Как да развием бизнес процес: 8 стъпки

Независимо от това дали започвате нов случай или работа за подобряване на текущото представяне, наличието на добър бизнес процес е важна стъпка към постигане на целите. Създаването на бизнес процес ще подобри ефективността, качеството, както и счетоводството и управлението на работното място.

Стъпка

Част 1 от 2:

Определете вашите нужди

един. Анализира проблемите, които се противопоставят на текущото представяне и успех. Избройте елементите, които според вас изискват изтънченост и да описват свързаните с тях трудности. Тя ще ви помогне да определите източника на проблеми в бизнеса.

Мислете, ако можете да изпълнявате някои задачи по-ефективно, по-евтино или по-добре.
Потърсете ключови показатели за изпълнение, за да определите какво функционира добре по отношение на изпълнението и какво трябва да се подобри.
Запитайте се защо е проблем. Ако това е резултат от друг проблем, продължете да го поддържате до основния източник.

Изображение, озаглавено развитието на бизнес процеси стъпка 2

2. Започнете от края. Определете целите, които искате да постигнете с помощта на бизнес процес. Фокусирайте се върху подобряването на качеството, ефективността или стойността на вашия продукт или услуга. Тя трябва да бъде по-обща визия за вашите надежди за бъдещето на вашата компания.

Помислете за бъдещето на вашата компания и къде искате да бъдете за една година и след пет години.

Целта трябва да отговаря на визията и мисията на компанията.

Целта трябва да бъде реалистична и постижима.

Не инсталирайте твърде много голове.

Изображение, озаглавено развитието на бизнес процеса стъпка 3

3. Постави конкретни задачи въз основа на целите. Те трябва да бъдат по-специфични, ограничени във времето и измерими от себе си.

Задайте измерим времева рамка за изпълнение на задачи.

Уверете се, че вашите очаквания са разумни.

Уверете се, че имате работни служители, които са способни и готови да изпълняват задачи в инсталирания момент.

Изображение, озаглавено Разработване на бизнес процес Стъпка 4

4. Да направите списък с действия, необходими за изпълнение на задачи. В този момент е полезно да се вземат предвид причините и последиците от всяко действие, както и как всички действия са свързани помежду си и как те ви водят до желаната цел. Определете началната точка на процеса и помислете какви действия на този етап ще ви помогнат да стигнете до целта.

За да изпълните задачата, уверете се, че всички действия са взаимозависими и взаимосвързани.

Действията могат да бъдат както последователни, така и паралелни, т.е. или без завършване на едно действие, или две действия могат да възникнат едновременно в рамките на същия процес.

Част 2 от 2:

Направете план за процеса

един. Максимизиране на ефективността на бизнес процесите. Разгледайте списъка с действия, за да определите какви стъпки са неподходящи. Начертайте всички ненужни точки от списъка, ако те не се прилагат за конкретна задача.

Важно е да се оптимизира процесът и да се изключат ненужните стъпки, за да не се изчерпват и не объркват служителите.
Ако отказаното действие е важно за бизнеса като цяло, помислете каква цел ще донесе повече ползи и да го включи като част от отделен бизнес процес.

Изображение, озаглавено Разработване на бизнес процес Стъпка 6

2. Определя процедурата за необходимите действия. Ще бъде полезно да се създаде блокова диаграма на целия процес, изброяваща всяко действие, което да го свърже със следната част.

Започнете от основното действие, което води до целта. Оградете го с кръг.

Прекарайте линията към блока и вътре той напишете първата стъпка, необходима, за да напреднете от основното действие до целта.

Когато стигнете до момента, който изисква решение, нарисувайте блок под формата на диамант по въпроса. От този блок трябва да тече две линии, водещи до действието поради това решение.

Свържете всяко действие. Някои от тях могат да работят едновременно в различни бизнес единици.

Попълнете всички действия, които ще доведат до целта и ще заобиколите този резултат в кръга.

Изображение, озаглавено Разработване на бизнес процес Стъпка 7

3. Оптимизиране на бизнес процеса. Внимателно проучете завършената блокова диаграма, за да разберете дали е възможно да се премахнат всички действия за повишаване на ефективността и качеството или намаляване на разходите. Възможно ли е да се промени процедурата или да се подобрят индивидуалните процеси за извършване на задачата по-оптимално?

Помислете дали е възможно да се автоматизира част от процеса.

Направете крачка назад и да получите мнение от страна, показващ схемата на кормилната група.

Погледнете процеса от гледна точка на клиента и помислете как можете да подобрите опита си и да увеличите цялостното ниво на удовлетвореност.

Изображение, озаглавено Разработване на бизнес процеси стъпка 8

4. Присвояване на мениджъри за контрол на всеки етап от процеса. Това ще осигури прозрачна отчетност на всеки етап.

Споделете блокова диаграма със служители, за да им предадете ясно да чакат задачата.

Разпределете до мито на мениджърите, като ги включите в процеса на създаване на бизнес процес.

Дават време и подкрепа на мениджърите за постигане на задачите.

Съвет на специалиста

Carmela Resuma, MPP

Изпълнителен директор на нестопанска органична част на Resuma - изпълнителен директор Флайт, организация с нестопанска цел, намираща се в Джорджтаун, Тексас, която отваря нови възможности за студенти от отдалечени региони. Има магистърска степен по социален и политически анализ, получен в Нюйоркския университет. Нейната страст - вдъхновява младежта, променя обществото и пътува.

Carmela Resuma, MPP
Изпълнителен директор на организацията с нестопанска цел

Опитайте да използвате цифрова платформа за управление на работния процес. Можете да използвате Asana и Zenda програми или просто бележки и календар на Google. Calendly ще помогне за премахване на повечето процеси, свързани с двустранен обмен на информация, както и карта на часовите зони, ако провеждате бизнес на международно ниво.