Как да организирате събитие

Организацията на събитието е интересен нов опит и няма значение какво точно очаквате: парти, корпоративно събитие, среща за приятели и семейство, сватба или всяко официално събитие. Компетентната организация е важна част от всяко събитие и можете да сте сигурни, че усилията ви няма да останат незабелязани. От тази статия ще научите как да организирате събитие, как да решавате конфликти и да намерите изход от трудни ситуации, както и как да избегнете проблеми с ясното планиране.

Стъпка

Метод 1 от 5:

Основни задачи

един. Определете целите и задачите си. Преди да планирате, е важно да се разбере какво трябва да бъде мястото, какъв ще бъде бюджетът, какво ще се случи, колко ще бъдат гостите и какво ще бъде за хората, и да решат коя стратегия за планиране ще бъде подходяща за вас. Как искате да видите събитието? Какво искаш да правиш?

Когато определите какво ще бъде посветено събитието (празник на събитията, събиране на пари, образование, продажби, правене на предложения), ще трябва да помислите, защо Вие правите това. Разбирането на причините ще ви помогне да се концентрирате и да правите бизнес.
Също така ще трябва да помислите какво ще бъде целите ви. Невъзможно е да се постигне целта, ако не знаете какво заключава. Целта ще ви позволи да поддържате мотивация до самия край.

2. Изберете дата и час. Това е една от ключовите точки на планиране. Ако изберете датата и часа, която няма да се приближи до никого, всичките ви усилия ще бъдат напразни. Ако изберете деня, който не идва скоро или, напротив, твърде скоро, съществува риск хората или ще забравят за събитието, или вече планират времето си по различен начин. Наложително е да изберете такава дата, която ще бъде удобна за повечето.

Най-добре е да информирате гостите за събитието за две седмици. Най-вероятно те няма да имат други планове. След това можете да напомните за събитието един или два пъти по-близо до избраната дата. Изберете ден, в който ще имате 2-3 седмици на склад, но ако имате време да направите всичко навреме.

3. Изберете място. Сега знаете какво ще направите и кога, така че трябва да решите кое място ще бъдете подходящи и да разберете в няколко институции, независимо дали датата на интерес е свободна там. В коя стая се нуждаете? Как ще стаята? Гостите ще седят на столове в един ред, на пейки, пейки или каре на тревата? Имате ли нужда от място за танци, сцена или трибуна? Уверете се, че избраното място ви подхожда в размер.

Посетете мястото предварително и скицирайте плана за стая. Ще можете да използвате този план за поставяне на маси, хранене, хардуер, хардуер за хора с увреждания и пътища извън стаята, както и за настаняване на оборудване. Място, където се намира източникът на захранването (ако е необходимо), както и мястото на външно оборудване (хладилници, ледени, барбекю, печки и т.н.). Приложете всички обекти и места, където ще се съхраняват кабелите (те могат да бъдат скрити от килим) и всички елементи, които изискват специално внимание от гледна точка на сигурността.

Имате ли нужда от специално разрешение? Понякога е необходимо специално разрешение за продажба на алкохол, както и за провеждане на шумни събития, организиране на навлизане на транспорт, паркинг, монтаж на големи структури (например павилиони).

4. Решете колко хора ще поканите. За колко хора е проектиран вашият бюджет? Входът към събитието може да се извърши само върху билети или покани, и опростява планирането, но винаги е възможно да бъде закъсняло, както и допълнителни участници (например деца, съпрузи, приятели). Не забравяйте, че колкото повече хора, толкова повече персонал, от който се нуждаете.

Тъй като броят на хората може да се превърне в сериозен проблем, важно е да се осигури достатъчно място за всички гости.

Решете какво максималният брой хора могат да посетят вашето събитие.

пет. Инсталирайте бюджета. Комбинирайте с двойка доказани хора и решете колко пари трябва да извършите събитието. Ще наемате персонал? Ще трябва ли да наемете оборудване и да плащате за отдаване под наем? Колко пари са необходими за храната и напитката? И на фин печат? Решете каква сума ще имате на разположение и да изградите планове въз основа на бюджета. Не си струва да харчите лични пари за това, което не трябва да харчите.

Може да успеете да привлечете спонсорите или доброволните дарения, но не винаги се случва. Ако не се очакват постъпленията на допълнителни средства, е важно да не се поставят допълнителни пари в бюджета. Ако услугите на кетъринг услуги струват големи пари, предлагат на всички да донесат храната и напитките ни. Услугите на персонала, които не се нуждаете, но ще трябва да намерите масата, Benmanari и хладилници. За да не се харчат пари за фотографа, да се снимате сами. Показване на изобретателност!

6. Съберете отбора. Разпределете задачите между участниците в екипа. Ако организирате неформално събитие, членовете на екипа могат да бъдат приятели, роднини и други хора, които желаят. Организацията на събитието предполага разпространението на зони на отговорност между хората. Уверете се, че всеки знае какво да прави.

Разпределят задълженията едновременно с набирането и обучението на поканата. Задайте отговорността възможно най-рано и им предлагайте възможността за избор на задачи, ако е възможно. Трябва да имате и няколко души за резервата, защото възможността за подплата не е изключена.

7. Помислете за последователността на събитията. Не може да се изгради планове, без да знае процедурата за действие в събитието. Когато говорителите ще произнасят речта? Ще има ли игра, презентации, развлечения? Колко време ще бъдат гостите могат да ядат? Помислете за подробен план, като вземете предвид всички събития.

Оставете известно време на склад, защото са възможни отклонения от графика. Хората могат да закъснят, изказванията могат да бъдат по-дълги от планираните, а опашката за храна може да се простира. Разбира се, си струва да се обмисли график, но е важно да се разбере, че всичко не винаги върви ясно според плана.

Метод 2 от 5:

Начало на подготовката

един. Отделни покани. Няма покана за вашето събитие. Вашата покана е лицето на събитието, така че дизайнът трябва да бъде отговорен. Първото впечатление за събитието ще се формира именно благодарение на поканата. Опитайте се да направите всичко на прилично ниво.

Помислете за класически опции: пощенски картички, листовки и друг малък печат. Не забравяйте, че поканите могат да бъдат изпратени и в цифров вид: по електронна поща, под формата на електронна поща, чрез социални мрежи или сайтове, създадени за регистрация на покана. В допълнение, можете просто да отбележите събитието в календара.

Ако искате събитието ви да присъства на максималния брой хора, да изпраща покани чрез социални мрежи. Ако събитието е само за избраните, се откажете от социалните мрежи.

2. Регистрирайте всички хора, които потвърдиха участието си. Ще трябва да знаете точно колко хора идват. Най-вероятно броят на гостите на събитието все още ще се различава от броя на хората, които потвърдиха участието си, но трябва поне да видите какво да ви очаквате. Има специални сайтове, които ви позволяват да съхранявате записи, но можете да използвате инструментите за социални мрежи (например, Facebook) или да поправите хората в Excel.

3. Третирайте всички хора. Трябва ли да намерите и да наемат фотографи, строители, дизайнери, декоратори, говорители, спонсори, водещи, музиканти, духовници, танцьори, други артисти или да пренасочват задълженията си към някой друг? Помислете за всички тези хора, когато планирате, така че всеки има достатъчно места и храна, ако е предвидено от споразуменията.

Ще бъдат ли събитието и напитките на събитието? Ако те са, знаят кой ще отговаря за приготвянето на храна, хранене на масата и почистването. Каква храна ще бъде обслужвана? Дали на събитието ще има гости с алергии, вегетарианци или вегани, диабетици, хора с ограничение на храна за религиозни причини и т.н? Ще бебето, деца, възрастни хора или хора с увреждания, които не могат да ядат солидна храна?

Мислете дали ще има събитие за забавление и какво ви е необходимо за тяхната организация. Може да се наложи да поръчате музикално оборудване, павилиони или палатки, декорации, светлина, микрофон, усилватели, захранващи устройства, проектори или екрани за слайдшоу, димни автомобили, живописни огледала, стрии, плакати с име на фирма и т.н.

Ако наемете фирма, която ще бъде отговорна за развлеченията, разберете дали ще могат да предоставят собствено оборудване и какво оборудване ще бъде на избраното място. Направете график. Така че ще знаете каква помощ ще ви е необходима от вас.

Кетъринг фирми, флористи, водещи и други специалисти ще оценят нашето време, така че с тях трябва да преговаряте възможно най-скоро (по-късно ще го направите, толкова по-скъпи могат да бъдат техните услуги). Ако го направите предварително, ще имате време да намерите заместител, ако откажат.

4. Намерете водещия. Водещият е необходим, така че събитието да се проведе по график. Водещата реч, ви кани на масата, декларира началото на танците или други развлечения и представлява почетен гост. Съгласен с водещата дата и за плана. Ако водещият е интелигентен, той ще ви помогне значително в събитието.

Може би ще трябва да бъдеш теб. Ще бъде по-трудно, защото ще трябва да контролирате процеса до самия край. Важно е да се назначава отговорността във всяка от асистентите, за да можете да им делегирате задълженията.

пет. Подгответе оборудване. Наемане на екип, уверете се, че ще вземат с тях всичко, от което се нуждаете. Може би всичко, което хората ще донесат със себе си, но има вероятност да трябва да го търсите отделно. Оборудването може да се наеме, да купува или да заема. Минете през целия списък, от салфетки до удължителни кабели.

Декорации - важна част от всяко събитие. Покривки, цветя, подаръци, свещи, топки, плакати, стрии, фотовъри, червени килими и всички други трябва да търсят предварително.

6. Помислете колко подходящо за вашите нужди. Неопитни организатори често не дават ценности на броя и качеството на нещата като тоалетни, паркинг, подпори за инвалидни колички, гардероби, складови помещения, кухни, резервоари за боклук, кофи за лед, гнезда и т.н. Помислете предварително на всички нюанси.

Също така мисля как хората ще стигнат до мястото на събитието. Ще се нуждаят от настаняване и транспорт? Трябва ли да резервирате совалка за тях?

7. Знам с кого ще работите. Ако идеята за събитието не принадлежи на вас, важно е да знаете как действате във всяка ситуация. За клиента ви се довери, трябва да разберете:

Кой е основният гости? Обикновено е ясно - например булката и младоженеца. Клиентът не винаги е основният гост. Той може да присъства или да не присъства на събитието.

Който инициира събитието. Обикновено тези хора седят на масата си и помагат на гостите да се запознаят и общуват. Като правило тези хора знаят как да създадат желаната атмосфера и да дават нови теми на разговорите, покани всеки да танцува, да представят гости един на друг. За такива хора обикновено можете да разчитате на такива хора, защото те ще ви информират за цялата важна информация, може самите да вземат думата или да действат като водещи. Като правило, благодарение на тези хора, събитията вървят гладко.

Кой ще помогне за донесе реда в случай на проблеми. Знам кой може да ви помогне да решите проблемите, ако е необходимо. Най-често в тази роля, глави на семейство, пазители, мениджъри или охрана.

Който взема решения. В повечето случаи решението ще бъде взето като мениджър, обаче, ситуации са възможни, когато трябва да обясните нещо на гостите и няма доста удобно. Разберете с кого можете да говорите в случай на непредвидени обстоятелства. Най-вероятно ще трябва да комуникирате с човек, който плаща за събитието или вашите услуги и които смятате за клиента си.

Метод 3 от 5:

Подготовка в навечерието на събитието

един. Разгледайте мястото. Преди събитието посетете мястото и помислете как ще бъде организирано всичко. Може да се нуждаете от допълнително оборудване - удължителни кабели, светлина и т.н. Ако не можете веднага да ги намерите, тогава гостите им ги намират още по-трудни. Помисли за това.

Ако е възможно, решете къде и какво ще стои. Ако няма място за всички, ще трябва да откажете нещо. Говорете с управленската институция за това дали той може да ви помогне и да попитате дали трябва да имате предвид всички специални обстоятелства или изисквания.

2. Подгответе подаръчни комплекти за членове на вашия екип. Всеки ще трябва да работи усилено. Да благодарим на хората за работа и изразявате Вашата благодарност, подгответе подаръци. В комплекта можете да включите бутилки за вода, барове от зърна, шоколад, малки сувенири и всичко, което смятате. Това ще укрепи духа на екипа.

Подгответе икони или незначителни сувенири, които ще останат в памет на събитието. Уверете се, че всеки може да яде и пие. Опитайте се да видите в служителите си ресурс, който можете да се възползвате от бъдещето.

3. Свържете се с всички членове на екипа в навечерието на събитието. Важно е да се уверите, че всеки знае какво да прави, и готови да работят. Дайте всички ясни инструкции относно времето на пристигане и предайте всичките си данни за контакт. Ако някой няма въпроси, можете да започнете.

Проверете дали сте готови за работа. Не всеки може да каже истината, затова се опитайте да направите заключения сами. Дали хората са уверени в себе си и са готови да работят? Ако не, успокойте ги, кажете отново всичките им задължения и задайте няколко въпроса. Ако се съмнявате, че някой ще се справи със задачите си, го постави в няколко опитни служители.

4. Подгответе списък с контакти и други документи, ако е необходимо. Вашата самоорганизация също е важна. Ако сте подготвени, можете да запазите всяка ситуация, но ако не, всичко ще бъде освободено от контрол. Ето някои начини за подготовка:

Направете списък на всички телефон и адреси, от които се нуждаете. Скодежът си помисли, че ще вземеш тортата? Не е проблем - обадете се на Маша, която живее близо и я помоли да вземе торта по пътя към събитието.

Направете списък с просто. Идват в списъците и проверете какви неща, оборудването и хората липсват.

Подгответе всички сметки и договори. Колкото по-добре се подготвяте, толкова по-малко проблеми ще имате.

пет. Опитайте се да не променяте нищо в последния момент. Мислите, че клиентът ще се опита да направи промени до последния момент? Когато организирате сватби, клиентите често се иска да променят нещо в дизайна в последния момент. Посочете крайния срок за изменение. Като правило максималният термин е седмица преди събитието. Преди този период все още е възможно да се правят промени без значителни щети на бюджета или организацията.

Ако промените са незначителни и не предполагат допълнителни разходи, не отказват да направят тези изменения. Опитайте с разбиране за лечение на клиента, защото тя чака много важно събитие за него.

Метод 4 от 5:

Действия по време на събитието

един. Подгответе всичко. Дойдете на мястото на събитието преди всичко. Уверете се, че цялата печалба навреме и да се обадите на тези, които са закъсняли. Помогнете на хората, които се нуждаят от помощ, и да инструктираме къде е необходимо. Не се намесвайте, ако вашето присъствие не е необходимо някъде. Уверете се, че никой не е бил ранен.

Ще бъдете по-спокойни, ако направите списък с случаи и преминете през него. Дайте списък на всеки екип: онези, които сте наели, които са отговорни за декорацията и поставянето на мебели, които са отговорни за оборудването. Уверете се, че всичко е на място.

2. Делегиране на работа. Не се страхувайте да делегирате задължения. Невъзможно е да се направи всичко, така че трябва да разпространявате задължения. Ако някой не се справи с работата си, инструктира го друг. Вашата задача е да разпространявате компетентно. Вие не командвате и не нарушавате личните граници - ви наехте да го направите.

Бъдете любезни, но говорете здраво и уверено. Например: "Максим, имам нужда от вашата помощ с кетъринг. Благодаря". Вашият екип трябва да работи със солидни. За всички са по-лесни, вземете ролята на главата, която трябва да бъдете.

3. Head Adapt. Опитайте се да влезете в графиката и да намерите изход, ако не работите в графиката, но най-важното - Не се притеснявайте заради това. Ако започнете нервни, ще спрете контролирани и нищо добро няма да излезе от това. Ако някаква реч се забави за 10 минути и говоренето игнорира вашите знаци, отпуснете се. Просто ядете напитки малко по-късно и никой няма да забележи. Нищо лошо не се случи.

Възможни са всички корици. Не е възможно да се предвиди всичко, и колкото по-скоро се научите да го приемате, толкова по-добре. Спокойно управление може да реши всеки проблем и развъждането - не. Следователно не са нервни и позволяват всичко да отиде при себе си. Събитието скоро ще бъде завършено!

4. Запазете всички осъзнати какво се случва. В деня на събитието проверете броя на гостите и всички останали нюанси. Ако трябва да промените нещо, уведомете ме да знам отговорни хора възможно най-скоро. Трябва да сте първите (един), които ще забележат някакви проблеми.

Попитайте клиентите как се чувстват. Те могат да бъдат нервни, притеснени, отегчени, да се радват или да се тревожат заради нещо, и разговорът с вас може да им помогне да се успокоят и да се мотивират да направят нещо. Очароват гостите и членовете на вашия екип, ако е необходимо.

пет. Участвайте в бизнеса си. Помислете, че всеки член на екипа е в състояние да се справи със задачата си: ако им инструктирал нещо, това означава, че ще се справят. Предложете помощ, ако е необходимо, но всички членове на вашия екип трябва да бъдат достатъчно опитни, за да се гарантира, че тази помощ не се нуждае. Запомнете следното:

Запознайте се с всички гости на входа. Когато започне събитието, нека водещите гости. Вашата задача ще бъде да решават проблеми и контрол на всички процеси, които гостите не виждат (приготвяне на храна и други задачи).

Гледайте гостите и прекарвайте време от време на време с воденето, в случай че всички планове се променят.

Пазете от основните гости на вечерта. Това е тяхната почивка. Но бъдете готови да изясните с тях в подходящи моменти, независимо дали са доволни от всичко и нямат искания или желания.

6. Ако събитието се извършва с цел насърчаване, подгответе сувенири. Гостите трябва да запомнят тази вечер, но най-вероятно имате нужда Не само това. Вероятно искате гостите да отидат на сайта, да дадат дарение или да бъдат разказани за компанията на другите. За да запомните събитието, подгответе сувенирните продукти. Може да е снимка, флаер, дръжка - нещо, което ще напомни на гостите за вас и за вашето събитие.

7. След събитието, поздравявам себе си. Изглежда, че събитието е само по себе си и никой не вижда подготовката. Хвалете себе си - заслужавате го! Но докато е твърде рано да се отпуснете - работата все още не е завършена.

След събитието отделете време да се срещнете с клиента и да го благодарите. Предайте клиента малък подарък в чест на това събитие - такива малки неща винаги правят срещи по-приятни. Освен това, така че клиентът ще бъде по-готов да ви препоръча. Дайте цветя или някаква снимка на тази вечер в рамката (например, моментът на рязане на лентата, най-яркия момент на речта, церемонията по награждаването, целувката на булката и младоженеца, прогонват свещите на тортата) или някой друг подарък, който ще бъде подходящ при тези условия.

Осем. Мишка над и се прибере вкъщи. Опитайте се да оставите място в същата форма, как е била пред вас. Кажете на екипа си, че е време да почистите и да не си тръгнете, докато почистването приключи. Не забравяйте, че трябва да вземете и.

Тя е не само учтив, но ще ви позволи да избегнете допълнителни разходи. На много места, почистване след събитието включва. Опитайте се да избягвате скритите разходи.

девет. Организирайте възстановяването и плащането на цялото оборудване и благодарете на всички, с които сте работили. Може би това ще трябва да го направи по-късно. Попитайте клиента, ако ми хареса събитието. Дори ако сте платени по-късно, благодарете на клиента за възможността да работите с него и да попитате неговата визитка.

Благодаря на членовете на вашия екип. Уверете се, че всички са платили. Събирайте проверките и се грижете за всички. Трябва да сте последният, който ще излезе от стаята.

Метод 5 от 5:

Разрешаване на проблем

един. Знаете какво да правите в случай на забавяне на гостите и как да решавате други проблеми. Хората често са закъсняли и трябва да сте подготвени за това. Като правило закъсненията са трудни за избягване (например поради непредсказуемостта на задръстванията), но гостите, които дойдоха навреме, са тихо свързани с тях. За да се избегнат ненужни трудности:

Уверете се, че времето е ясно посочено. Ако поискате гостите да потвърдят участието си, помолете ги да потвърдят времето. Свържете се с това, гостите (най-често най-важните), художници и кухненски персонал, ако знаете за проблема, че е трудно да се реши бързо. Ако основните гости са закъснения (например, булката и младоженеца), можете да направите следното:
Контакт сами сами и поискайте да изясните приблизителното време на пристигане. Уведомете кухнята за новото време, така че персоналът може да забави или да ускори работата.
Не информирайте всички гости, че началото е отложено поради закъснението на гостите (това ще се разберем). Кажете на основните гости, които знаете за това. Обяснете, че възнамерявате да направите, дайте на хората възможността да решат сами, защото се познават по-добре и могат да вземат решения, които са подходящи за всички.
Следвайте времето, защото всеки трябва да има време в реч. Ако основните гости са закъсняли, предлагат хора със закуски или напитки - няма да им позволят да се отегчат.
Ако гостите са много късно и не можете да ги чакате (например, поради факта, че някои ястия не могат да бъдат подадени по-късно), започнете събитието навреме и когато падащите гости пристигат, донесете ги тази храна, която всички , дори ако е десерт.
Предложете на всички останали да танцуват, играят, да речем реч или да подреждате всяко друго забавление, особено ако е свързано с музика. Помолете фотографите да работят с гости, докато пристигнат. Помислете за резервен план на ден преди събитието.
Ако гостите специално искат да дойдат по-късно, да се чувстват за това като избор на гости, а не като провал. Вашата задача е да се справяте с тези гости, които вече са дошли. Гледайте себе си, сякаш няма проблем.

2. Знам как да решават проблеми с храната. Тези проблеми рядко се случват, ако всичко се обмисли предварително, но понякога изненадите са възможни: дете може да разпръсне храна или някаква облицовка може да се случи в кухнята. Научете предварително това, което гостите ще бъдат на събитието, така че да можете да мислите чрез местоположението на масите с храна и гости.

Ако някъде имаше течност, тя трябва да бъде премахната възможно най-скоро поради съображения за сигурност, дори ако трябва да преместите килима, декоративни елементи или мебели. Ако петно е невъзможно да се прикрие (например, ако е античен обект), по-добре е да носите субекта с петна. Ако имате резервни мебели, използвайте го. Ако не, изречете останалите мебели, така че липсата на един обект не е в очите.

Зона с храна може да бъде изгорена с въжена база, завеса или Ширма. Това е полезно, ако закуските са едва поставени на таблица с пакет или ако планирате да покажете, че ще бъдат хранени по-късно. Някои гости могат да решат, че храната се сервира в неограничени количества и може да се приема самостоятелно, но не винаги е така.

Промяна на менюто. Ако част от ястието е невъзможно да се приложи (например, страничната блюда), елиминирайте го, заменете другите или намалете частта, така че останалото странично ястие е достатъчно за всички. Необходимо е да се увеличат части от други продукти. Отчет отговорното решение.

Неочаквани вегетарианци, трезви и гости с алергии не трябва да бъдат, ако всички се обмислят предварително, но често хората носят роднини или близки приятели с тях, без предварително да предупреждават, особено ако събитието не предвижда наличието на строго Размер на поканата. Като правило решават такива проблеми е лесно. Запознайте се с гостите на входа и попитайте дали имат предпочитания в храната. Докладвайте всички предпочитания в кухнята веднага след като научите за тях.

Ако гостите идват повече, отколкото сте очаквали, моля, подгответе повече храна или купувайте повече продукти, ако е необходимо. Като правило, в кухнята има запас от продукти, като се вземат предвид възможните щети и най-често храната се оказва по-голяма от, а не по-малко. Можете да намалите порциите и да изпратите повече хляб, маруля или зеленчуци, т.е. продукти, които могат бързо да бъдат закупени в супермаркета.

3. Знам как да решавате проблеми с децата. Не правете грешка на много мениджъри - не забравяйте, че децата имат същите нужди, както при възрастните: те искат да прекарат добро време и че не са отегчени. Родителите често се обиждат, ако събитието не предоставя забавления за деца. Най-добре е да попитате всички гости, които планират да вземат деца с тях, предупреждават за това, като изпратите отговор на поканата си.

Малките деца (до 10 години) най-добре предлагат храна или закуски рано, защото най-често вечеря започва не по-рано от осем вечер и е много по-късно от децата обикновено ядат. Храната трябва да бъде интересна за децата и полезни, но също така и същата замислена като храна за възрастни - родителите ще оценят. Пълната храна за децата ще опрости работата на родителите, благодарение на която те могат спокойно да прекарат тази вечер.

Деца над 10 години, като правило, могат да бъдат сервирани храна за възрастни и порции със същия размер като възрастен, въпреки че децата най-често не ядат цялата част. Със съгласието на родителите предлагат детско детско меню, ако храната за възрастни не харесва. Тийнейджърите често избират същото хранене като деца, защото е по-просто. Поради тази причина някои заведения преименуват детските менюта в алтернативното меню. Обсъдете предварително с основните гости меню за деца и развлекателни възможности за деца и възрастни хора.

Маркирайте уединено място за жени с бебета, където могат да ги хранят и прикриват, както и място за малки деца, където могат да спят, ако са уморени.

4. Знам как да се държим с насилствени и пили гости, както и с хора, които се опитват да стигнат до събитието без покана. В идеалния случай е възможно да се избягват, но не винаги - проблеми са възможни на корпоративни и семейни събития. Често се появяват нюанси, за които не сте знаели и не можех да знаете, така че бъдете подготвени за всичко.

Попитайте клиента и основните гости за възможни сценарии на поведение в такива случаи. Ако се обсъжда с тях неподходящи, говорете с друг отговорен, за да избегнете проблеми с местата за сядане. Задайте отговорните за тези ситуации, следвайте ситуацията и бъдете готови да се намесите, ако имате нужда. Строго говорейки, вашият дълг е да извършите събитието, но не сте отговорни за личните въпроси. Поради тази причина трябва да разберете за кого трябва да се свържете, ако възникне неприятна ситуация.

Защото да се отрече на гостния алкохол, който вече е пил излишен, той може да бъде трудно, както и да взаимодейства с госта, който се държи агресивно, най-добре да позволи на един от гостите да разреши конфликта. Обадете се на полицията само ако одобри основните гости. Дори в малки събития често има много алкохол, така че е важно винаги да се тревожи.

Ситуации с хора, които се опитват да стигнат до събитието без покана, винаги доста сложни. В този случай най-добре е да ги помолите спокойно да напуснат събитието, но първо да проверят с основните гости, независимо дали тези хора наистина са в списъка на поканените. Ако хората се държат агресивно, вашият дълг е да защитите гостите до степента, в която е възможно. Обадете се на полицията или охраната, ако неудобните гости не си тръгват, въпреки вашите искания.

Гостите често пренебрегват схемата за сядане и седнете, където искат, или до тези, които искат да седят. Попитайте големите гости, нали?. Най-добре е да обсъдите всички с клиентите предварително. Ако хората трябва да могат да седят според местата, не позволявайте на никого в трапезарията преди началото на вечерята. Често гостите са във фоайето, във фоайето или в бара. Ако някой от тях не се налага да се пресичат поради семейни разлики, можете да разделите хората на групи и да ги извършвате на подходящите таблици поотделно.

пет. Знаете какво да правите, ако времето ви попречи. В някои райони са възможни внезапни дъжд или сняг, като тежка топлина или студ. Като правило времето няма много, ако събитието се извършва в затворено помещение, но в случай на дейности на открито, всичко е по-сложно. Ако се очаква лошо време, прехвърлете събитието на друго място. Ако е невъзможно, вземете голям павилион или палатка за отдаване под наем (въпреки че тази опция може да бъде скъпа, ако поръчате всичко в последната минута). Гледайте времето при подготовката за събитието. В случай на лошо време, ситуацията е изключително трудна, така че всичко, което зависи от вас, за да предотвратите проблеми.

В някои страни има застраховка в случай на лошо време и други проблеми. Ако времето е непредсказуемо във вашия район, помислете за лош план за действие. Разберете цената на застраховката и прехвърлянето на събитието на друго място, тъй като ще ви помогне да подготвите клиент за възможни допълнителни разходи.

Съвети

Съхранявайте основните елементи в едно удобно място: салфетки, пожарогасител, комплект за първа помощ и други неща. Ако всичко върви добре, те няма да имат нужда от тях, но в случай на големи събития е по-добре да ги има под ръка само в случай.
Ако някой от гостите или ораторите са уморени или принудени да свикнат с промяната на часовите зони, проверете с тях или техните асистенти, не се нуждаят от сесия в спа центъра, масаж или нещо друго, което ще им позволи да се чувстват по-добре. Ако не ядоха дълго време, можете да им изпратите обяд и ако се чувстват зле - таблетки (например в случай на главоболие поради стрес или коремна болка, дължаща се на полет). Уморени гости или говорители начини за разрушаване на всяко събитие, без значение колко трудно се опитвате.
Уверете се, че всичко е видимо за сцената и звуковата музика или речи.
Не забравяйте, че ангажира се в организацията на чуждестранното събитие - това е голяма чест, дори ако самият процес се окаже много нервен. Вашата работа може да направи много хора щастливи и да им дадат незабравими впечатления. Ще бъдете полезни и за това преживяване, докато получавате много нови умения.
Вие сами можете да кажете реч или дори да танцувате с някого, ако това е събитие по-интересно. Важно е да можете да делегирате задълженията си в случай, ако трябва да участвате в танц или произнасяне. Важно е в една и съща таблица няма мълчание.