Как да напишем дневен ред за срещата

Никой не обича продължителни срещи. Ако трябва да напишете дневния ред, опитайте се да предотвратите такова развитие на събития. Направете ясен дневен ред, определете всички теми, които трябва да обмислят, както и времето, разпределено за всеки въпрос. Създавайте и следвайте плана за ефективно задържане на среща и не прекарвайте ценното време на колегите.

Стъпка

Част 1 от 3:

Направете основен план

един. Заявете информация от колеги. Хората ще участват активно в срещата, ако им позволите да повлияят на дневния ред. Слушайте предложения, които трябва да обмислите и да добавите подходящи въпроси към документа.

Можете да пишете имейли предварително или да отговаряте на всеки човек.
Извършват подготовка за 6-7 дни преди срещата, така че колегите да са успели да допринесат. Програмата трябва да бъде завършена 3-4 дни преди събитието.

Изображението, озаглавено, накарайте съпруга ви да се влюби в теб отново стъпка 13

2. Определят основната цел или цел. Срещата трябва да има конкретна цел: да вземе решение, да споделя информация, да прави планове за бъдещето или да предостави доклад. В този случай няма смисъл да се проведе среща.

Не е задължително да се ограничава до една цел. Например, можете да слушате доклада за напредъка, за да вземете важни решения за бъдещето.

Изображение, озаглавено Избор на агенция за набиране на персонал Стъпка 16

3. Фокусирайте се върху въпроси, които засягат повече двойки. Ако ситуацията може да бъде разрешена на среща само на двама колеги, тя не трябва да бъде включена в дневния ред. Опитайте се да използвате ценно време на срещата за решаване на въпроси, които засягат всички.

Например, ако с колега трябва да обсъдите нов проект, да организирате отделна среща.

Ако обсъдите въпроси, които засягат само няколко души, останалите смятат, че губите времето си. Освен това, за да съберем заедно голям брой хора винаги е трудно, затова се възползвайте от случая с ума.

Изображение, озаглавено Приемане на член 3 на семейството на LGBT

4. Намалете списъка с въпроси. Трябва да организирате правилно приоритетите. Не винаги е възможно да се вземат предвид всички въпроси, така че оставете само най-важното нещо.

Например, трябва да "одобрявате времето на проекти", да обсъдите "доклада за напредъка", "нови проекти", както и да имате "групово обсъждане на идеи". Тя може да бъде дефинирана, че груповото обсъждане на идеите е допустимо да се прехвърли другото време, ако нямате време.

Можете също така да планирате малки срещи за решаване на въпроси, които не попадат в дневния ред на Общото събрание.

Изображение, озаглавено Делегат Стъпка 10

пет. Първо разгледайте най-важните въпроси. При подготовката обикновено се препоръчва предимно да се повишат най-важните теми. Така че всеки ще може да обсъжда ключови въпроси, дори преди участниците да излязат от силите и да станат по-малко внимателни.

Например, въпросът за правенето на важни решения може да предшества доклада за напредъка (ако решенията не зависят от резултатите от доклада).

Ако срещата трябва да бъде завършена рано или някои участници трябва да напуснат, преди събитието да приключи, тогава всички важни въпроси вече ще бъдат решени.

Изображението, озаглавено на собствените си данъци Стъпка 24

6. Очертайте времето за обсъждане на всеки въпрос. Никога не знам колко ще продължи обсъждането на ситуацията, но е важно да има поне една обща идея. Да вземат предвид общата продължителност на срещата и броя на въпросите. Най-важните теми трябва да плащат повече време от други въпроси.

Например, график 30 минути за доклади за напредъка, 10 минути за обсъждане и 10 минути за гласуване на нови термини.

Ако не забавите времето, няма да имате време да разгледате дневния ред. Мислете за временен план предварително, защото може да се окаже достатъчно време за всички избрани въпроси.

Определете времевата рамка, като вземете предвид броя на участниците. Ако присъстват 15 души, и да обсъдят въпроса, за да разпределят 15 минути, тогава всеки ще има по-малко минути, за да говорят. Това е тесен график, дори ако всички искат да вземат думата.

Част 2 от 3:

Помислете за дневния ред

един. Започнете с главата за дневния ред и срещата. Заглавието трябва да покаже на читателя, който той чете дневния ред. Също така трябва да отразява основната тема на срещата. Изберете най-добрия опция и посочете в горната част на новия документ. Заглавието трябва да бъде просто и по същество.

Например, използвайте заглавието: "Програма на юлското събрание: обсъждане на идеи по нов проект", - или: "Програма на Асамблеята, август 2019 г.: Промяна на проектното време".
Използвайте обикновен бизнес шрифт като Times New Roman или Calibri.

Изображение, озаглавено да се сбогува с колегите стъпка 5

2. Резервно време за поздрави. В тази част присъстващите могат да кажат здравей един на друг. Необходимо е също да започнете среща и гласуване на основните въпроси.

Ако на срещата има много непознати хора, можете да излезете с обща тема.

Ако дневният ред е предназначен за голяма среща (например на конференцията), тази част ще отнеме много време. На срещата офис, поздрав обикновено отнема няколко минути.

Можете също така да предвидите началото на възможните промени в дневния ред.

Изображението, озаглавено Имате добра интервю за работа Стъпка 3

3. Думите на темите под формата на въпроси, за да се интересуват присъстващите. Кратки тези могат да объркат участниците на срещата. Въпросът съдържа специфичен контекст и ви позволява да мислите за ситуацията.

Например, вместо думите "проекти на проекти", по-добре е да се пише: "Възможно е да се прехвърли периода на проекта, като се вземе предвид увеличението на търсенето?"

Ако е необходимо, всеки въпрос може да бъде предоставен с кратко описание.

Изображение, озаглавено фокус върху проучвания Стъпка 6

4. Посочете приблизителното време срещу всеки въпрос. Не е необходимо да се посочва времето, но този подход ще помогне на хората да се подготвят. Например, ако е необходимо, те ще могат да поискат допълнително време.

Също така, участниците ще могат да намалят коментарите си, ако има малко време.

Изображение, озаглавено фокус върху проучвания Стъпка 12

пет. Помислете за процедурата за обсъждане на всеки въпрос от списъка. Поръчката ще определи вашия подход към темите. Например, ако трябва да обсъдите прехвърлянето на времето на проекта, тогава всички участници ще трябва да обмислят темата от различни страни. Уведомява процедурата, така че всички да разберат как ще се проведе срещата.

Например, за въпроса: "Възможно ли е да се измести времето на проекта, като се вземе предвид увеличението на търсенето?»- Можете да определите такава заповед:" 10 минути за обсъждане на текущото състояние на нещата, 15 минути, за да се посвети на въпроса за ускоряване на темпото на производство, 10 да се обърне внимание на аргументите и против, още 5 минути гласуване на изместването на крайните срокове ".

Изображение, озаглавено Стартиране на буква 1

6. Определят отговорните за всеки въпрос. Посочете кой трябва да вземе думата, когато обсъжда определена тема. За човек не трябва да е изненада. Обсъдете предварително въпроси и отразявате решението за дневния ред.

Ако прекарате цялата среща, тогава посочете този факт в горната част на дневния ред.

Изображение, озаглавено Изграждане на доверие в стъпка 6

7. Резервно време за почетни гости. Ако срещата се очаква на срещата, която ще участва в обсъждането на важни теми, тогава те трябва да разпределят отделно време. Всеки гост трябва да посвети една точка в дневния ред, дори ако те участват веднага в няколко теми. Така че ще бъде по-лесно да групирате въпроси и да планирате време.

По-добре да се свържете с гостите предварително и изяснете времето, необходимо. Това ще ви позволи да избегнете неудобство и конфликтни ситуации.

Изображение, озаглавено общуване ефективно стъпка 9

Осем. Оставете време за други въпроси. Тази точка от дневния ред трябва да е в края. Така че можете да попитате дали има и други спешни въпроси, които трябва да бъдат решени. Освен това участниците ще могат да се върнат към някои нерешени проблеми или да изяснят подробностите.

Този елемент ще покаже на участниците, че ще имат възможност да повлияят на проблемите, които не са в дневния ред.

Можете също така да предоставите блок от въпроси и отговори.

Част 3 от 3:

Вземете предвид всички аспекти

един. Посочете подробностите за срещата. Не забравяйте да определите време, дата и място на срещата. Също така правят имената на всички участници, така че хората да знаят предварително с кого ще могат да се срещнат и да говорят.

Също така е полезно да се информира списъкът на тези, които обикновено присъстват на такива срещи, но този път няма да може да посети събитието. Нека да разбера, че те няма да присъстват на срещата.
Прикачете картата и инструкциите за тези участници, които преди това не са посетили мястото.

Изображение, озаглавено Напишете блогове след стъпка 12

2. Избройте предварителната работа, която трябва да бъде изпълнена преди заседанието. Може би колегите трябва да четат определени материали или да изследват предложените решения. Можете също така да помислите за редица въпроси.

Поставете тази единица в долната част на дневния ред. Маркирайте текста в получер шрифт или подчертайте текста, който трябва да бъде оставен без внимание.

Изображение, озаглавено Получете работа Бърза стъпка 1

3. Преди изпращане, уверете се, че няма грешки. Някои участници могат да разчитат на информация в дневния ред, така че да се уверят, че няма грешки и неточности. Такава стъпка не е просто учтивост, а знак за внимание към детайлите и уважението към присъстващите.

4. Разпределяне или разделяне на дневния ред за 3-4 дни преди срещата. Така че колегите ще могат да се подготвят за срещата. Не изпращайте твърде рано документа, така че да не се губи в потока на входящи букви.

Пред големи срещи и конференции дневният ред трябва да бъде публикуван след няколко месеца.

Съвети

Използвайте шаблони в текстов редактор. Много текстови редактори като Microsoft Office, страници за Mac и други съдържат шаблони на различни лични и работни документи, които могат да включват дневен ред за срещи. Те ще ви помогнат бързо да създадете компетентен документ.
Фирмите често се използват по собствена форма на емисионна програма.
Придържайте се към дневния ред, но покажете гъвкавост. Опитайте се да следвате срещата, за да следвате, но погледнете часовника. Ако е възможно, учтиво отидете на следните въпроси: "Време е да преминете към следващия въпрос, ако искаме да завършим срещата навреме".