Как да създадете офис счетоводна и съхранение система

Да организирате правилно работата в офиса, много е важно да имате ефективна система за счетоводство и съхранение. Независимо от броя на хората с достъп до документи, системата трябва да бъде организирана по такъв начин, че всеки да може да намери необходимия документ. Ако системата за счетоводство и съхранение ще бъде трудно да се използва, тогава ще започнете да оставяте всички документи под ръка, за да ги загубите в картовия файл, в резултат на което масата ви ще бъде поставена с документи.

Стъпка

един. Изберете системата за съхранение. От друга страна, тя трябва да бъде логична, за да знае точното местоположение на всеки документ. Възможни решения:

Азбучен. Такава система е най-подходяща, ако повечето от вашите документи съдържат имена на клиенти, пациенти или клиенти.
Тема или категории: повечето системи се организират по теми или категории, те работят перфектно с правилната организация, но силно объркан, докато е неправилен.
Номер / хронологичен. Такава система е най-подходяща за номерирани или датирани документи като поръчки за покупка или рецепти.

Изображение, озаглавено Създаване на система за подаване на офис стъпка 2

2. Използвайте висящи папки в файлове с карти. Преустановените папки не могат да бъдат подвижни, те действат като притежатели за пликове, които ще получите от кутиите.

Изображение, озаглавено Създаване на система за подаване на офис стъпка 3

3. Възпалени документи в стекове по категория. Ако височината на стека надвишава 5 cm, разделете го на подкатегорията. Ако стекът е твърде нисък, го комбинирайте с друг стак и преименуване. Имената на стека трябва да ви позволяват лесно да определите кой трябва да изпратите конкретен документ.

Изображение, озаглавено Създаване на система за подаване на офис стъпка 4

4. Поставете всеки стак в хартиена обвивка и дайте ясно обозначение. Най-добре е да използвате папки с раздели в центъра, а не в поръчка за проверка, така че документите ви да имат по-чист изглед.

Изображение, озаглавено Създаване на система за подаване на офис стъпка 5

пет. Сгънете пликовете в висящи папки. За повечето документи редовните папки за окачване ще бъдат подходящи, но за дебели или разделени в подкатегории, използвайте папки с плоско дъно. Можете да намерите папките във всякакъв ред, но обикновено използвате азбучната система за това.

Изображение, озаглавено създаване на система за подаване на офис стъпка 6

6. Разпознайте извънборсовите папки със същите имена като пликове. Позиционирайте всички пластмасови раздели от лявата страна на папката, ако не използвате вертикален файл. В последния случай, когато папките са разположени от ляво на дясно в отвореното чекмедже, а не от предната страна към задната стена, поставете разделите вдясно.

Изображение, озаглавено Създаване на система за подаване на офис стъпка 7

7. Резервните папки и пликовете трябва да бъдат сгънати в близост до файловете, така че винаги можете да добавите бързо папка, когато имате документ, който не се отнася за съществуващи папки. Не използвайте твърде дебели или тънки папки. Когато пренареждате документи, не забравяйте да промените имената на папките.

Изображение, озаглавено Създаване на система за подаване на офис стъпка 8

Осем. В края на годината премахнете всички папки, маркирайте нови хартиени папки със същите имена на категории и ги поставете в шкафовете. Преминете през старите папки, за да прехвърлите част от необходимите документи в текущите папки и да изпратите останалото на архива.

Съвети

Може да искате да определите папките за кодиране на цветовете чрез отпечатване на цветни етикети на компютъра, така че файлът с карти да изглежда по-ефективно. Но когато трябва да направите промени, например, добавете една папка, можете да разстроите, когато откриете, че сте приключили папките на правилния цвят и трябва да подпишете папката ръчно. Лесно е по-надежден.

Предупреждения

Никога не създавайте стак, наречен "Разни", в противен случай никога не разпространявате тези документи по категории.
Организиране на системата за съхранение на документи, следвайте поръчката във файла. Всеки ден Exprobe е време да сортирате и премахвате документи от вашата маса. Не давайте в изкушение да поставите дълбока кошница за документи отгоре, в противен случай ще го попълните и ще имате склад от безредици.