Как да автоматизираме докладите в Excel (с илюстрации)

От тази статия ще научите как да автоматизирате създаването на отчети за данните в Microsoft Excel. Той е описан тук, както е в таблицата на Excel, за да поискате данни от външен източник (MySQL, Postgri, Oracle и така нататък) и създайте отчет, използвайки специален плъгин, който ще свързва таблицата на Excel с външни източници на данни.

За да създадете отчет за данни в таблицата Excel, ние използваме макроса, който също ви позволява да записвате отчети в различни файлови формати с едно натискане на клавиша. Имайте предвид, че Excel има функция, която ви позволява да създавате макроси, без да се налага да пишете програмен код.

Стъпка

Метод 1 от 2:

За данни в Excel

един. Ако данните, на които трябва да се компилират докладът, вече е в таблицата Excel, автоматизирайте процеса на създаване на доклад, използвайки макроси. Макросите се поддържат от функция на Excel, която ви позволява да автоматизирате сложни и повтарящи се задачи.

Изображение, озаглавено автоматични отчети в Excel стъпка 2

2. Стартирайте Excel. Кликнете два пъти (или просто кликнете върху компютъра Mac) в иконата като бяла буква "X" на зелен фон, след което щракнете върху "Празна книга" в страницата с шаблони.

На компютъра Mac може да се наложи да кликнете върху "Файл"> "Празна книга".

Ако вече имате доклад за Excel, за да автоматизирате, кликнете два пъти върху файла отчет, за да го отворите в Excel.

Изображение, озаглавено автоматизирано отчети в Excel стъпка 3

3. Въведете данните си за електронна таблица, ако е необходимо. Ако не сте добавили заглавията на колоните и цифрите, които трябва да направите, направете го сега.

Изображение, озаглавено автоматични отчети в Excel стъпка 4

4. Активирайте менюто Разработчик. По подразбиране това меню не се показва в горната част на прозореца на Excel. За да активирате менюто "Разработчик":

Windows - Натиснете "File"> "Параметри"> "Конфигуриране на лентата" (в ляв прозорец), изберете квадратчето "разработчик" в долния десен ъгъл (ако не виждате тази опция, превъртете надолу по страницата) и след това Кликнете върху "OK".

Mac - Натиснете "Excel"> "параметри"> лента и лента с инструменти, проверете квадратчето "разработчик" в списъка "Basic" и след това щракнете върху "Запазване".

Изображение, озаглавено автоматични отчети в Excel стъпка 5

пет. Кликнете Разработчик. Ще намерите този раздел в горната част на прозореца на Excel. Грабът с инструменти за разработчици се отваря.

Image озаглавен автоматични доклади в Excel стъпка 6

6. Кликнете върху Макро запис. Това е опцията в лентата с инструменти. Ще се появи изскачащ прозорец.

Изображение, озаглавено автоматични отчети в Excel стъпка 7

7. Въведете името на макроса. Направете го в текстовото поле "Макро име". Така че впоследствие лесно ще определите какъв макрос.

Например, ако макросът ще изгради график въз основа на наличните данни, наречете го "графика1" или по някакъв начин.

Image озаглавен автоматични отчети в Excel стъпка 8

Осем. Създайте клавишна комбинация за стартиране на макроса. Натиснете клавиша Shift, и след това натиснете друг бутон (например, T) За да създадете ключ за клавиатура.

На компютъра Mac, ключовата комбинация ще бъде ⌥ Вариант+⌘ команда И друг ключ (например, ⌥ Вариант+⌘ команда+TЧест.

Изображение, озаглавено автоматични отчети в Excel стъпка 9

девет. Запазете макроса в отворената маса Excel. За да направите това, кликнете върху "Запазване B" и изберете "Тази книга" Меню, така че макросът да е на разположение на всички, които ще отворят тази таблица.

Excel файлът трябва да бъде запазен в специален формат с макроси.

Image озаглавен автоматични доклади в Excel стъпка 10

10. Кликнете върху ДОБРЕ. Този бутон в долната част на прозореца. Настройките на макроса ще бъдат запаметени и режим на запис ще се включи. Отсега нататък всичките ви действия ще бъдат записани (преди момента, в който спрете да записвате).

Изображение, озаглавено автоматични отчети в Excel стъпка 11

единадесет. Следвайте стъпките, които искате да автоматизирате. Excel ще проследи всяко кликване, всяко натискане на клавиш и въведените параметри за форматиране - всичко това ще бъде въведено в макро списъка.

Например, за да изберете данните и да създадете диаграма, изберете необходимите данни, щракнете върху "Поставете" в горната част на прозореца на Excel, изберете вида на графиката и редактирайте диаграмата, както се нуждаете.

Друг пример: да създадете макрос за изграждане на графика от данни, които са в клетки с A1 чрез A12, кликнете върху празна клетка, въведете = Суми (A1: A12) и натиснете ↵ Въведете.

Изображение, озаглавено автоматични отчети в Excel стъпка 12

12. Кликнете върху Стоп запис. Тази опция е в лентата с инструменти "Разработчик". Записът ще бъде спрян и всичките ви действия, които сте направили по време на запис, ще бъдат спасени като отделен макрос.

Изображение, озаглавено автоматични отчети в Excel стъпка 13

13. Запазете таблицата на Excel като файл с поддръжка на макроси. Кликнете върху "Файл"> Запазване като »и променете файловия формат на" XLSM "(вместо" XLS "). След това въведете името на файла, изберете папката, за да я запазите и кликнете върху "Запазване".

Ако не направите това, макросът няма да бъде спасен като част от електронната таблица, т.е. те няма да могат да използват други хора на други компютри.

Изображение, озаглавено автоматични отчети в Excel стъпка 14

Четиринадесет. Стартирайте макрос. За да направите това, натиснете клавишната комбинация, избрана при създаването на макрос. Процесите, записани в макроса, ще бъдат изпълнени.

Също така, за да стартирате макроса, можете да натиснете "Macros" в раздела Разработчик, изберете името на макроса и кликнете върху "Run".

Метод 2 от 2:

За външни данни (MySQL, Postgres, Oracle и така нататък)

един. Изтегли Плъгин kloudio. С него, вашата Excel маса може да бъде свързана с външна база данни или източник на данни. Този плъгин работи и с Google таблици.

Изображение, озаглавено автоматични отчети в Excel стъпка 16

2. Сравнете таблицата с външен източник на данни. За да направите това, кликнете върху бутона "+" на портала Kloudio. Въведете информация за базата данни (тип база данни, идентификационни данни) и изберете опции за сигурност / криптиране, ако работите с поверителни данни или данни за компанията.

Изображение, озаглавено автоматични доклади в Excel стъпка 17

3. Когато вашата таблица е свързана към базата данни, поискайте външни данни и създавате отчети могат да бъдат директно в Excel. Създайте отчет за портала Kloudio и след това го изберете в менюто Excel. След това прилагайте допълнителни филтри и задайте честотата на актуализиране на отчета (така че таблицата автоматично се актуализира всяка седмица, ден или дори час).

Изображение, озаглавено автоматични отчети в Excel стъпка 18

4. Освен това можете да въведете данните в свързаната таблица и да актуализирате данните във външния източник на данни. Създайте шаблона за изтегляне на портала Kloudio и да получите възможност за ръчно или автоматично да изтеглите промени, направени във вашата електронна таблица към външния източник на данни.

Съвети

Заредете плъгините на Excel само от Microsoft Appsource, ако не вярвате на разработчиците на трети страни.
Макросите могат да се използват за автоматизиране на двете прости задачи (например за добавяне на стойности или създаване на диаграми) и сложни (например, за изчисляване на стойности в клетките, създаване на диаграма въз основа на резултатите от изчисленията, маркиране на диаграми и печат получени резултати).
Ако отворите електронната таблица с макрос, може да се наложи да кликнете върху "Активиране на съдържание" на жълтата лента в горната част на прозореца, за да направите способността да използвате макроса.

Предупреждения

Macro ще добави абсолютно всички действия, които изпълнявате в режим на запис. Следователно, не въвеждайте погрешни стойности, не започвайте ненужни програми и не изтривайте файлове.
Макросите могат да бъдат злонамерени (например създадени за изтриване на файлове на компютър). Не стартирайте макроси, които се получават от ненадеждни източници.