Как да архивирате документи: 6 стъпки (с илюстрации)

Архивирането е един от начините за съхраняване на информация в електронна форма. Много организации всеки ден превръщат текста на хартия в цифров формат за увеличаване на експлоатационния живот на документите. Това, съчетано с огромно количество данни, генерирани от компютър днес, означава, че значението на архивиращите документи ще нараства само. Ако знаете как да архивирате документи, можете да освободите пространството, което компютърът ви обработва текущите документи по-продуктивно.

Стъпка

един. Архивиране на документи към zip-файл. Много удобен начин за важни, но рядко използвани файлове, тъй като zip файлове намаляват пространството, заето от твърдия диск.

Просто маркирайте файловете, които искате да конвертирате в Zip формат.
Кликнете с десния бутон и изберете "Изпращане".
Изпращате файлове на" Компресирана цип папка".
Проверете дали всички файлове са наистина там, щракнете двукратно върху папката zip. Ако е така, можете да изтриете изходните файлове.

Image Заглавено архивни документи Стъпка 2

2. Запишете документи за отделна медия. Популярна опция за цифрова архива - външни магнитни лентови задвижвания, външни твърди дискове или флаш дискове.

Image Заглавено архивни документи Стъпка 3

3. Направете резервно копие на документи на CD или DVD, ако имате CD или DVD рекордер. Резервните копия са друг начин за архивиране, въпреки че вероятно знаете този метод под друго име - запис. Например, Windows използва форматите "Live File" и "Mastered" (по-добре за съвместимост с други устройства), за да копират файлове на CD или DVD.

Поставете записан компактдиск или DVD в устройство или DVD рекордер на вашия компютър за файловата система на живо.

Когато се появи диалоговият прозорец, щракнете върху "Напишете файлове на диск с данни".

Въведете името на диска и след това щракнете върху "NEXT".

Изчакайте, докато се появи празна диск с диск. Това означава, че дискът е форматиран и готов за копиране на файлове.

Отворете папката с документите, които искате да архивирате и плъзнете файлове в празна папка с диск.

За овладен формат, поставете записания CD или DVD в устройството или DVD рекордера на компютъра.

Когато се появи диалоговият прозорец, щракнете върху "Запис на файлове на диска за данни".

Въведете името на диска и кликнете върху "Показване на опциите за форматиране".

Изберете "Mastered" и кликнете върху "NEXT".

Отворете папката с документите, които искате да архивирате и плъзнете файлове в празна диск с диск.

Image озаглавен архивни документи Стъпка 4

4. Изпращайте документи към външно съхранение.

В допълнение към функционирането като място за архивиране на файлове, сигурно дистанционно съхранение предпазва информацията от инцидент, като повреда на огъня и твърдия диск.

С този брой компании, предлагащи тази услуга, трябва да се свържете директно с компанията, за да изясните как работят, и какви гаранции са включени в дистанционното архивиране на документи.

Image Заглавено Архив Документи Стъпка 5

пет. Използвайте софтуер за цифрови архивиране.

Един от най-известните методи за запазване на външния вид на документа е да създадете PDF файл. Предлага се Adobe, известен като Adobe Acrobat, улеснява превръщането на документи към PDF формат от различни програми. Има и няколко безплатни програми, които могат да създадат тези файлове.

Бъдещите версии на софтуера Adobe ще бъдат съвместими с документи на по-ранни версии.

В допълнение, четецът на PDF документ може да бъде изтеглен безплатно от уебсайта на Adobe.

Image Заглавено архивни документи Стъпка 6

6. Останете наясно с най-новите технологии в областта на архивираните документи. Тъй като това, което е от значение днес, може да бъде остаряло утре. Следователно проблемите са възможни при прехвърлянето на архивни файлове в нова система.

Съвети

Директорията архиви файлове, така че вие или други хора бързо да намерите необходимите документи. Най-лесният начин е да включите в името или папката на файла, името и датата. Например, ако архивирате бизнес доклади, можете да се обадите на папката "Бизнес файл 1-ви тримесечие на 1997 г.". В по-големи системи за класифициране на архивите се използват метаданни.
Друга причина за архивиране на файлове - правни изисквания, които изискват информация.

Предупреждения

Съществуваща опасност - риск от повреда на файла. Уверете се, че използвате добре доказана система за архивиране на информацията.
Мултимедийните данни често са свързани с определен хардуер или софтуер, в резултат на което те не могат да бъдат достъпни извън определени системи.
Ако системата не се случи в архивни документи, това може да доведе до неволна загуба на файлове, особено ако са погрешно премахнати.

От какво имаш нужда

Отделна система за съхранение Ако искате да архивирате документи на друга среда.