Как да пиша инструкции (с илюстрации)

Набор от инструкции трябва да помогне на читателя да изпълнява задачата бързо, ефективно и успешно. Важно е да се предоставят всеки детайл. Пропуск или грешки могат да разстроят читателя. Използвайте нашите препоръки, за да напишете набор от инструкции.

Стъпка

Част 1 от 4:

Подготовка за писане на инструкции

един. Разгледайте целевата си аудитория. Това е първото нещо, което трябва да направите, когато пишете инструкцията. За кого пишеш? Тези хора експерти или начинаещи? Познаването на публиката ви помага правилно да изберете думи, използвайте необходимата степен на детайлност и методология за структуриране на информация.

Например, ако обясните как да печете торта към професионален готвач, тогава не е необходимо да обяснявате как да смесвате съставките, защо е важно да принесете яйца в стайна температура или разликата между обикновеното и палачинското брашно. Ако обясните това на онези, които не знаят как да се подготвят, наличието на тези определения и обяснения може да повлияе на вкуса на завършена торта.
По-добре показват прекомерна предпазливост и не се чувствайте за публиката като експерти. Тогава вашите инструкции ще бъдат ясни и лесно ще ги спазват.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 2

2. Посочете всички необходими инструменти. Преди да започнете, трябва ясно да посочите какво е необходимо за успешно прилагане на инструкциите. Това може да бъде списък на съставките или необходимия инвентар.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 3

3. Следвайте задачата. Най-добрият начин да напишете полезни инструкции - да направите процеса на попълване на задачата. Така че ще запишете всички подробности. Ако възстановите процеса на паметта, не можете да си спомняте всички подробности. След това намерете този, който ще изпълни задачата на вашите записи. Нека коментират всякакви странни или неразбираеми действия, споменати в текста.

Бъдете внимателни и не пропускайте нищо. Ако пропуснете важни стъпки, читателят няма да може да задача. Също така се уверете, че всички действия са в правилния ред.

Например, ако кажеш "Разбъркайте съставките с миксер. Поставете във фурната, предварително загрята до температура от 350 градуса, "четецът може да мисли, че поставяте купа за смесване във фурната.

Част 2 от 4:

Инструкции за писане

един. Бъдете по-лесни. Ефективната инструкция е проста. Не използвайте дълги, сложни структурирани елементи. Вместо това използвайте кратки ясни изречения, етикетиране на списъци и илюстрации.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 5

2. Използвайте думи, обозначаващи действия. Инструкциите трябва да бъдат попълнени с доказателства и описания. Започнете с глаголи. В същото време читателят получава ясен призив за действие. Всеки етап трябва да звучи като екип, използвайте фабриката.

В определения или обяснения се опитайте да използвате кратки дизайни.

Например, кажете ви "добавете две яйца" вместо "две яйца трябва да се добавят към тестото за торта".

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 6

3. Добавете само необходимата информация. Когато добавяте допълнителна информация, уверете се, че използвате само необходимите. Запитайте се: "Трябва ли да знам тази дефиниция, за да разбера инструкциите?"Или" трябва ли читателят се нуждае от този съвет, за да приложи успешно инструкциите?"

Въздържайте се от добавяне на ненужна информация. Ненужните дефиниции, етапи или информация могат да объркат вашите читатели, да усложнят изпълнението на инструкцията.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 7

4. Използване на жалби. Текстът на инструкциите трябва да бъде като разговор с читателя. За да направите това, използвайте думата "вас". С него лично ще прекарате читателя през всички точки.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 8

пет. Бъдете конкретни. Инструкцията трябва да бъде изключително специфична. Пишете само за това, което трябва да знаете. Посочете кой начин да включите ключа колко крака се използва при ходене или как трябва да изглежда завършената торта.

Създаване на точни стойности. Ако някой трябва да намали 7,8 см от дъската, така кажете.

Например, когато изготвяте кулинарна рецепта, не чакайте до четвъртия етап: "Преди смесване на съставките, потърсете брашно и загрейте яйцето до стайна температура."

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 9

6. Поставете действията последователно и използвайте времеви наречия. Това ще помогне да се свържат стъпките помежду си, както и вашите мисли ще изглеждат по-свързани. Инструкциите обикновено се състоят от последователни действия и входни думи. Той помага на читателя стъпка по стъпка да разбере инструкциите.

Някои въвеждащи думи: Първо, тогава, след това, след това, след това.

Част 3 от 4:

Структура на инструкцията

един. Напишете уводната част. Преди да продължите с подробни инструкции, трябва накратко да въведете читателя в случая. Във Въвението е обяснено, че читателят ще може да направи след като прочете инструкциите. Той също така съдържа преглед на всички действия. Тя трябва да бъде кратка и разбираема.

Декларирайте целите на инструкцията, на която е предназначена и в каква ситуация.
Може да бъде изяснено, за което инструкцията не се вписва.
Също така във въведението можете да добавите някаква обща информация за темата.
Въвеждането съдържа предупреждения или информация, която читателят е необходим, преди да работи с самия инструкция. Но не забравяйте, че повечето хора ще пропуснат въвеждането, така че не пишете тук за нещо важно, което вече няма да се среща в текста.
Например, "тези инструкции предоставят информация за това как да пекат шоколадова торта. Първият раздел обяснява как да се комбинират мокри и сухи съставки, а вторият раздел обяснява как да пече торта правилно ".
Поставете стъпките в правилната последователност. Инструкциите трябва да отидат в определен ред. Всички действия трябва логично да копаят един от другите. Преди да споменете втория етап, разкажете ни за първия. Поръчката е ключ в инструкциите за писане.
Ако процедурата не е особено важна, започнете от най-важното.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 11

2. Поставете инструкциите си в ред на нужда. Инструкциите са съставени от последователни взаимосвързани действия. Преди да седнете за писане на инструкции, трябва да решите кои стъпки са необходими. Това е, трябва да изберете, без което е невъзможно да започнете да изпълнявате задачата.

Например, ако печете тортата, ще трябва да нагрявате фурната, да смесите съставките и да направите глазура, в противен случай няма да работи.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 12

3. Плъзнете инструкциите за индивидуални задачи. В повечето инструкции трябва да бъдат завършени няколко задачи, за да завършат успешно целия процес. Организацията на инструкциите под формата на отделни позиции за всеки етап ще спомогне за лесно четене и разбиране.

Например, по време на ремонта на автомобила има много състояния, които трябва да бъдат извършени, преди да достигнем двигателя. Трябва да поставите колата на жака, премахнете няколко части от колата или премахнете корпуса. Всяка от тези задачи изисква отделен набор от инструкции. Всяка задача е по-добре да се разделят на няколко части с подробни инструкции за всеки.

Тези части, като стъпките, се извършват последователно. Не можете да премахнете корпуса на двигателя, без да поставяте предварително кола към жака или да премахнете елементите, които са блокирани. Действията трябва да бъдат изброени в реда, в който времето трябва да бъде изпълнено.

Във всеки параграф трябва да бъде около 10 стъпки. Ако броят на стъпките се увеличи, намерете друга задача или част, за да се раздели процедурата за желания брой стъпки.

Тя помага да се проследи напредък. Така че човек винаги знае кога успешно изпълнява част от инструкцията. В допълнение, ако е направена грешка, можете да го върнете и да го поправите, с нея няма нужда да препродавате всичко напълно.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 13

4. Ясно обозначава всяка задача. За да помогнете на читателя да разбере инструкциите, маркирайте всеки от неговите ясни думи. Заглавието на задачата трябва да включва нещо, което е посветено на конкретна задача или част от нея. Читателят трябва да разбере задачата, която ще бъде извършена, преди да я върне.

Изображение, озаглавена Инструкции за запис Стъпка 14

пет. Поставете всеки етап от едно изречение. Тези предложения трябва да бъдат кратки, всяко предложение следва да включва само един етап. Това гарантира, че нарушавате задачата за индивидуални действия, вместо да се разбивате на няколко стъпки.

Ако етапът включва съседен ефект, който трябва да бъде завършен в него, последователно обяснява действието в същото изречение. Например, "преди пълнежа на тортата под формата, покрийте повърхността на тигана с течност от изгарянето" или "покрийте повърхността на тигана с течност от изгарянето. След това изсипете тортата във формата."

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 15

6. Предоставят възможност за проследяване на успеха на стъпките. Важна характеристика на полезната инструкция е да помогне на читателя да проследява тяхното изпълнение. Може да изглежда така: "Когато ___________, ще видите _________".

Например, "когато тортата е направена, завъртете клечката в центъра. Ако клечката за зъби е чиста, тортата е готова ".

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 16

7. Посочете, ако е възможно, някои алтернативи. Понякога същото може да се направи по няколко начина. Не забравяйте да обясните всички възможни начини, по които може да се извърши действие.

Ако в определена ситуация има възможност да се изпълни някакъв етап по-добър, посочете го.

Ако е възможно да се направи изпълнението на сцената по-лесно, по-евтино или по-ефективно, не забравяйте да разкажете за това.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 17

Осем. Ако е необходимо, използвайте подмета. Може да се наложи някои действия да бъдат разбити на малки стъпки. Тези стъпки трябва да се използват само ако са твърде малки, за да обмислят техните независими инструкции. Малките стъпки ще помогнат за счупване на голям етап от отделни части или да изберете последователност от действия.

Добавете допълнителна информация към малки стъпки. Това може да бъде повече информация за големия етап, например, тъй като нещо изглежда преди и след това или защо целият етап е толкова важен.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 18

девет. Поставете предупрежденията и условията в началото. Ако има неща, които читателят трябва да знае, направете или разберете, преди да започнете задачата, уверете се, че сте започнали описание на сцената от тези неща.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 19

10. Предскажете проблеми. Помислете за места, където вашите читатели могат да срещнат трудности. След това предлагайте препоръки за отстраняване на неизправности. Можете също да дадете примери за това, което може да се обърка, ако читателят е погрешен на текущия етап.

Този етап е особено важен. Ако сте работили в инструкциите си, вече ще знаете къде има шанс да се изправите пред проблеми. Ето защо трябва самостоятелно да правите на практика процеса, който описвате.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 20

единадесет. Попълнете инструкциите. Много е важно. Някои инструкции все още не са завършени, дори ако последният нокът е отбелязан или тортата излиза от пещта. Помислете какво друго да направите. Ако имате какво да мислите за въпроса "Какво следва?"Така че все още имате стъпките за добавяне.

Част 4 от 4:

Завършване на инструкцията

един. Инструкции за форматиране. Когато пишете инструкциите, уверете се, че тя е конструирана ясно и ясна. Висококачественото форматиране помага на читателя да разбере как да прочетете инструкциите и да не се обърка.

Използвайте заглавия за определяне на всяка отделна част от инструкцията.
Използвайте номерата, за да носите стъпките.
Използвайте маркери за спиране на алтернативни действия, допълнителна информация или нещо друго в стъпките.
Визуално разделете стъпките. Оставете място между етапите, за да покажете границата.

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 22

2. Изберете грандиозно заглавие. Заглавката към инструкциите трябва ясно да докладва какво разказва.

Например, "инструкции за приготвяне на шоколадова торта без яйца" звучи много по-специално от "шоколадова торта".

Изображение, озаглавено Пишете инструкции стъпка 23

3. Използвайте графики или графики, ако е необходимо. Някои инструкции се нуждаят от диаграми, рисунки, статистика или други визуални средства. Пълни инструкции. Изображението трябва да повтаря информацията, дадена в текста, но да не дава нова информация. Изображенията са само спомагателен материал в инструкциите.

Уверете се, че изображението е до конкретната част на текста. Тя може да бъде разположена над, под или до стъпка, към която.