Как да създадем ефективен план за действие

Ефективният план за действие винаги започва с ясна цел, идея или намерение. Такъв план е предназначен да прехвърли лице от настоящия момент директно до прилагането на претендираната цел. Правилно компилираният план за действие ви позволява да разрешите почти всяка задача.

Стъпка

Част 1 от 4:

Правя план

един. Запишете всички детайли. Работейки по плана за действие, започнете да записвате всеки детайл. Можете да използвате Notepad с разделители, за да вземете предвид различни аспекти на този процес. Ето няколко примера за раздели:

Идеи / различни бележки
Ежедневни графики
Месечна графика
Етапи
Изследвания
Продължаване
Участници / Контакти

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 2

2. Спазвайте задачата. Колкото по-замъглена задача, толкова по-малко ефективен ще бъде план за действие. Опитайте се да определите желаната цел възможно най-рано (за предпочитане преди началото на проекта).

Пример: Трябва да напишете магистърска теза (голямо проучване) от около 40 000 думи. Такава работа се състои в въвеждане, преглед на литературата (с критичен анализ на други проучвания и разглеждане на собствената си методология), практическа демонстрация на вашите идеи за конкретни примери и заключение. Срок на работа - 1 година.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 3

3. Планът трябва да бъде конкретен и реалистичен. Ясна цел е само началото: всеки аспект на плана трябва да бъде точен и изпълнен. Например, планирайте конкретни и изпълними графики, етапи и крайни резултати.

Точните и реални параграфи на плана за дългосрочен проект ще позволят предварително да се намали стреса от слабо планираното прилагане с надвишаване на крайните срокове и досадните извънреден труд.

Пример: Трябва да напишете около 5000 думи на месец, за да завършите дисертацията навреме и в края си тръгвате няколко месеца, за да подобрите идеите. От гледна точка на осъществимостта не трябва да поставяте задачата да пишете повече от 5000 думи всеки месец.

Ако три месеца от целия период ще работите като помощник-учител, тогава може би няма да имате време да напишете 15 000 думи през това време, в резултат на това, ще трябва да разпределите този обем до края на месеца.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 4

4. Междинни етапи. Етапите са съществени етапи по пътя към целта. Започнете етапите на планиране от края (постигнете целта) и се движете в обратна посока към настоящето и обстоятелствата.

Разбивката до стъпките ще ви помогне (и вашият екип) да поддържате мотивация, споделяйки предната част на работата по малкия обеми и осезаеми цели, така че чувството за пълнота ще започне да се явява преди пълното прилагане на целия план за действие.

Не разделяйте стъпките твърде дълги или твърде кратки временни интервали. Така че, това е доста ефективно в продължение на две седмици.

Пример: Когато работите на дисертацията, опитайте се да не съответствате стъпките с дялове на работа, като месеците могат да бъдат държани. Напротив, предприемете стъпки за малък период от две седмици (можете да продължите от броя на думите) и да се възнаградите за успешна работа.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 5

пет. Прекъснете чудесни задачи за по-малки, по-удобни обеми. Някои задачи или етапи на работа могат да обезкуражат.

Ако голяма задача ви обърнува, разделете го за удобни малки подзадачи, за да намалите тревожността и да увеличите доверието в нашите собствени сили.

Пример: Преглед на литературата често става най-трудният раздел, един вид основа за бъдеща работа. За да завършите секцията, трябва да проучите и анализирате голямо количество информация.

Разделете задачата за подзадачи: изследвания, анализ, презентация. Можете да стесните алинеи дори по-силни и да изберете конкретни статии и книги, които трябва да четат, както и да определят времето за приключване на анализа и писменото представяне на резултатите.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 6

6. Използвайте списъци със задачи. Да направят списък с задачи, които трябва да бъдат завършени на всеки етап. Само списъкът е вдъхновяващ, затова посочете точните обеми и реално изражение.

Пример: Разделете работата по литературния преглед за малки задачи, за да знаете точно какво трябва да се направи, както и да оцените реалната времева рамка. Например, всеки един или два дни ще трябва да чете, анализира и опише един източник.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 7

7. Определете времевата рамка за всички случаи. При липса на ясна времева рамка, работата може да се простира безкрайно за дълго време, а някои задачи ще останат недовършени.

Редът на параграфите на плана няма критично значение, което не може да се каже за временната рамка за всеки аспект.

Пример: Ако е известно, че в един час можете да четете около 2000 думи и четенето на статия има 10 000 думи, тогава трябва да подчертаете най-малко пет часа време.

Необходимо е също да се вземе предвид времето най-малко две закуски и къси прекъсвания на всеки 1-2 часа като умора. В допълнение, до крайното време трябва да се добави най-малко един час за възможни непланирани закъснения.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 8

Осем. Създайте визуална гледка. След завършване на списъците с действия и определяне на времевата рамка, отидете на създаването на определен визуален дисплей на плана. Можете да използвате блокова диаграма, диаграма на Gantt, динамична таблица или друг удобен вариант.

Дръжте визуален план на достъпно място - например, можете да го окачите на стената на офиса или залата за обучение.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 9

девет. Изследвайте изпълняваните задачи. Благодарение на това не само ще почувствате удовлетворение, но и ще можете да пазите от погледа си.

Такъв подход е особено удобен, когато колективната работа. При работа с други хора можете да създадете споделен документ, който ще бъде на разположение навсякъде по света.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 10

10. Не спирай. Чрез изготвяне на план, представяйки задачите на колегите (със сътрудничество) и уточняване на стъпките, преминете към следващата стъпка: продължете към ежедневната работа за постигане на целта.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 11

единадесет. Можете да прехвърлите срокове, но не можете да спрете по средата. Периодично възникват такива непредвидени обстоятелства, които пречат на наблюдаваното време, изпълняват задачи и постигат целта.

Не бъди тъжен. Прегледайте плана и след това продължете да работите и преминете към целта.

Част 2 от 4:

Време за планиране

един. Изберете добър дневник. Използвайте приложението или бележника, който ще позволи удобно планиране на всеки час от времето си. Планертът е ефективен само ако ви позволява удобно да правите и четете записи.

Проучванията показват, че физическото навлизане на задачите (дръжка на хартия) увеличава вероятността от реализация на предназначението, така че е по-добре да се планира работата в традиционния тетрадка.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 13

2. Не използвайте списъци на случаите. Така се натрупва дълъг списък от случаи, но когато ще ги извършите? Списъкът на случаите не е толкова ефективен, колкото и графикът за изпълнение на задачите. В графиката на всяка задача ще бъде зададена.

Ясни временни блокове (страници с много дневници са разделени на часови блокове в най-буквалния смисъл на думата) няма да ми позволят да се забавя, защото след изтичането на времето трябва да се преместите в следващата планирана задача.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 14

3. Научете се да дефинирате временни блокове. Такъв подход ще стане ясно да се разбере колко време можете да разпределите за всеки бизнес. Започнете с приоритетни задачи и преминете към по-малко важни неща.

Планирайте цялата предстояща седмица. Благодарение на подробен план за следващите дни, можете да увеличите максимално използването на наличното време.

Редица специалисти препоръчват най-малко една обща представа за плановете за цял месец.

Някои хора съветват започват от края на деня и да се движат в обратна посока. Ако вашият работен ден продължава до 17:00 часа, тогава планирайте от тази точка до началото на деня (например до 7 часа).

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 15

4. Изберете време за почивка и отдих. Изследователите твърдят, че включително техните планове свободно време, човек е в състояние да получи повече удовлетворение от живота. Доказано е, че твърде дългата работа (повече от 50 часа седмично) намалява ефективността на труда.

Липсата на сън катастрофално засяга производителността. Възрастен трябва да спи най-малко 7 часа всяка вечер и за тийнейджъри тази цифра се увеличава до 8,5 часа.

Изследователите са убедени: разгледайте плановете за "стратегическо възстановяване на силите" (класове по физическо възпитание, къси сън, медитация, загряване) през деня, за да се увеличи производителността и подобряване на цялостното здраве.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 16

пет. Намерете време да направите план за една седмица. Някои експерти препоръчват да изготвят план за една седмица предварително. Определете как най-добре да използвате всеки ден, за да постигнете целите си.

Не забравяйте да вземете предвид всички текущи задачи и задължения. Ако графикът се получи твърде плътен, тогава някои незначителни точки могат да бъдат изтрити от него.

Няма нужда да жертвате социални взаимодействия. Намерете време на близки и роднини. Те винаги ще ви предоставят необходимата подкрепа.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 17

6. Направете рутина на деня. В примера на магистърска теза редовен ден може да изглежда така:

7:00: Повдигане

7:15: Направете зареждане

8:30: Вземете душ и рокля

9:15: Подгответе закуска и яжте

10:00: на дисертация - писмени задачи (плюс 15 минути за почивки)

12:15: обяд

13:15: Работете с имейл

14:00: Прочетете изследвания и анализ (включително 20-30 минути на почивка / закуски)

17:00: Завършване на работата, проверка на писма, бизнес план за утре

17:45: Извадете на масата, отидете в магазина

19:00: Кук вечеря и яжте

21:00: почивка (игра на китара)

22:00: Разпределете леглото, прочетете в леглото (30 минути), отидете в леглото

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 18

7. Не е задължително да планирате всички дни еднакво. Можете да платите за работа 1-2 дни в седмицата. Понякога е дори полезно да се вземат прекъсвания, за да се върнат на работа с пресни мисли.

Пример: Можете да напишете дисертация и да анализирате източници в понеделник, сряда и петък и в четвъртък да се научите да играете на музикален инструмент.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 19

Осем. Непредвидени проблеми. Изберете допълнително време във всеки блок в случай на по-малко продуктивен работен ден или непредвидени проблеми. В самото начало се препоръчва да се разпределят всяка задача два пъти повече от времето, отколкото смятате за необходимо.

В процеса ще започнете да работите по-ефективно или по-точно да определите необходимото време, което ще коригира първоначалния график, но винаги оставете поне малка празнина.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 20

девет. Показват гъвкавост и разбиране. В началото на работата се пригответе да регулирате графика си в движение. Това е част от учебния процес, така че е по-добре да планирате временни блокове с молив, а не дръжка.

Можете също така да прекарате няколко седмици, за да направите всички неща, които сте се занимавали с дневника в деня. Благодарение на това ще научите как правилно да оценявате времевата рамка на всяка задача и рационално да използвате времето.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 21

10. Изключете интернет. Определете времето, когато проверявате пощата и социалните мрежи. Отнасяйте се стриктно, защото е лесно да се загубят цял часовник, току-що разработи нови новини.

Можете също да деактивирате телефона (поне в момента, когато е необходимо да се съсредоточите).

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 22

единадесет. По-малко. Това се дължи на ограничаването на времето в интернет. Определят най-важните задачи в деня, в който помагат за постигане на целта и да се съсредоточите върху тях. Не си струва да харчите сили на по-малко важни неща, които отнемат само време: кореспонденция, безсмислена работа с документи.

Един специалист препоръчва да не проверявате имейла най-малко през първите няколко часа. Така че се фокусирате върху важни въпроси и няма да бъдете разсеяни за външни моменти от букви.

Ако чакате много малки случаи (например имейли, хартиени работи, почистване), тогава е по-добре да ги групирате в един път, а да не се разпространявате за цял ден, като по този начин намалявате концентрацията при извършване на важни задачи.

Част 3 от 4:

Поддържайте мотивацията

един. Положителна настройка. Положителното възприятие е изключително важно за постигане на целите. Трябва да вярвате в себе си и около хората. Нека позор с негативни мисли, използвайки положителни изявления.

В допълнение към собственото си настроение, трябва да се обградите с положителни хора. Проучванията показват, че с течение на времето приемаме навиците на тези, с които прекарваме най-много време, така че подхождаме към избора на нашата среда с ума.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 24

2. Възнаграждение. Наградата е особено важна след завършването на всеки етап. Излезе с осезаема награда. Можете да си позволите вечеря в любимия си ресторант като награда за двуседмичен етап или масажна сесия за двумесечна работа.

Един експерт предлага да се прехвърли на приятел определена сума пари и да поиска да ви го върне само ако работата се извършва в определеното време. Ако не се справите, един приятел оставя пари на себе си.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 25

3. Насладете се на подкрепа. Винаги е важно да има подкрепата на приятели и роднини, както и да се запознаят с хора, които поставят съответните цели. Благодарение на това можете да бъдете равни на други.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 26

4. Гледайте успеха си. Проучванията показват, че успешното движение напред е най-добрата мотивация. За да проследявате успеха, е достатъчно просто да прекъснете задачите, изпълнявани във вашата графика.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 27

пет. Легнете и станете рано. Проучванията на рутината на деня на успешните и продуктивни хора няма да дадат на ситото - повечето от тях започват деня си рано. Също така те обикновено имат сутрешна рутина, която често ги мотивира за по-нататъшно постигане.

Опитайте се да започнете сутринта си от упражнения (лека тренировка и йога или упражнения във фитнес залата), здравословна закуска и половин час запис на мисли в дневника.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 28

6. Правене на почивка. Необходими са прекъсвания, за да се поддържа мотивацията. Ако винаги работите, тогава ще натрупате умора. Прекъсва помощ, за да се избегнат претоварване и да се оптимизира работното време.

Пример: Стойте от компютъра, оставете настрана телефона и спокойно седнете в мълчание. Ако мислите идват на ум, напишете ги в дневника. В противен случай просто се насладете на време за отдих.

Пример: справяне с медитацията. Преместете телефона в безшумен режим, деактивирайте всички известия и задайте таймера за 30 минути или друго допустимо време. След това опитайте просто спокойно да седнете и да почистите съзнанието. Всички мисли, които идват на ум, могат да се припишат на определена категория и да отидат. Например, ако си мислиш за работа, тогава ми кажи "работа" и освободи мисълта.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 29

7. Визуализирайте. Платете няколко минути, за да мислите за целта си и си представете, че ще се почувствате, след като се постигне. Толкова по-лесно да се справят с трудностите, които могат да възникнат.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 30

Осем. Разберете, че няма да е лесно. Целият този скъп човек рядко се дава без затруднение. Пътят на целта обикновено не прави без никакви проблеми и трудни решения. Съгласуване с този факт.

Много опитни специалисти, които съветват да живеят, препоръчват да вземат своите неуспехи като съзнателен избор. Няма нужда да бъдете ядосани или разстроени. Вземете ги, премахнете урока и се върнете на работа, като вземете предвид променените обстоятелства.

Част 4 от 4:

Определят целите

един. Запишете желанията си. За тази цел ще се побере дневник или текстов документ. Ако все още не сте сигурни какво искате да направите, тази практика трябва да помогне.

Редовни записи в дневника - чудесен начин да се изучавате отстрани и да поправите чувствата си. Много хора твърдят, че записите на собствените си мисли помагат да се разберат чувствата и желанията.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 32

2. Разгледайте въпроса. Ако имате идея, опитайте се да опознаете тази тема. Разгледайте целите си, за да намерите най-краткия начин за изпълнение на замислените.

На форумите като Reddit се маркират и се обсъждат различни теми. Тук можете да говорите с хора, които са заети в индустрията, които ви интересуват и са готови да споделят информация.

Пример: в процеса на работа на дисертацията, мислите за това какво ще доведе до това. Прочетете какво правят хората с степента, която искате да получите. Тя може да ви тласне в публикации или други възможности за развитие на бъдещата кариера.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 33

3. Разгледайте наличните опции и изберете най-подходящия. След изучаване на проблема ще стане ясно къде може да води всеки избран път. Това ще ви позволи да изберете най-добрия начин да изпълните собствената си цел.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 34

4. Помислете за външни фактори, свързани с работата. Те включват всичко, което предотвратява целта. В случай на дисертация можете да се обадите на умствена умора, липса на източници или непредвидени работни задачи.

Изображение, озаглавено Създаване на ефективен план за действие Стъпка 35

пет. Показват гъвкавост. Целите могат да се променят вече в процеса на изпълнение. Опитайте предварително да предоставите възможности за маневриране. С други думи, не се отказвайте, когато стане трудно. Губят интерес и губят надежда - това са напълно различни неща!

Съвети

Всички описани методи, които помагат за планиране и дефиниране на цели, са приложими и за по-глобални и дългосрочни намерения (например, избор на кариера).
Ако мислите за необходимостта от планиране на времето доведоха скуката, след това помислете за това, в противен случай: далечни планове за дни, седмици и дори месеци се елиминират от необходимостта да се вземат решения относно следващата стъпка всеки ден. Благодарение на това, времето е освободено за творчество и концентрация по важни въпроси.