Как да поддържаме разходите за разходи в Microsoft Excel: 13 стъпки

Много компании използват Microsoft Excel, за да запазят счетоводните разходи на отдела или цялата компания. В момента Excel може да се използва на всички компютри, на които е инсталирана операционна система Windows. Поради тази причина можете да регистрирате собствените си разходи, ако тази програма е инсталирана на домашен компютър. Има голям брой шаблони за запазване на отчитането на Microsoft и други сайтове, най-новите версии на Excel включват вграден шаблон като предварително инсталиран. Също така в Excel можете да създадете своя собствена динамична таблица за запазване на разходите. И в двата случая следвайте инструкциите по-долу.

Стъпка

Метод 1 от 2:

Работа с шаблон Excel

един. Изберете предварително зададен шаблон. Последните версии на програмата включват шаблон за провеждане на лични разходи, както и шаблони за счетоводство. Можете да получите достъп до тези шаблони и да отчитате разходите с тяхната помощ.

В Excel 2003 изберете "Създай" в менюто "Файл". В лентата на задачите "на моя компютър" изберете "Нова книга", за да видите шаблоните в новия диалогов прозорец.
В Excel 2007 в менюто "Файл" изберете "Create". След това се появява новия диалогов прозорец за книги. Изберете "Set templates" от менюто "шаблони" в лявото меню. Изберете "Личен бюджет за един месец" от "Инсталираните шаблони" в централното меню и кликнете върху "Създаване".
В Excel 2010 в менюто Файл изберете "Create". Изберете "Примери за модели" в горната част на панела "Налични шаблони", след това сред всички примери на шаблоните, изберете "Личен бюджет за месец" и кликнете върху "Създаване".

Изображение, озаглавено проследяване на сметките си в Microsoft Excel стъпка 2

2. Изберете шаблон чрез интернет. Ако предварително инсталирани модели не са подходящи за поддържане на разходите, можете да изберете шаблон чрез интернет. Можете да го изтеглите от всеки сайт или да се свържете чрез Excel към Microsoft Office Online.

За Excel 2003 можете да изберете подходящ шаблон от интернет библиотеката на Microsoft Office HTTPS: // Шаблони.Офис.Com / ru-ru. (Също така можете да намерите шаблони, предназначени за по-късни версии на Excel).

В Excel 2007 изберете раздела "Бюджети" в интернет раздела, който се намира в новия диалогов прозорец за книги. За да се свържете с шаблоните за интернет библиотека за офис, трябва да имате интернет.

В Excel 2010 изберете "Бюджети" от офисната секция.Com в панела наличните шаблони. За да се свържете, трябва да сте включени в интернет.

Изображение, озаглавено проследяване на сметките си в Microsoft Excel стъпка 3

3. Въведете необходимата информация на съответните полета. Информацията зависи от специфичния динамичен шаблон за таблици, който сте използвали.

Изображение, озаглавено проследяване на сметките си в Microsoft Excel стъпка 4

4. Запазете динамичната таблица. Можете да използвате предложеното име за динамична таблица или да промените името. Ще бъде достатъчно, за да укажете вашето име и текуща година в името на файла.

Метод 2 от 2:

Създаване на собствена динамична счетоводна таблица за разходите

един. Отворете Excel.

Изображение, озаглавено проследяване на сметките си в Microsoft Excel стъпка 6

2. Въведете името на динамичната таблица в клетката A1. Името трябва да има смисъл, например "личен бюджет", "счетоводство за лични разходи" или нещо подобно (няма нужда да се използват кавички, тук те са изключително за показване на пример).

Изображение, озаглавено Проследяване на сметките си в Microsoft Excel стъпка 7

3. Въведете колони. Твърди имена и ред: "дата", "категория разходи", "бележка", "потребление", "доход" и "баланс". Попълнете тези заглавия от клетка A2 до G2. Може да се наложи да направите колони по-широк, така че да бъдат монтирани името или стойността.

Когато приготвите динамична таблица и колона, можете да използвате функцията "Feeden Area", за да се показват постоянно заглавие, докато ще превъртите надолу. Функция "Закрепете зоната" се намира в менюто "Изглед" в Excel 2003 и ранните версии и в менюто Изглед, раздел прозорец в Excel 2007 и 2010.

Изображение, озаглавено проследяване на сметките си в Microsoft Excel стъпка 8

4. Въведете информация за първата форма на разходи в клетката на третия ред.

Изображение, озаглавено проследяване на сметките си в Microsoft Excel стъпка 9

пет. Въведете формулата за баланс в G3 клетката. Поради факта, че първо влезете в баланса, то ще бъде дефинирано като разликата между разходите и доходите. Как пишете това зависи от това, което искате да покажете - разходи или достъпни инструменти.

Ако искате електронната таблица да покаже на първо място от всички разходи, формулата за баланс трябва да бъде = E3-F3, където E3 показва разходите и F3 приходите. С такава конфигурация формулата ще покаже разходите като положителен брой, разходите за разходи ще бъдат по-лесни за разбиране.

Ако искате таблицата на първо място да покажете наличните инструменти, формулата за баланс трябва да бъде = F3-E3. С тази настройка таблицата ще покаже положителен баланс, ако вашите доходи ще бъдат по-високи от разходите и отрицателното равновесие в обратната ситуация.

Изображение, озаглавено проследяване на сметките си в Microsoft Excel стъпка 10

6. Въведете информация за втората форма на разходи в клетката на четвъртия ред.

Изображение, озаглавено проследяване на сметките си в Microsoft Excel стъпка 11

7. Въведете формулата за баланс в G4 клетката. Втората и последващите стойности ще продължат да показват баланса, така че трябва да добавите разликата между разходите и доходите към баланса на баланса на предишния запис.

Ако за пръв път погледнете разходите, формулата за баланс ще = G3 + (E4-F4), където G3 е клетка, която показва предишния баланс, E4 показва разходите и F4 показва доход.

Ако водите таблица за показване на пари в брой, формулата за баланс ще бъде = G3 + (F4-E4).

Не се изискват скоби около клетките, показващи разликата между разходите и доходите. Те се използват само за да направят формулата по-ясна.

Ако искате балансът да остане празен, докато записът се въведе, можете да използвате стойността IF във формулата, така че ако датата не е въведена, клетката няма да покаже стойността. Формулата за такава запис ще бъде следната = IF (A4 ="","",G3 + (E4-F4)) Ако таблицата е необходима за разходване, и = IF (A4 ="","", G3 + (F4-E4)) Ако таблицата е необходима за показване на пари в брой (не можете да използвате скоби около клетката, които показват разходи и доходи, но външните скоби трябва да използват).

Изображение, озаглавено Проследяване на сметките си в Microsoft Excel стъпка 12

Осем. Копирайте баланса по формулата към други клетки в колоната G (баланс колона). Щракнете с десния бутон на мишката в G3 клетката, изберете "Копиране". След това изберете клетките по-долу в колоната. Кликнете върху избраните елементи с десния бутон на мишката и изберете "Paste", за да вмъкнете формулата към избраните клетки (в Excel 2010, изберете "Paste" или "Paste формулата" в менюто). Формулата автоматично ще актуализира клетките за показване на разходите, доходите и датите (ако се използват) от текущата серия и баланс от реда, който е над текущия номер.

Изображение, озаглавено проследяване на сметките си в Microsoft Excel стъпка 13

девет. Запазете динамичната таблица. Дайте й значимо име, например, "счетоводство.XLS "или" PersonalBudget.XLS.". Както в случая с името на шаблоните, можете да включите името и годината си в името на файла и цитата се използват само за да покажете пример, не трябва да ги използвате в името. Разширяването на файла също не е необходимо да се уточнява, ще направи самия Excel).

Excel 2003 и по-старите версии спасяват динамични таблици в стар формат ".XLS", В същото време Excel 2007 и 2010 задържат таблиците в по-нова, основана на XML, формат ".XLSX ", но можете да четете и спазвате динамични маси и в стария".XLS "също. Ако имате няколко компютъра и искате да съхранявате маса на всеки от тях, използвайте по-стар формат, ако някой от вашите компютри има Excel 2003 или по-стара версия, или нов формат, ако всички компютри имат минимум Excel 2007.

Съвети

Използвайте "AutoCoping" в категориите разходи и доходи, така че да запишете информацията, която съвпадате.
За да разграничите платените сметки от тези разходи, които са планирани само, правят фонд мазнини, подчертайте текста или клетките.
За да се избегне случайна промяна във формулата или заглавката на колоната, клетките могат да бъдат защитени от промяна. Изберете клетките, които може да се наложи да промените (дата, категория, потребление, доход, бележка) и ги отключете. След това можете да блокирате останалата част от масата.