Как да отговорим на повикване по време на работа: 6 стъпки

Създайте професионален образ на работа, важен за успех в кариерата. Как говорят роклите, взаимодейства с колеги, клиенти и мениджъри винаги се запомнят. Отговорите на обажданията са това, което прави всеки служител, независимо от позицията му на работа. Отговорът на повикването на работното място трябва да бъде ясен и оптимистичен, така че абонатът да се чувства комфортно и е конфигуриран по позитивен начин.

Стъпка

един. Говорете бавно и ясно, че абоната може да разбере какво казвате. Спестено, уверен тон с ентусиазъм и приятелски. Повикващият ви вижда, затова се уверете, че тонът ви е спокоен и привлекателен. Представете си, че абонатът е точно пред вас и се усмихва. Усмивката често трябва да присъства на гласа ви. Уверете се, че не ядете, не пийте и не скачайте, когато отговаряте на телефонното обаждане.

2. Регулирайте скоростта и звука. Някои хора казват малко по-силно по телефона, отколкото обикновено. Говорете с нормален обем и не викайте. Направете дълбоко дъх, преди да вдигнете телефона и да говорите бавно.

Изображение, озаглавено отговор на телефона на работното място стъпка 3

3. Използвайте стандартен поздрав. Вашият поздрав трябва да включва стандартни думи, като "добро утро" или "добър ден". Благодаря на човека за обаждането, представете си себе си, след това една компания или отдел и попитайте как можете да бъдете полезни.

Избягвайте подаването на абонат твърде много информация, веднага щом отговори на повикване. Искате клиента да си спомни кой говори. Дайте му само необходимата информация. Ясно и кратко поздрав трябва да звучи така: "Добро утро, благодаря за обаждането е компания. Джо казва с теб, отколкото мога да ти помогна?".

Изображение, озаглавено отговор на телефона на работната стъпка 4

4. Бъди подготвен. Съхранявайте дръжката и бележката до телефона, за да запишете информацията, която повикващият може да споделя, ако трябва да предадете тръбата или да проведете проучване, за да отговорите на въпроса. Ако сте администратор, който отговаря на повикванията на много хора, запазете разделителния номер до телефона.

Image озаглавен отговор на телефона на работната стъпка 5

пет. Помнете името на абоната и професионално пренасочете го / нея. Ако това не е човек от вашите приятели, използвайте фамилното име, като г-н Смит или г-жа Кларк. Запишете името възможно най-скоро да не забравите по време на разговора.

Изображение, озаглавено отговор на телефона на работната стъпка 6

6. Преди да окачите телефона, задайте разрешение. Ако трябва да пренасочите обаждането до някой друг или да оставите абоната на линията, за да получите информация или да прекарате някакво обучение, за да отговорите на въпроса, попитайте дали абоната няма нищо против да остане на линията.

Съвети

Не забравяйте, че не е нужно да използвате думите на жаргон или съкращения, които абонатът няма да може да разбере. Бъдете чувствителни и останете спокойни и професионални, дори ако абонатът се оплаква или груб.
Избягвайте разсейването. Оставете това, което сте направили, и се съсредоточете върху телефонното обаждане, на абоната, за да изпратите цялото внимание. Вие не искате да изглеждате така, сякаш сте разсеяни и не можете да отговорите на въпроса или да помогнете.

От какво имаш нужда

Молив
Тетрадка