Как да прекарате селекторна среща

2. Изпратете всичко, от което се нуждаете, за да участвате в срещата. Вземане на решение с графика, споделяйте участниците в основната информация. В този пост трябва да активирате: Данни за прикачен файл (телефонен номер и парола), дневен ред (включително отговорности) и друга необходима информация. Програмата трябва да предвижда всички въпроси и информация, която очаквате да чуете от други участници в срещата. Първо поставете положителни въпроси и след това обсъдете решаването на проблеми и сложни теми.

3. Създайте списък на участниците. Дават възможност на данните за тяхното местоположение и общи лични данни. Тази информация може да бъде полезна за чата, докато свързаните участници очакват други.

4. Изпратете имейл напомняне за срещата. Изпратете писмо в същия ден, ако срещата е насрочена след обяд, или през деня преди, ако срещата е насрочена за сутрин. Благодарение на това ще бъдете сигурни, че никой няма да забрави за срещата. Можете също да използвате това писмо, за да разпространявате документация, доклади и друга необходима информация. Ако отчетите се изготвят от други хора, не забравяйте да посочите името на автора. Така че те ще получат благодарността си благодарност (или ще се предпазите от критиката, която ще се обади). Напишете нещо като: "Присъединих се към доклада на Иванов относно доклада си". Мениджърът на срещите също е длъжен да се увери, че всички участници са включени в списъка, както и че са изпълнили възложените задължения.

пет. Вижте цялата информация, която ще обсъдите.

6. Започнете дискусионна група. Не закъснявай. Ако е възможно, въведете системата за подбор 10 минути преди срещата. Някои системи блокират входа преди определено време, или докато мениджърът на срещите е свързан. Тествайте предварително телекомуникационния мост и оборудването, особено ако не сте го използвали преди.

7. В повечето случаи винаги ще има поне едно късно. Ето защо, гответе опции за обсъждане на определена вторична тема, докато тези, които забавят обстоятелствата, няма да се присъединят към конференцията. Гарантират, че всички участници са представени (име, позиция, отговорности), особено ако клиентите, които не са лично запознати с тези служители, участват в конференцията. Опитайте се да започнете обсъждане на основните въпроси не по-късно от 3-5 минути след началото на конференцията, дори ако не всички, които са подканени за системата.

Осем. Придържайте се към дневния ред. Прекарали сте време за компилацията си, така направете този документ. Гледайте часовника, защото не всички участници ще могат да останат, ако дискусията бъде забавена. Вашата задача е да обсъдите всички планирани въпроси, без да забравяте интересите на клиентите.

девет. Бъдете внимателни и направете бележки. Опитайте се да не използвате бутона "ням" (режим на звук) дори по време на дългите изпълнения на другите. Вашите служители едва ли ще разсейват от конференцията, ако видите участието си в него. Ако можете да добавите нещо, използвайте тази възможност, за да демонстрирате вашата компетентност. Не давайте високи обещания. По-добре е да се каже спокойно, че определено ще се върнете към обсъждането на неочакван въпрос по-късно.

10. В края на конференцията трябва да попитате дали някой има въпроси, за да отговори сега или след завършване на срещата. Ако сте се съгласили да се срещнете отново, докладвайте времето преди останалите участници. Благодарим на всички участници за разпределеното време и им пожелайте успешен работен ден / седмица (уикенд).

единадесет. Веднага след телеконференцията, създайте и споделете всички участници кратко резюме (протокол) на срещата. Това резюме служи на две голове: 1) Уверете се, че всеки разбира списъка на неговите задължения - 2) е документален доказателства за възможни разногласия в бъдеще. Често няма да бъдете благодарни на себе си, че са прекарали времето за записване на протокола. Изпращам го на други участници, не забравяйте да ви помоля да информирам дали трябва да направите никакви добавки или промени в документа. След поправки определено ще разгърнете коригираната опция.

12. След срещата трябва да изпълните всички решения. Ако имаше някакви въпроси, маркирайте достатъчно време, за да им отговорите, както и да изпълняват всички други действия. Ако имаше някои срокове за решаване на проблеми, не ги безпокойте. Ако обещанията трябва да използват други служители / единици, направете го и се уверете, че са завършили всичко необходимо.