Как да бъдем добър секретар

Стъпка

2. Научете съвременните технологии. Устройството номер едно, с което секретарят работи, е телефонът, така че прочетете всички бутони и функции. Компютърната грамотност също е важна: повечето секретари трябва да могат да използват имейли и да работят с електронни документи. Също така е полезно да знаете как Създайте маса в Excel, и да могат да използват индустриални програми.

3. Да бъде надежден служител. Секретарят разчита на всичко и винаги. Ако никой не отговори на компанията или изгражда цяла опашка от хора, които чакат отговор, това е проявление на слабостта на компанията. Решаването на такива проблеми трябва да бъде приоритет за вас. Ако ръководството ви знае, че можете да разчитате на вас и винаги сте там, за да помогнете, тогава ще станете незаменим.

4. Уча Добре слушам. По-голямата част от работата на секретаря - слушайте хората. Чуйте въпроса на клиента по телефона, получавате необходимата информация - всичко това е само проявление на способността да слушате.Способността за правилно чуване на информацията ще ви направи по-ефективни. Ще можете да решите въпросите по-бързо, ако сте ясно разбрани, че питате човек.

пет. Направете бележки за всичко. Ако главата ви моли да направите нещо, запишете подробностите. Ако клиентът се обади, запишете информация за въпроса (име, информация за контакт, целева за повикване и т.н.). Бележки - чудесен начин да бъде организиран и те ще ви напомнят всички тези малки неща, които ще забравите без тези бележки след няколко часа. Вземете бележки в бележника и го запазете с вас през цялото време. Ще бъдете изненадани колко полезни воля те, особено ако се опитате да си спомните какво иска човек, който ви е повикан преди пет часа.

6. Отговорете на телефонното обаждане учтиво използване на стандартни поздрави. Например: "[име на фирма], добър следобед. Името ми е ххх, отколкото мога да ви помогна?"Опитайте се да отговорите след първото или второто телефонно обаждане. Неприемливо е хората да чакат повече от една минута (вярват на думата, това е много по-дълго, отколкото си мислите).

7. Запознайте се с всички куриери или хора от услугата за доставка със същия професионализъм и уважение като всички други посетители. Уверете се, че вашият подпис.Може би куриерите се нуждаят от насоки, където да напуснат пакетите. Уверете се, че се свързвате с подходящия персонал с този проблем.

Осем. Лечение на клиенти, които идват в офиса ви, учтиво. След като посетителят представя и разказва кой дойде, контакт с кого дойде посетителят и ме уведомете, че дойдоха при него. Стандартна фраза за такъв случай: "Татяна Ивановна, г-н Петров дойде при вас от корпорация XXX. Имате среща в 14 часа.Винаги разпознават името и фамилното име на посетителя, както и компанията, която представлява. Също така е полезно да разберете дали има среща. Служителят, който дойде в посетителя, трябва да ви каже къде да стигнете до посетителя и колко да чакате заседанието.Можете да кажете на посетителя: "Татяна Ивановна ще струва 5 минути. Седнете, моля".

2. Бъдете винаги готови да поздравите клиента. Винаги е важно - Добре дошли приятелски настроени. Дори ако трябва да завършите бизнеса си, преди да можете да помогнете на човек, е важно да го поздравите, за да се почувства забележим и да знае, че скоро ще му помогнете.

3. Бъда учтив. Показват уважение към хората. Отнасяйте се като най-важният човек, който влезе в офиса ви в този ден. Това е вашата работа. Никой не причинява, че сте останали в движение сутринта, имате заплашна нова чанта или сте загубили любимия си диск. Всички лични дела напускат у дома. Дори ако не харесвате клиента или начина си на поведение - се преструвайте, че сте щастливи да го видите. Уверете се, че човекът е напълно отпуснат и се радва да общува с вас.

4. Облечете се съответно. Представяте компанията си, така че трябва да се обличате съответно. Купете дрехи, подходящи за офис. Ако сте секретар в определен тип компания (като магазин за облекло), можете да си купите нещо от нещата, които предлагат магазини. Опитайте се да се обличате консервативно, освен ако работите на такова място, където модата, стилът или други фактори са номинирани за преден план.

• Не се смесвайте лично с работник. Това правило също се отнася до използването на мобилни телефони и имейли. Отделът за информационни технологии може да проследява вашата компютърна дейност.
• Не забравяйте кой ви плаща заплата и винаги ги назначават.
• Бъдете учтив с лидерите, изяснете дали можете да помогнете с допълнителни задачи в свободното си време.
• Напишете бележници на хартия за копиране и нека да подадем второ копие на човек, с което е предназначена. Или използвайте Notepad, към който е лесно достъпно, за да запомните името или телефона.
• Сортиране по пощата обикновено е част от работата на секретаря. Разберете на първия си ден, както идва пощата, която го носи и кога.
• Намерете някой, който може да ви замени, когато отидете в тоалетната, да се срещнете, обяд, на почивка. Така че ще избегнете появата на яростни хора, които чакат за връщането ви.
• Попитайте колегите, независимо дали се нуждаят от помощ в нещо. По-добре да се сприятелявате, помагайки на хората, отколкото врагове, които ще се оплачат от вас.
• Винаги показвайте желанието да направите нови задачи, както и рутинни задачи.Знанието идват с опит.

• Никога не казвай: "Аз не го правя, това е това". Ще бъдете закрепени по-бързо, отколкото казвате третата си "тя".
• Не се преструвайте добре. Хората ще го видят. Вместо това вие искрено се чудите, че човекът е любезен, уважаващ. Ако не можете да го направите, не работете в рецепцията.Вие влошавате репутацията на вашата компания. Намерете офис работа, на която можете да стоите настрана от общественото око.
• Никога не се присъединява към аргумента с обаждащия се или посетителя. Преведете ги на главата си.