Как да напишете стандартен тип инструкции: 15 стъпки

Стандартната типична инструкция (STI) е документ, съдържащ стъпка по стъпка информация за задачата. Може да е необходимо да се променят или актуализират, или можете да бъдете в ситуация, в която ще трябва да го напишете, започвайки с нулата. Звучи страшно, но всъщност е много, много, много Внимателен списък. Вижте стъпка 1, за да започнете.

Стъпка

Част 1 от 3:

Регистрация на котката си

един. Изберете вашия формат. Няма верен или грешен начин да пиша. Във всеки случай, вашата компания може да има набор от котки, на които можете да търсите насоки за форматиране, като се изпълняват като цяло, колкото за предпочитане изглежда. В този случай използвайте съществуващия CTI като шаблон. Ако това не е, имате няколко опции:

Прост стъпка по стъпка формат. Подходящ е за рутинна кратка процедура, която има някои възможни резултати и доста точни. В допълнение към необходимата документация и инструкции за безопасност, това е просто маркиран списък, състоящ се от прости изречения, показващи читателя какво да правя.
Йерархичен етап по стъпка формат. Обикновено се използва за обемни процедури - повече от 10 стъпки, включително няколко решения за прилагане, усъвършенстване и терминология. Обикновено това е списък със списък с основни точки и алинеи в определен ред.
Формат схема. Ако процедурата е по-скоро карта с практически безкраен брой възможни резултати, използването на схемата става най-добрият избор. Този формат вариант трябва да изберете, когато резултатите не винаги могат да бъдат предвидени.

Изображение, озаглавено Напишете стандартна работна процедура Стъпка 2

2. Помислете за вашата аудитория. Има три основни фактора, които трябва да бъдат взети под внимание, преди да създадат свои собствени:

Предварително познаване на вашата аудитория. Са запознати с вашата компания и нейните процедури? Те знаят терминологията? Стилът на вашата презентация трябва да отговаря на знанията и дяла на участието на читателя.

Способността на езика на аудиторията ви. Има ли някакъв шанс, който "чете" ще бъде този, който не говори на вашия език? Ако такава вероятност е, по-добре е да се включи голям брой подписани изображения и диаграми.

Размерът на аудиторията ви. Ако много хора едновременно ще четат вашия sti (които са заети в различни роли), тогава трябва да форматирате документа, така че да е по-скоро като разговор в играта: потребител 1 завършва действието, следва потребителя 2 и т.н. скоро. По този начин всеки читател ще може да види как той или той става важен детайл от добре смазания механизъм.

Изображение, озаглавено Напишете стандартна работна процедура стъпка 3

3. Обмисли техен Знание. Всичко се свежда до това: дали сте най-добрият, за да го напишете? Знаете какво включва този процес? Как може да се обърка? Как да го направим безопасно? Ако не, тогава по-добре го пренасяте на някой друг. Лесно написани и какво е още по-лошо, неправилно написано, може не само да намали производителността и не само да предизвика неуспех на организацията, но може да не е безопасен и да има отрицателно въздействие върху вашата команда или околната среда. Накратко, не трябва да рискувате.

Ако сте били присвоени на този проект, или се чувствате принудени да го завършите (или задължени), тогава не се срамувайте да поискате помощ от хора, които изпълняват тази процедура всеки ден. Интервюто е обичайната част от всеки процес на създаване.

Изображение, озаглавено Напишете стандартна работна процедура Стъпка 4

4. Изберете между къса или дълга форма. Ако го пишете или актуализирате за група хора, които са запознати с протокола, терминологията и t.Не., Тя ще се възползва от използването на къси и бързи, повече като списък и написан на кратка форма.

В допълнение към основните цели и свързана с тях информация (дата, автор, идентификационен номер и др.Д.), всъщност е просто точен списък на стъпките. В този случай няма нужда от подробности или разяснения.

Изображение, озаглавено Напишете стандартна работна процедура стъпка 5

пет. Имайте предвид целта на вашата котка. Очевидно е, че имате процедура във вашата организация, която продължава да се повтаря отново и отново и отново. Но има ли специална причина, поради която това е полезно? Дали е необходимо да се съсредоточи върху сигурността? Мерки за съответствие? Използва се за учене или за ежедневна дейност? Ето няколко причини, поради които вашата котка е необходима, за да работи успешно вашия екип:

Всички спазвани стандарти

За да се максимизират производствените изисквания

Така че няма неблагоприятни въздействия върху околната среда

За да се гарантира сигурността

Така че всичко да върви в съответствие с графика

За предотвратяване на неизправности

Да го използвате като учебен документ

Ако знаете какво точно трябва да подчертаете котката си, тогава ще бъдете по-лесни за структуриране на всичко, написано около тези моменти. Също така ще бъде по-лесно да се види как е важна котката ви.

Част 2 от 3:

Писане на вашия St

един. Изберете желания материал. Като цяло техническият залог ще се състои от 4 елемента, В допълнение на Самата процедура:

Заглавна страница. Включва 1) Име на процедурата, 2) идентификационен номер, 3) дата на освобождаване или преразглеждане, 4) име на агенцията / разделение / клон, към който принадлежи, и 5) подписи на тези, които са подготвили и одобрили. Тя може да бъде украсена, както ви харесва, при условие, че информацията е представена ясно.
Съдържание. Необходимо е само ако е достатъчно дълго, за да осигурите лесна навигация. Тук ще намерите проста стандартна схема.
Качество гаранция / контрол на качеството. Инструкцията не може да се счита за добра, ако не може да бъде проверена. Прикрепете необходимите материали и подробности, така че читателят да е убеден да получи желаните резултати. Това може да съдържа или да не съдържа други документи, като например примери за оценка на теста.
Връзки. Уверете се, че сте изброяли всички горепосочени и значими връзки. Ако се обърнете към други неща, уверете се, че приложението има цялата необходима информация.

Вашата организация може да има друг протокол, различен от това. Ако можете да се обърнете към съществуващите неща, дайте тази структура и се придържайте към това, което вече е там.

Изображение, озаглавено Напишете стандартна работна процедура Стъпка 7

2. Уверете се, че следващото необходимо е само за инструкциите:

Цел и обхват. С други думи, опишете целта на процеса, нейните граници и как се използва. Включват стандарти, регулаторни изисквания, роли и отговорности, вход и изход.

Методология и процедури. Същността на въпроса е да се изброят всички стъпки с необходимите детайли, включително необходимото оборудване. Въведете последователни процедури и фактори за вземане на решения. Обърнете внимание на всички "какво, ако" и възможните пречки или мерки за сигурност.

Изясняване на терминологията. Показват съкращения, съкращения и всички фрази, които не се използват в изненадата.

Предупреждения за сигурност и здраве. Трябва да бъдат изброени в отделен раздел и Също така в допълнение към стъпките, за които се отнасят. Не украсявайте този раздел.

Оборудване и материали. Пълен списък на това, което е необходимо и кога, където може да се намери, стандартите на оборудването и t.Д.

Предпазни мерки и пречки. По принцип секцията за отстраняване на неизправности. Посочете, че тя може да се обърка, какво да обърне внимание и какво може да попречи на крайния перфектен продукт.

Всяка от тези теми в независима раздел (обикновено те са обозначени с букви или цифри), така че вашите сита не стават подробни и объркващи, както и лесно да го навигират.

Това не означава, че списъкът е изчерпателен - това е само върхът на процеса на айсберга. Вашата организация може да извади други точки, които изискват внимание.

Изображение, озаглавено Напишете стандартна работна процедура Стъпка 8

3. Уверете се, че текстовете на кратка написани от вас и лесно четливи. Разликата е, че аудиторията ви не избира четенето им като забавление. Препоръчително е да го направите кратко и ясно - в противен случай ще бъдат разпръснати или ще разгледат този документ от ArchHasslements и трудно за възприемане. Като цяло, опитайте да съкратите предложенията колкото е възможно повече.

Тук лоша пример: Уверете се, че сте почистили целия прах от вентилационните мини, преди да започнете да ги използвате.

Тук добре пример: Преди да използвате прах за сън от вентилационни мини.

Като цяло, не използвайте "вие". Това трябва да означава. Говорете в активен залог и стартирайте изречения с екипни глаголи.

Изображение, озаглавено Напишете стандартна работна процедура Стъпка 9

4. Ако е необходимо, помолете персонала, който участва в този процес, как те изпълняват тази задача. Най-нежеланото нещо, което трябва да направите, е да пишете неправилно. Вие рискувате сигурността на вашия екип, тяхната ефективност, времето си и объркнете установения процес, не поставяйте никаква душа в нея - това е това, което съотборниците ви могат да намерят малко обидно. Ако имате нужда, задайте въпроси! Трябва да сте прав.

Разбира се, ако не знаете, вижте няколко източника, обхващащи всички роли и отговорности. Един член на екипа не може да следва стандартния STI или друг участник може да бъде включен само в процеса.

Изображение, озаглавено Напишете стандартна работна процедура стъпка 10

пет. Подправки големи парчета текстови графики и схема. Ако имате стъпка или две особено страшни, след това улеснете възприятието от читателя чрез някаква диаграма или схема. Тя ще направи текст лесен за четене и да даде на мозъка малко почивка, за да го разбере във всичко. Така че текстът ще изглежда по-пълно и добре написано, което е по-добре за вас.

Не ги включвайте само за да надуете нашия обем - това се прави само ако е необходимо, или в случай на опити за премахване на езиковата бариера.

Изображение, озаглавено Напишете стандартна работна процедура стъпка 11

6. Уверете се, че всяка страница на документа има нотация за контрол. Вашите сита може би една от многото - следователно, ние се надяваме, че вашата организация има някаква обширна директория на базата данни със специфична система за връзка. Вашият Sti е част от тази референтна система и следователно се нуждае от определен тип код, за да го намерите в ред. Ето защо обозначенията са полезни.

Всяка страница трябва да има кратко име или идентификационен номер (ID), номер на версия на документи, дата и номер на номер на страницата "в горния десен ъгъл (за повечето формати). Може да се нуждаете или не се нуждаете от бележки под линия (или да ги съхранявате в бележки под линия), в зависимост от предпочитанията на вашата организация.

Част 3 от 3:

Гаранционен успех и точност

един. Тестови инструкции. Ако не искате да го тествате, е възможно това да не е достатъчно написано достатъчно. Намери някой с Ограничено знание процес (или човек, който представлява обикновен читател), така че да се възползва от стъпките ви като ръководство за действие. Какви проблеми са срещнали? Ако е така, вижте ги и извършете необходимите модификации.

Най-добре, когато има група хора за тестване. Различните хора ще имат различни въпроси, като позволяват да се разшири число (надежда за полезни) отговори.
Не забравяйте да тествате инструкциите на този, който никога преди не е правил това. Човек с предварителни знания ще разчита техен Знания за постигане на целта, а не на вашата работа и това ще бъде победено.

Изображение, озаглавено Напишете стандартна работна процедура стъпка 13

2. Показват тези, които наистина изпълняват процедурата. В края на деня наистина ли Няма значение какво мисли за вашето ръководство. Има значение какво мислят за тези, които всъщност работа. Така, преди да изпратите работата си до одобрение, покажете го на тези, които ще го изпълнят (или изпълняват). Какво мислиш те?

Позволявайки им да участват в процеса и да ви позволят да почувствате част от този процес, ще доведат до тяхното местоположение да вземат вашето. И неизбежно фактът, че те ще имат отлични идеи!

Изображение, озаглавено Напишете стандартна работна процедура Стъпка 14

3. Покажете вашите консултанти и екип за осигуряване на качество на екипа. Веднага след като екипът да даде добро напред, изпратете го на вашите съветници. Може би те имат по-малък достъп до актуално съдържание, но те ще ви уведомят дали отговарят на изискванията за регистрация, ако нещо липсва и конфигурира всичко това за официално и за въвеждане в системата.

Изпратете го на одобрението, като използвате системи за управление на документи, за да предоставите път за одит на привеждането в съответствие. Това варира от организацията до организацията. Като цяло се нуждаете от всичко, за да отговорите на изискванията и насоките.

Ще са необходими подписи и повечето организации днес нямат проблеми с помощта на електронни подписи.

Изображение, озаглавено Напишете стандартна работна процедура Стъпка 15

4. Веднага след като бъде одобрен, започнете да го прилагате. Това може да включва прилагането на официално обучение на персонала (включително обучение в публиката, компютърното обучение и t.Д.) или може да означава, че вашата хартия може да бъде висяла в банята. Така че това е, да го направи! Опитвали ли сте за това. Време за признаване!

Уверете се, че вашите сита остават от значение. Ако някога стане остарял, актуализирайте го, одобрете и предайте актуализацията си и преразпределете как е необходимо. Безопасността, производителността и успехът на вашия екип зависи от това.

Съвети

Проверете разяснения. Уверете се, че няма различни интерпретации. Покажете инструкциите на някой, който не е запознат с процеса и го помоли да ви каже мнението си за това - може да се изненадате.
Не забравяйте да свържете заинтересованите страни, където е възможно, така че документираният процес е действителният процес.
Използвайте блокове диаграми и визуални изображения, за да направите читателя самия процес.
Погрижете се за документа, за да видите хората, преди да бъдат одобрени.
Използвайте прост език, за да обясните стъпките.
Уверете се, че историята на документа е регистрирана във всяка модифицирана версия.

Преди да напишете своята собствена, проверете наличността на готовата версия. Може би просто трябва да направите няколко бързи редакции. Въпреки това се уверете, че все още сте препращали техните!