Как да организирате офис файлове: 7 стъпки

Организацията на офис файловете може да бъде трудна задача, особено ако имате голям брой файлове и документи. Но това не трябва да бъде болезнен процес. Перспективното планиране и вземането на решения в файловата система може да ви помогне да организирате файловете си, за да отговарят на бизнес изискванията и да се уверите, че търсите по-ефективно важни документи. Ето някои стъпки, които ще ви помогнат да започнете да организирате вашите офис файлове.

Стъпка

Част 1 от 3:

Маркирайте времето за сортиране

един. Маркирайте достатъчно време, за да организирате файловете си, така че да не се налага да започвате и да спирате няколко пъти. Уверете се, че имате достатъчно папки и преки пътища, за да създадете нови файлове, преди да започнете.

Част 2 от 3:

Сортиране на документи и файлове

един. Разделете масата на документите и файловете, които искате да организирате, по-малки, по-управляеми пакети.

Идват на всеки пакет поотделно и изхвърляйте или разглеждате никакви документи и файлове, от които може да се отървете от съкращаването на файловото пространство и да намалите бъркотията.
Разделете документите и файловете, които искате да запазите, 2 различни стека: 1 - за файлове, как да се справят с следващите месеци, и 1 - за файлове, които могат да бъдат архивирани и не се нуждаят от достъп в близко бъдеще.

Изображение, озаглавено организира офис файлове стъпка 3

2. Съхранявайте папки по азбучен ред, ако имате клиентски файлове. Например, ако всяка папка е лице или име на фирма, тогава можете да обмислите възможността за систематизация по азбучен ред от имената на хората. Ако е така, уверете се, че всеки таб за файлове е маркиран с ясно фамилно име на човека, тогава името. Съхранявайте папките по азбучен ред и след това маркирайте кутиите на картовия файл, така че да знаете коя кутия съдържа фамилни имена, на коя буква.

Изображение, озаглавено организира Office файлове стъпка 4

3. Съхранявайте информация по категории, ако имате файлове за различни части на вашия бизнес. Можете да имате някои файлове за сметки, поддръжка или договори, в този случай трябва да ги организирате в различни категории за систематизиране. Изчисти всеки файл с правилната си категория и поставете всички съответни документи вътре. Може да се наложи да създадете подкатегория, така че използвайте фалшивата папка за съхранение, за да определите папките за категории и файлове за подкатегории.

Създайте файл за документи, с които трябва да се справите с спешност, за да знаете къде да намерите бързо важни документи.

Поставете файлове в шкафа, така че временните файлове са пред архивираните файлове - отзад. Така файловете, с които имате делеган, често ще бъдат в пряк обхват.

Част 3 от 3:

Създаване на месечни файлове

един. В допълнение към използването на горните методи, добавете набор от папки, маркирани с месеци (и години ----). Когато нямате време да го направите незабавно, поне поставете документите си в месечен файл, така че да можете да работите с информация, подадена в хронологичен ред. Той също така гарантира, че ще имате съвети от къде да започнете да гледате, когато имате нужда от нещо.

Месечните файлове също са добро място за съхраняване на документи, които всъщност не отговарят на други категории.

2. В края на годината вижте какво остава в месечни папки и може да намерите редовност - и нова файлова група (име на категория), която е подходяща във вашата система. Създайте файл за него в новата година.

3. Повишаване на останалата част от информацията на месец. Да се съхранява в един файл, наречен Разни (Година ----).

Съвети

След организиране на офис файлове, останете организиран. Бъдете последователни, когато работите с системата за управление на файлове и поставете всичко, където трябва да бъде.
Изхвърлете, преработете или разгледайте Krochdocuments, че не е необходимо да избягвате объркване в новата система за управление на файлове.

От какво имаш нужда

Кабинет за файлове
Окачени файлове
Папки
Етикети (етикети)
Маркери