Как да се научите да пишете разбираеми инструкции

Ако сте учител или автор на техническата документация, тогава вероятно трябва да пишете инструкции редовно. За други хора такава задача може да бъде доста сложна. Случва се, че авторът на инструкцията пропуска важна стъпка, защото изглежда очевидна или обърква читателите си с голям брой действия в една точка. Ако искате да научите как да пишете точни инструкции, първо трябва да разберете как да изпълните задачата. След това опитайте буквално да следвате инструкциите си и се уверете, че те определено обясняват как да се справят с случая.

Стъпка

Част 1 от 3:

Как да се справим с задачата

един. Съберете необходимите материали. Първо трябва да се запознаете с задачата да напишете налична инструкция. Съберете всички необходими инструменти и неща, след което ги разпространявате приблизително в реда, в който ще ги използвате, за да разрешите проблема.

Запишете всичко необходимо. Можете да прикачите списък с необходимите инструменти или материали в инструкциите.

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 2

2. Изпълнете задачата си. Дори ако многократно сте решавали такава задача, се препоръчва да повторите всички действия отново, така че да не забравяте всякаква важна стъпка в инструкциите.

Ако задачата ви е позната, аз със сигурност ще направя желание да отида по най-краткия начин. Опитайте се да извършите всички необходими действия и да посочите важна информация, която може да бъде неизвестна на читателя.

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 3

3. Направете подробен план. След всяка стъпка пишете действията си. Така че ще бъде по-лесно да запазите логическата процедура в инструкциите. Алтернативно, следвайте задачата и маркирайте действията, за да не се объркат.

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 4

4. Определят целевата аудитория. Инструкциите за същата задача могат да бъдат написани на различни езици в зависимост от целевата аудитория. Вашите инструкции за възрастни вероятно няма да бъдат като инструкции за тийнейджъри.

Вземат предвид мотивацията. Инструкции за деца, които трябва да изпълнят проекта, ще се различават от инструкциите за родители, които помагат на децата да се справят с проекта.

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 5

пет. Напишете груба версия на кратко въведение. Във Въвението, кажете на читателите, каква задача могат да изпълняват с помощта на вашите инструкции и кой резултат може да се получи, ако искате да следвате инструкциите. Трябва да се знае, че повечето читатели ще пропуснат въвеждането или просто няма да обърнат специално внимание, така че не посочват ключова информация и важни предупреждения във въведението.

Ако въвеждането съдържа важно предупреждение, то също трябва да бъде дублирано в действия по стъпка в случай, че читателят ще пропусне въвеждането.

Например, ако обясните как да приготвите сандвич с орехов паста и сладко, след това във въведението можете да споменете, че такъв сандвич е просто и полезно ястие за закуска или обяд за всяко дете.

Част 2 от 3:

Как да пиша инструкции

един. Разделете задачата за прости стъпки. Всяка стъпка трябва да се състои само от едно действие, а не две или повече. Ако елементът съдържа повече от две изречения, тогава тя може да бъде разделена на две прости предмети.

Например, вместо това "Заключете яката около врата на домашния любимец и затегнете каишката" Показан "Прикрепете яката около врата на домашен любимец" и "Затегнете каишката към яката".
По този начин, "Прикрепете яката около врата на домашен любимец" ще бъде първата стъпка и "Затегнете каишката към яката" - втори.

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 7

2. Започнете всеки елемент от активния глагол. Всяка стъпка трябва да направи действие. Необходимо е да се използват глаголи, които ще покажат читателя, кои действия трябва да изпълните, за да завършите тази стъпка.

Пишете за това, което трябва да направите, и да не знаете или мислите.

Например, ако обясните как да ходите на PSA, тогава "Уверете се, че яката е плътно да седи на кучешкото куче" е по-ефективна фраза от "Научете подходящия размер на яката".

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 8

3. Спазвайте логическата последователност на действията. Представете си, че вашият читател ще започне да изпълнява действия веднага след като прочете първия елемент. Като правило, никой не чете инструкциите веднага от началото до края. Ако читателят трябва да знае нищо, за да извърши действие от този елемент, посочете информацията в параграфа.

Ако действията от този елемент могат да бъдат опасни, тогава посочете предупреждение в този параграф, а не във въвеждането или в края на инструкцията, когато е твърде късно.

Използвайте съвети, които ще помогнат на читателя да определи какво правилно завърши тази стъпка. Например, напишете: "Яката е фиксирана правилно, ако между врата на PSA и яката се поставят два пръста".

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 9

4. Внимателно вземете думи. Използвайте прости думи, които ще бъдат разбрани за всички. В повечето случаи е по-добре да се прави без жаргон и специални термини. Ако терминът е необходим, тогава дайте кратко и просто определение.

Например, ако обясните как да подадете иск, тогава без правно отношение не е така. В този случай първо дайте проста дефиниция и след това посочете термина, който се използва в съда.

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 10

пет. Опишете положителни действия. Като правило е по-добре да се информира читателят, че трябва да направи, а не това, което не трябва да правите. Ако човек чете инструкции, той конфигурира да изпълнява задачата. Не казвайте какво не е необходимо да правите, в противен случай може да се обърка и все още да изпълнява това действие.

Така че в случая на яката по-добре да се уточни "Уверете се, че яката е плътно" Вместо фраза "Не използвайте прекалено малка яка".

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 11

6. Пишете във второто лице. Местоимение "Вие" Позволява ви да се свържете директно с читателя и да избягвате объркване. Читателят определено ще разбере какво трябва да се направи, за да се справи с задачата и няма да започне да се съмнява.

Например, ако пишете "Лостът трябва да бъде в долната позиция", Тогава читателят ще започне да познава кой трябва да понижи лоста. "Трябва да намалите лоста" или дори "Намалете лоста" просто няма да остави мястото за съмнение дали тя трябва да изпълнява това действие.

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 12

7. Посочете други опции. Някои действия могат да бъдат изпълнени по няколко начина. В този случай посочете алтернативни методи, така че читателят да избере предпочитания вариант.

Например, ако обясните как да приготвите сандвич с маслото и сладко, можете да добавите: "Използвайте масло от бадемови ядки в случай на алергии към фъстъци".

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 13

Осем. Използвайте визуални изображения. Със сигурност сте позната фраза "По-добре да видите веднъж, отколкото да чуете сто пъти". Така че в случай на инструкциите имиджът или схемата могат по-достъпни за обяснение на същността на действието от подробно описание.

В случай на технически инструкции, уверете се, че читателят ще може да обмисли действия в изображението. Инструментите или ръцете не трябва да обвиняват основния процес.

Част 3 от 3:

Как да проверявате инструкциите

един. Организиране на инструкции под формата на блокове на действие. Някои сложни задачи могат да се състоят от няколко блока. Ако съраунд задачата включва няколко блока, разпространете ги в няколко секции.

Ако сте номерирани стъпки, номерацията трябва да започне първо във всеки раздел. Така че читателят ще изпита радостта от завършена задача след всяка секция.
Разделете задачата да блокирате, дори ако тя не се състои от частично независими действия. Твърде много стъпки могат да обезкуражат читателя.

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 15

2. Изпълнете задачата на вашите инструкции. Ако не успеете да се справите със задачата на инструкциите, които сте написали, тогава за другите те също ще бъдат безполезни. Също така помолете приятелите да следват вашите инструкции и да разберете какви трудности те се сблъскват.

Понякога трябва да проверявате инструкциите няколко пъти, особено с голям брой стъпки или сложни действия.

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 16

3. Направете необходимите промени. Таговете и граматичните грешки могат да унищожат наличните инструкции, в резултат на което читателят няма да може да използва вашите инструкции. Прочетете текста предварително и в обичайната последователност за откриване на всички грешки.

Ако се съмнявате в редакционните си умения, тогава помолете приятел да прочете инструкциите.

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 17

4. Посочете списък с необходимите инструменти и материали. Такъв списък ще бъде много полезен, ако задачата не се извършва без конкретни инструменти. Поставете списъка по-близо до началото на текста, така че читателят незабавно да подготви материали и само след това започна да работи.

Представете си какво трябва да напишете рецепта за готварска книга. В началото на рецептата винаги ще се посочва списък с продукти и кухненски прибори, без които е невъзможно да се подготви ястие.

Изображение, озаглавено Пишете ясни инструкции стъпка 18

пет. Посочете необходимите предупреждения. След проверка на инструкциите може да се окаже, че задачата е само скрити опасности, които не са отразени в текста. Поставете читателя да знае, че прави предпазни мерки.

Например, в инструкциите как да варят вода, трябва да се съобщава, че чайникът ще бъде горещ, преди водата да започне да кипи.