се включва, като зададете съответния интервал за дата и час.

Изображение, озаглавено включване или изключване на офис асистент в Microsoft Outlook Step 6

2. Напишете вашите отговори. За имейли, преминаващи през вашия сървър за обмен, използвайте раздела "Вътре в моята организация". За да отговорите на съобщения, изпратени от всички останали, използвайте външната част на моята организация. След като приключите формулирането, щракнете върху OK.

Изображение, озаглавено включване или изключване на офис асистент в Microsoft Outlook Step 7

3. Изключете опцията "Office Assistant". Ако зададете времевия интервал, тази опция ще действа, както казват, от и до. В противен случай Outlook ще изпрати автоматични отговори, докато не отворите менюто за автоматично отговорите и не изберете "Не изпращайте автоматични отговори".

Метод 3 от 4:

Outlook 2003

един. Включете опцията "Office Assistant". Изберете раздела Tools, след това изберете "Out of Office Assistant". Изберете опцията "Аз съм в момента извън офиса".

Изображение, озаглавено включване или изключване на офис асистент в Microsoft Outlook Step 9

2. Напишете вашите отговори.В "AutoReply веднъж на всеки подател със следния текст", пишете, всъщност, същия текст, който трябва да бъде в писмото.

Изображение, озаглавено включване или изключване на офис асистент в Microsoft Outlook Step 10

3. Добавяне на правила. В Outlook можете да използвате специални правила, например пренасочване на букви от един податели на други получатели и t.Д. За да зададете правилото, кликнете върху бутона "Добавяне на правило". Например, можете да зададете такова правило, с което писма от сериозен клиент ще пренасочат директно към вашия асистент.

Изображение, озаглавено включване или изключване на офис асистент в Microsoft Outlook Step 11

4. Изключете опцията "Office Assistant". Outlook ще изпрати автоматични отговори, докато не отворите менюто Автоматични отговори и няма да изберете "Не изпращайте Office Replies".

Метод 4 от 4:

Автоматична поща за отговор без сметка за обмяна

един. Създайте своя шаблон. Без сметка за обмяна, опцията за автоматичен отговор не е налична. Въпреки това, конфигурирането на автоматичните отговори все още са реални - за това ще ви е необходим шаблон и правила. Започнете със създаването на нов имейл, той ще бъде шаблон.

Изберете тема, подходящи ситуации, като "на почивка <дата>". Можете да напишете по темата фразата "това е автоматичен отговор", за да не се обърка събеседникът.
Напишете малко съобщение, подходящо за всички потенциални получатели. Напишете как иначе можете да се свържете с вас (или с някой друг).

Изображение, озаглавено включване или изключване на офис асистент в Microsoft Outlook Step 13

2. Запазете шаблона. Веднага след като приключите с работата по буквата, запазете го: кликнете върху Запиши като и изберете шаблона на Outlook в падащото меню Запиши като тип. Това ще запази писмото като образец на Outlook.

Изображение, озаглавено включване или изключване на офис асистент в Microsoft Outlook Step 14

3. Създаване на правила. Така че бяха изпратени автоматични отговори, както е необходимо за работа по правилата, които организират този процес. Office 2003/2007 Кликнете върху Инструменти - Правила и сигнали. В Office 2010/2013, съответно, файл - info - правила и сигнали. Така ще получите достъп до менюто за правила за електронна поща.

Кликнете върху бутона "Нов правило", системата ще ви помоли да създадете шаблон. В раздела "Старт от празно правило" изберете "Проверете съобщенията, когато пристигнат". Кликнете върху "NEXT".

Определете кои съобщения ще отговорите. Ако искате да отговорите на всички входящи, проверете опцията "Къде е името ми в кутията". Въпреки това критериите могат да бъдат стеснени чрез определяне на конкретни податели или букви със специфични думи в темата. Завършете с това, кликнете върху "Напред".

Заредете шаблона. Изберете опцията "Отговор с конкретна шаблон" в следващия прозорец, за да изтеглите предварително създаденото съобщение. Кликнете върху връзката в полето Описание за настройка "Специфичен шаблон". Отворете прозореца Explorer, изберете "Потребителски шаблони в файловата система". Отворете предварително създаденото съобщение.

Задайте изключения. Когато шаблонът е зареден, можете да зададете изключения от правилата, с които няма да отговорите на конкретни изпращания на определени видове съобщения и t.Д. Завършете с това, кликнете върху "Напред".

Задайте името на Runt. Това е по същество последният етап. Името трябва да е така, за да научите без никакви проблеми и да помните правилото в бъдеще. Отбележете квадратчето "включване на това правило", за да активирате правилото, след това щракнете върху Finish.

Изображение, озаглавено Включване или изключване на офис асистент в Microsoft Outlook Стъпка 15

4. Деактивирайте правилото. Връщайки се обратно към офиса, можете да деактивирате правилата, като отворите менюто "Правила и предупреждения", като изберете правилото "извън офиса" от списъка с активни и премахване.

Съвети

За думата "организация", като правило, вашата компания и хора, които имат вида на сметките за обменния сървър в пощенската ви система.
Менюто Инструменти се показва в главния прозорец на Outlook - където се намира файлът, редактиране, преглед, меню, действия и помощ. В Windows където създавате букви, запазете контактите и задавате задачите, връзките към това меню не са.
Когато опцията "Автоматичният отговор на хората извън моята организация" е активен, съответният раздел с "ON" носител се показва до името на таба.
Контактът трябва да съществува в папката за контакти на Exchange Server. Ако контактът съществува само в папка, която е част от личния файл на папката (.PST), тогава автоматичните отговори няма да бъдат изпратени.