Как да направите сливане на букви

Сливане на букви - обща черта на Office софтуер, който ви позволява да адаптирате един документ към много получатели. Можете да конфигурирате и изпълнявате сливане на документи от всякакъв вид: пликове, стикери, заготовки, имейли, факсове и др. Прочетете статията, за да разберете как да направите сливане на вашия компютър.

Стъпка

Метод 1 от 3:

Обучение

един. Създайте файл с данни. Тя може да бъде електронна таблица, файл с база данни или текстов документ с подходящо форматиране. Най-често за тези цели, електронната таблица използва това ръководство означава, че използвате електронната таблица.

Файлът ви с данни трябва да съдържа цялата информация, която ще варира от копиране до копиране. Например, ако създадете празен, вашият файл с данни трябва да съдържа имена и адреси на всички възможни получатели.

Въведете информацията за получателя във всяка клетка в рамките на един ред, така че всеки вид информация (име, фамилия, пол и t.Не.) са в колоната, предназначена за този тип.

Задайте името на всяка колона. Обединяването на данни от колони. Това означава, че първата колона трябва да съдържа основното име за този вид информация. Използвайте имена, които имат стойност за вас.

Например, наречете колоната, съдържаща имената, "името" и поставете всички имена. Когато ви помолите да изберете коя област да поставите в писмото, ще видите полето "Име" като опция и запомнете коя информация се съдържа в тази колона.

Потребителите на Microsoft Office, които също използват Outlook като имейл клиент, могат да използват адресната книга на Outlook като файл с данни.

Изображение, озаглавено Направете сливане на пощата Стъпка 2

2. Запазване на файла с данни. Запазете го там, където можете лесно да го намерите и да попитате името, което помня.

Изображение, озаглавено Направете стъклената стъпка 3

3. Напишете основния документ. Този документ, в който ще вмъкнете информация. Например, ако напишете писмо, тогава първият документ ще бъде писмо. Всеки елемент, който обединява автоматично (например имена на получатели), оставете празно.

Метод 2 от 3:

Обединяване в MS Office

един. Отворете лентата с инструменти за сливане. Ако не го видите, отворете менюто с инструменти и изберете Обединение от списъка.

Изображение, озаглавено Направете стъпка 5

2. Отговорете на въпросите на MS Office. Обединяването инструмент за офис предлага да мине през няколко стъпки, за да ви научи как да използвате инструмента правилно и с ума.

Започнете, изберете кой документ създавате. Изберете най-добрия изглед и кликнете върху Напред.

Изберете кой първоначален документ използвате. Ако сте се ръководят от тези съвети, тогава ще имате възможност да "използвате текущия документ". Кликнете върху На следващо място.

Изображение, озаглавено Направете стъклена стъпка 6

3. Изберете Fusion File. Това е файл с данни, който сте създали. Изберете подходящия превключвател и щракнете върху Напред, за да търсите файл и да се свържете с първоначалния документ.

Ако предпочитате да използвате адресната книга на Outlook, изберете тази опция.

Изображение, озаглавено Направете пощенска степен Стъпка 7

4. Изберете какви данни да използвате. Office ви позволява да изберете реда на информация по ваше желание. Тази функция ще ви позволи да изберете кои елементи от информацията ще използвате в основния документ, като по този начин ви помагате да направите файл с данни по-полезен и удобен с времето в зависимост от целта на използването му. Ако сте доволни от резултата, щракнете върху Напред.

Данните могат да бъдат сортирани, като кликнете върху заглавието на всяка колона. Тази функция е много полезна, ако трябва бързо да търсите в огромен редица информация.

Изображение, озаглавено Направете стъпка 8

пет. Поставете полета с информация. На следващата страница на лентата на задачите ще бъдете подканени да създадете документ, ако не сте направили това предварително и няколко опции за добавяне на информация за получателите към документа.

Добавянето на информация се извършва чрез поставяне на курсора на мястото, където трябва да добавите информация и чрез натискане на съответния бутон в лентата на задачите.

Можете да изтривате полета за повтаряне на данни, като натиснете клавиша за изтриване, като редовни букви или цифри.

Комплектът параметри варира леко в зависимост от това какъв тип документ създавате. Office предоставя всички възможни опции за използване на предоставената от вас информация. Например, ако създадете бизнес писмо, ще видите опции за добавяне на адресния блок, включително името, името на получателя и пълния адрес, добре организиран в няколко реда.

Някои опции ще ви предоставят допълнителен прозорец за въвеждане на съответната информация.

Ако използвате параметър, който не може да намери подходящата информация, кликнете върху бутона "Съответствие на полето", за да предоставите информация, на която от вашите полета отговаря на стандартното поле на програмата. Например, можете да покажете програмата, че тя трябва да използва категорията "фамилно име" в файла с данни, за да запълни името "фамилия" в адресния блок.

За да използвате собствените си полета, кликнете върху бутона "Допълнителни опции". Ще видите името на всяка колона, която сте създали и можете да го използвате вместо стандартно име.

Изображение, озаглавено Направете пощенските стъпки стъпка 9

6. Проверете създаденото писмо. Функцията за сливане не показва информация в полетата за първични документи, докато не отпечатате документа, но Office има функция за предварителен преглед, която ви позволява да проверите дали информацията се показва правилно в съответствие с местоположението на полетата в документа. Използвайте тази функция, докато не се уверите, че всичко е с поръчката с документа.

Изображение, озаглавено Правете по пощата сливане на стъпка 10

7. Попълнете сливането. Последната страница на лентата на задачите ви информира, че всички блокове са налице и програмата е готова за отпечатване на документ. Всеки отделен печатен документ ще съдържа отделен набор от информация. Програмата отпечатва толкова много случаи на документа, колко информация ви предостави.

Ако искате да редактирате отделни букви, можете да направите това, като кликнете върху връзката "Промяна на частите на частите" в лентата на задачите.

Метод 3 от 3:

Сливане към OpenOffice.ORG

един. Създайте база данни. В OpenOffice.ORG винаги изисква база данни за сливане - но все още можете да създадете база данни под формата на електронна таблица.

Отворете менюто Файл и изберете новата опция за файла с база данни.
В прозореца, който се появява, изберете опцията "Свързване към съществуваща база данни". От падащото меню изберете "Мрежова таблица" и щракнете върху Напред.
На следващия екран изберете файла за електронна таблица, който искате да използвате. Можете да изберете опцията за защита на базата данни за парола, маркиране на подходящата опция. Кликнете върху На следващо място.
На този екран можете да изберете дали искате да регистрирате база данни за лесен достъп до него в бъдеще или да отворите базата данни за редактиране. (Може да искате да редактирате новосъздадената електронна таблица). Щракнете върху Край.

Уверете се, че сте давали име на база данни, което лесно можете да запомните.

Изображение, озаглавено Направете слипна поща 12

2. Добавете вашите полета. След като сте вързали информацията с базата данни, разбираема за OpenOffice.ORG, допълнително използване на базата данни ще бъде просто.

В менюто за вмъкване изберете полета и след това други. Или натиснете Control-F2.

В прозореца, който се появява, отидете в раздела на базата данни.

Кликнете върху бутона "Общ преглед" и намерете създадената от вас база данни.

След като сте избрали базата данни, тя ще се появи в списъка с името "Database select" в дясната страна на прозореца.

От списъка "Тип" от лявата страна на прозореца изберете "Области на сливане".

Кликнете върху иконата + до базата данни, а файлът за електронни таблици ще се появи. Кликнете върху иконата + до него и ще видите името на полетата, които сте избрали, когато създавате таблица.

Изберете полетата, които искате да вмъкнете, и кликнете върху бутона Paste, за да поставите полета в основния документ.

Не забравяйте да намерите курсора на мястото, където искате да намерите съответното поле, преди да натиснете бутона за вмъкване. В противен случай ще трябва да изрежете и вмъкнете полето на правилното място.

Както и в офиса, текстовите полета са като букви и цифри. Можете да ги преместите с интервал и изтриване с помощта на клавиша за изтриване.

Изображение, озаглавено Направете стъклената стъпка 13

3. Попълнете сливането. Проверете полетата на местоположението. След като всичко е готово, отпечатайте основния документ. Функцията за сливане отпечатва едно копие на документа за всеки набор от данни от избраната от вас база данни.

Съвети

Програмите, базирани на думи, често имат шаблони за създаване на първични документи.
Уверете се, че сте разделили полетата за отделяне на термини. Например, за името можете да използвате заглавието на учтивостта (г-н г-жа, г-н, г-жа), име и фамилия. Тъй като това са три полета, използвайте три различни колони.