Как да напишем седмичен доклад (с илюстрации)

В различни случаи могат да се изискват седмични доклади: в предприятията на дребно, в процеса на изследване, когато преминават практики или стажове. Научете как да правите компетентни седмични отчети, така че вашият мениджър ясно вижда как се движи работата ви.

Стъпка

Част 1 от 3:

Правила за информация за информацията

един. Определят целта на отчитането. Седмичните доклади могат да бъдат част от работните или учебните задължения, но не може да се каже, че докладът е само в името на тези задължения. Определят функциите, които са призовани да изпълняват седмичен доклад, за да знаете коя информация е отразена в нея и какво да обръщате специално внимание.

Като правило докладът е предназначен да информира мениджърите за текущото състояние на нещата или да им помогне да вземат решения.
Например, ако сте мениджър на дребно, тогава може да се наложите доклади с крайни продажби на седмица. Според такива доклади главата може да оцени ефективността на служителите, да коригира цените и да анализира заповедите.
Докладите за изследователския проект, практиката на стажа или обучението ви позволяват да демонстрирате на вашия научен надзорен орган как вашата работа е напреднала, споделяйте важни постижения или открития.

Изображение, озаглавено Пишете седмичен доклад Стъпка 2

2. Определете кой е адресиран до вашия доклад. Невъзможно е да се компирам компетентен доклад, ако не знаете кой ще бъде предназначен за каква цел. Само това може да се разбира коя информация е най-голямата стойност.

Познаването на целевата аудитория ви позволява да организирате компетентно структурата на отчета и да използвате подходящия език. Например, доклад за учениците от началното училище ще бъде абсолютно подобен на текста, предназначен за лидерите на голяма корпорация.

Също така е важно да разберете какви моменти вече са известни на потенциалния читател и какви въпроси е необходимо за изясняване или предоставяне на допълнителни източници. Например, създаването на доклад за правните въпроси, който е предназначен за борда на адвокатите, вие абсолютно не е необходимо да предоставяте подробно обяснение на съществуващите закони. От друга страна, такива обяснения са необходими, ако докладът е предназначен за мениджъри без юридическо образование.

Ако докладът е съставен във връзка с стажа, научните изследвания или друга част от образователния процес, важно е да разберете, че вашата аудитория не е учител или надзорен орган, дори и да предадете доклада до тях. Съсредоточете се върху същността на проекта и специфичната област на знанието, за да разберете какъв е вашият читател.

Изображение, озаглавено Писане на седмичен доклад Стъпка 3

3. Прелюдена информация в реда на важност. Въпреки че докладът трябва да бъде написан сбито и по същество, дори в този случай не може да го прочете. Поради тази причина най-важните данни за резултата и заключенията трябва да бъдат поставени в началото на текста.

Например, ако трябва да сравните и сравните три различни марки оборудване и да препоръчате най-добрия опция, да започнете с резултатите и след това обяснете своя избор.

Като правило, първата страница на отчета е кратък преглед на резултатите, заключенията и препоръките. Подробните обяснения трябва да бъдат предимно текста на документа, така че, ако е необходимо, читателите могат да разберат причините за такива заключения.

Изображение, озаглавено Пишете седмичен доклад Стъпка 4

4. Реализират типична "съдба". В повечето случаи са необходими седмични доклади за счетоводната и офиса, така че те просто се хранят и влизат в архива. По-добре е незабавно да осъзнаете, че докладите са изключително рядко четени от началото до края.

Този факт не е причина да бъдем мързеливи или да напишете доклад, който падна. Вашите доклади отразяват отношението ви към работата и вашите качества като служител или ученик. В случайно съставен отчет със сигурност ще привлечете вниманието и думите "Знаех, че няма да го прочетете" определено няма да бъде достоен за оправдание.

Целият доклад трябва да бъде качествен и компетентен, но специално внимание следва да се обърне на тези части, които ще бъдат прочетени най-вероятно. Те обикновено включват резюме и заключения или препоръки. Да им обърнете специално внимание.

Важно е да се разбере, че работодателят може да не прочете доклада изобщо, защото няма никакъв случай или не се нуждае от доклад. Следователно върховните лидери винаги са изключително заети, следователно те могат да идентифицират значителна информация, която ви позволява ефективно да вземате решения. Такива лица няма да четат целия доклад, ако това не е необходимо, но те винаги могат да се върнат към него по-късно.

Част 2 от 3:

Структура на отчетите

един. Попитайте проба. Много компании приеха стандартен седмичен формат на отчета, а мениджърите могат да свикнат да получават информация в определен вид. Друг формат на отчета може да предизвика объркване.

Бъдете особено внимателни към докладите за продажбите. Мениджърите свикват с конкретна структура на отчетите и могат да намерят необходимата информация от един поглед към страницата. Ако се отдалечите от получения формат, докладът ще бъде почти безполезен, защото мениджърът ще трябва да прочете целия текст, за да намери необходимата информация.
Свържете се с секретаря и помолете да ви предостави пример, за да не преоткриете велосипеда отново. Често в компаниите има шаблон за документи с всички параметри, включително полета, шрифтове, стилове на маса и параграфи.

Изображение, озаглавено Пишете седмичен доклад Стъпка 6

2. Помислете за референтния метод. Документът за печат или електронно приложение е напълно различно от доклад, който се сервира в текста на имейла.

Например, ако докладът е подаден като прикачен файл в имейл, тогава ще бъде включено резюме в текста на писмото. Тогава читателят не трябва да отваря привързаността, за да разбере основната идея.

За отпечатан доклад обикновено е необходимо да се подготви придружаваща буква или заглавна страница, така че докладът да може да бъде правилно идентифициран и въведен.

Независимо от доклада на доклада, е важно да зададете фамилното си име на всяка страница и да ги вменяте във формат "x от y". Страниците могат лесно да бъдат разделени, така че е важно да се знае как докладът е написан на колко страници и кой е автор на документа.

Цялата необходима информация може да бъде посочена в горния долен колонтитул. Например, въведете в него: "Доклад за продажбите, Иванов Питър Аркадивич, седмица 32, страница 3 от 7".

Изображение, озаглавено Пишете седмичен доклад Стъпка 7

3. Прикрепете резюме. Резюмето на доклада обикновено отговаря на няколко параграфа и всеки раздел се предава от една до две изречения. Въпросът е, че мениджърът е бил достатъчен, за да прочете само резюме и, ако вашите заключения съвпадат с предположенията си по този въпрос, предприемате действия, без да се налага да прочетете целия доклад.

Важно е резюмето да е написано ясно, достъпно и кратък език. Не използвайте професионален жаргон и специални термини, които изискват обяснения, дори ако читателят е добре запознат с секторната терминология.

Кратко съдържание се съставя след приключването на останалите елементи от доклада. Невъзможно е да се обобщим накратко параграфите, които все още не са написани, дори с подробен план. По време на работа много може да се промени.

Изображение, озаглавено Пишете седмичен доклад Стъпка 8

4. Помислете за структурата на параграфите и раздели. Решете с формата и оставете план за дял, който ще отговаря на задачите.

Планът трябва да бъде логичен, секциите трябва да текат един към друг. Също така помислете кой ще бъде потенциален четец на доклад.

Като правило докладът се състои от резюме, въвеждане, заключения и препоръки, данни и обяснения, както и списък на източниците. Разширените доклади могат да бъдат допълнени с приложения с важни данни и таблици, но седмичните доклади обикновено не са толкова дълги.

Всеки раздел трябва да докосне един въпрос. Всеки параграф в рамките на раздела описва една идея. Така че, ако частта от седмичния доклад за продажбите се нарича "популярни марки за деца за деца", всяка марка трябва да бъде дадена един параграф. Ако трябва отделно да посочите дрехите за момчета и момичета, използвайте подраздели (с подходящи субтитри) за всяка марка, в която се пенсионираме един абзац от облекло за момчета и едно - дрехи за момичета.

Изображение, озаглавено Пишете седмичен доклад Стъпка 9

пет. Създайте заглавна страница или мотивационно писмо. За обобщени доклади, списъкът не се изисква, но подробният доклад следва да бъде предоставен с отделен лист с посочване на автора на доклада и кратко описание на задачата.

Заглавната страница се различава от кратко съдържание, тъй като всъщност съдържа само информацията, необходима за правилно регистриране и покриване на доклада.

Организацията може да съществува стандартна заглавна страница на шаблона за седмични доклади. В този случай следва установените правила.

На заглавната страница трябва да посочите име или описание на доклада (например седмичен доклад за продажбите), името на компилатора и всички съавтори, името на компанията, датата на изготвяне или подаване на Доклад.

Част 3 от 3:

Комбинирани думи и формулировки

един. Изобретяват компетентни заглавия и субтитри. Тези елементи на отчета позволяват на читателя да намери бързо необходимите раздели и допълнителна информация, която ще спомогне за разбирането на заключенията и препоръките.

Заглавията и субтитрите на участъците трябва точно и да разберат съдържанието.
Например, в седмичен доклад за продажбите, можете да използвате раздела "Тенденции в женското облекло", "Тенденции в мъжки дрехи" и "Популярни марки на детското облекло". След това във всеки участък можете да изберете подраздели, чиито имена ще отразяват ясни тенденции или имена на популярни марки.
Използвайте същите граматически дизайни за всички заглавия, които да изглеждат логични и последователни. Например, ако първият заглавие е формулиран като "най-добрите продукти от колекцията", следващото заглавие трябва да бъде "водеща позиция в женското облекло", а не "да получавате продажби на стоки за жени".

Изображение, озаглавено Пишете седмичен отчет Стъпка 11

2. Използвайте прости и разбираеми оферти. Вашият доклад трябва да се състои от предложения с проста структура "Тема, LED, допълнение", за да изрази ясно вашите мисли и да демонстрира доверието си в заключенията и препоръките.

Прочетете отново проекта на версията и пресечете всички допълнителни думи. Във всяко изречение намерете художника на действието и го поставете пред глагола. Схематично предложенията трябва да бъдат от "Кой прави това".

Да се отървете от излишните думи и фрази като "днес", "с цел" или "за наличност".

Този стил може да изглежда скучен, но не си струва задачата да забавлявате читателя. За доклада е много по-важно ефективно да се предадат ключови аспекти и заключения.

Изображение, озаглавено Пишете седмичен доклад Стъпка 12

3. Да направят обективни и безпристрастни заключения. В доклада често е необходимо да се предоставят препоръки, но те трябва да се основават на факти, а не лични мнения и усещания. Важно е да се убеди читателят с неопровержими доказателства и яснота на мисълта.

Не използвайте прилагателни, както и други думи и фрази с изразен положителен или отрицателен емоционален цвят. Фокусиране върху факти и здрав разум.

Например в доклада препоръчвате повишаване на един от мениджърите по продажбите. Засилване на препоръката към факти, които показват, че човек наистина заслужава нарастващ, но не дава субективно мнение и не се обръща към емоции. "Алина редовно показва най-добрите резултати, въпреки че работи само 15 часа седмично" убедително от "Алина е много хубав човек и винаги се опитва, въпреки че е принуден да работи една непълна седмица, защото се грижи за възрастната майка".

Изображение, озаглавено Пишете седмичен доклад Стъпка 13

4. Използвайте убедителни глаголи. Ако текстът е написан в валиден залог, действието в предложението е изразено в една дума - глагол. Използвайте целости и убедителни глаголи, които ясно описват действието.

Препоръчително е да се даде предпочитание на прости глаголи. Например, "Продажба" винаги е по-добър от "Прилагане".

Понякога са необходими глаголи, изразяващи умствени процеси - мислят, знаят, разбират, вярват - но като цяло те са по-ниски от глаголите на действие. Опитайте се да разгърнете изявлението си и го превърнете в действие. Например, вие сте написали: "Вярвам, че през следващите месеци продажбите ще се увеличат". Разполагане на одобрението и очертайте причините за такова предположение. Реформирайте офертата: "Както показва практиката, в сезона на празниците, продажбите се увеличават. Предвиждам, че през ноември и декември работните проценти ще се увеличат. ".

Текстът трябва да бъде насочен към действие. Прочетете отново доклада, опитайте се да се отървете от ненужните предлози и да замените излишните думи чрез убеждаване на глаголи. Например, "помощ" може да бъде заменен с "помощ" и "да осигури защита" - за "защита".

Изображение, озаглавено Пишете седмичен доклад Стъпка 14

пет. Не използвайте страданията. Пасивната форма се излиза от предложението на предмета на действие и обектът излиза на преден план. В някои ситуации е необходим пасивен депозит от политически или дипломатически съображения, но най-често прави текста объркан и мъглив.

Действителният депозит дава възможност да се подчертаят изпълнителите на действие и показва читателя на отговорните лица. За да се оцени значението на този аспект, си представете, че тази оферта е уловена във вестника: "За щастие всички деца успяха да спасят". Необходимо е да се разбере кой е спасил тези деца. Ако предложението е било вида "Учител по физическо възпитание Иван Сергеев, се върна няколко пъти на борда на шкафческото училище и спаси всички деца", тогава истинският герой отива на преден план.

Също така, действителният депозит ви позволява да намерите отговорността за отрицателните последици. Фразата "някои грешки бяха разрешени" ще принудят работодателя да обърка грешките и кой трябва да бъде наказан. Ако правите грешки, допуснете отговорност и вземете последствия.

Обърнете внимание на формите на глагола "да", за да намерите предложения с пасивен залог. Ако сте успели да ги намерите, след това определете действащото действие и лицето, което го прави, след вида на думата поръчка.

Изображение, озаглавено Пишете седмичен доклад Стъпка 15

6. Използвайте методи за изразяване на визуални данни. Схемите и графиките се възприемат много по-лесно и подреждат веднага след параграф с такава информация (особено ако такива данни съдържат голям брой числа).

Изберете подходящи визуални инструменти, които опростяват читателя на задачите и работят върху целта на доклада.

Например, използвайте линейна класация, за да покажете продажбите на вълнени покрития. Такова представяне на данните е много по-ефективно към таблицата с броя на стоките на стоките, продавани за всеки месец, защото читателят на масата е принуден да запази всички числа в ума и да ги сравнява помежду си, за да открият тенденциите. Един поглед към графика ще бъде достатъчно, за да разбере същността.

На първо място, човек винаги обръща внимание на визуалните елементи. Всички графики и схеми трябва да са ясни и чисти, разположени правилно на страницата. Използвайте само тези елементи, които наистина потвърждават вашите заключения и препоръки.

Изображение, озаглавено Пишете седмичен доклад Стъпка 16

7. Не използвайте жаргон. Всеки клон на знания или дейност има неизбежна терминология, както и модерни думи, които често се използват в книги и предмети. Понякога те са полезни, но в повечето случаи жаргонът се пречи на ясно и компетентно изразява основната идея.

Опитайте се да направите списък с професионални жаргон, за да не злоупотребявате с такива думи в доклада. Завършете работата по текста и потърсете по ключови думи, за да замените нежеланите лексикални единици.

Трябва да се разбира, че голям брой модерни думи няма да покажат читателя, сякаш сте "в темата", но ще обърнете ефекта. Директорът и мениджърите често са по-възрастни от обикновените служители и са видели много такива думи в века. Ако злоупотребявате с жаргоните, те смятат, че сте твърде мързеливи, не разбирате темата или просто искате да впечатлите.

По-добре е да не се използват твърде сложни термини. Например доклад за правния спор не следва да съдържа прекомерно количество непоследователни правни състави.

Изображение, озаглавено Пишете седмичен доклад Стъпка 17

Осем. Правилно всички грешки. Голям брой грешки и граматични грешки само отклоняват само читателя и създават отрицателна идея на автора. Напишете предварително проект, за да имате време да работите с грешки.

Проверете правописа и граматиката в текстовата програма на компютъра, но не е необходимо да разчитате само на автоматични корекции. Такива програми могат да пропуснат много грешки, особено при подобни думи ("размери" вместо "ръкавици").

Прочетете обратно задната част на връщането, за да намерите всички грешки. Ако темата на доклада е близка, тогава да не забележите грешката е много проста, защото мозъкът може автоматично да "мисли" липсващи думи или букви в текста. Прочетете задника, за да възприемате отделни думи.

Прочетете доклада на глас, за да забележите грешки и стилистични недостатъци. Ако не можете да прочетете офертата или параграфа без нокаут, вероятно е вашият текст да бъде претоварен и читателят също ще бъде проникнат. Пренапишете неуспешни изречения.