Как да организирате конференция: 6 стъпки

Получавахте бемоментална задача - да организирате конференция, която води до огромен списък от случаи. Има място за конференция, списък на гостите, материали, технологии и дори хладни напитки, за които си струва да се мисли и планира. Ако започнете да съжалявате за това ново доверие в шефа си, извършете това, по-бавно, преведете духа и знайте, че имате всички умения, за да разберете как да организирате конференция.

Стъпка

един. Запишете целите и дневния ред. Ще трябва ясно да определите какво се надявате да постигнете с тази конференция, защото тя ще определи останалите решения. Знайте какво искате да предадете и на кого, преди да започнете други дейности в организирането на конференцията, да улесните по-нататъшния стрес.

2. Разработете бюджета си. Няма какво да се прави, докато не определите колко пари трябва да похарчите като цяло, а след това да разделите тази сума по срещи, като например мястото на конференцията, материалите и начинаещите такси. Придържайте бюджета си и ако сте преминали отговорностите, уверете се, че вашите асистенти също се придържат към техните парични граници.

Изображение, озаглавено организира Стъпка 3 на конференцията

3. Изберете местоположение на конференцията. Когато търсите място, помислете за броя на участниците, удобството на местоположението, паркинга и близостта до обществения транспорт, летището и хотела. Вашата цел за намиране на място за срещи за провеждане на конференция е да направите тази конференция възможно най-лесна за участниците си.

Изображението, озаглавено организира Стъпка 4 на конференцията

4. Определете менюто. Когато организирате конференция, трябва да помните, че участниците няма да искат да седят цял ден без добра храна и мнозина не знаят какво се предлага в близкия район. Мислете, ако ще наемете услугата, за да направите закуска, обяд и закуски или администрацията на конференцията, която сте избрали, ще осигури храна.

Изображение, озаглавено организира Стъпка 5 на конференцията 5

пет. Насладете се на подкрепата на персонала на заседанието на конференцията. Ако сте избрали място, че конференциите са известни, използвайте този безценен ресурс. Това е този персонал всеки ден и трябва да може да отговаря на всякакви въпроси или проблеми и да предостави съвети, ако е необходимо.

Изображение, озаглавено Организиране на конферентна стъпка 6

6. Настояват за репетиции. След като сте завършили всички подготовки за вашата конференция, не оставяйте нищо на волята на делото, останете с останалите участници, ако конференцията трябва да започне скоро. Се появяват в проверката на конференцията и среща с персонала в навечерието, че е уверен, че всичко е на място и се грижи за последните подробности.

Съвети

Попитайте предварително ораторите, ако някое допълнително оборудване, необходимо за техните изпълнения, като подиум, телевизор, големи екрани или компютри.
Разберете дали някой от участниците в конференцията има специални хранителни изисквания при подготовката на менюто.
Как да сравнявате цената на сайтовете, също попитайте за цената на храната, водата, напитките и t.Д. Те могат да бъдат много скъпи.
Помислете за целта на конференцията, когато оборудването за помещение: осигуряване на стая за седнала аудитория или със седалки и тръстики за бележки.