Как да организирате система за съхранение на документи: 5 стъпки

Има няколко начина за създаване на картонен файл. Изборът зависи от вашите нужди и предпочитан метод за търсене.

Стъпка

един. Помислете за предимствата на азбучната система за съхранение. Буквата система работи добре, ако сортирате имената на хора, автори, филмови заглавия и книги и t.Д. Ако използвате лесен за търсене на документи, азбучната система ще бъде за вас може би най-удобната и лесна за използване.

2. Използвайте разделението по тема. Ако научите или работите със специфичен набор от елементи, темата разделение може да бъде доста удобно за търсене на информация. Например, ако научите правилното, вашите документи могат да бъдат разделени по имена на тема: конституционно право, административно право, международно право и t.Д.

Изображение, озаглавено подреждане на системата за подаване на хартия Стъпка 3

3. Предаване на елементи по честота на употреба. Работи добре с документите, които използвате постоянно. Тази система работи добре в комбинация с друг, например азбучен ред. Поставете най-често използваната информация на мястото, откъдето ще бъде просто и бързо да получите, например, в предната част на хартиената кутия.

Изображение, озаглавено подреждане на система за подаване на хартия стъпка 4

4. Опитайте с цифрова система. Такава система е подходяща за работа с номера или дати. Например, ако работите с профили, проверки, събития, цифровата система ще помогне за извличането на информация много бързо. Като част от него можете да направите отделно разделение по месеци и години. За хората, които използват числа като метод за идентифициране на документ, например, работещ с медицински документи, правни документи, съдебни протоколи и t.Д. Цифрата система ще бъде много практичен метод за търсене на информация в картовия файл.

Изображение, озаглавено подреждане на система за подаване на хартия стъпка 5

пет. Използвайте цветове. Такъв творчески подход ще бъде полезен за хората с добра визуална памет. Използването на цветовия код може да помогне при създаването на кръстосани препратки към различни проекти.

Съвети

Тези принципи са полезни, включително за системи за съхранение на компютри.
Използване на указатели за данни не по азбучен ред. Указателите трябва да бъдат организирани по азбучен ред, така че данните да могат бързо да бъдат намерени. Показалецът трябва да бъде поставен в предната част на хранилището на документа.
Започнете с разстройството и сортиране на документите, в процеса на каква хартия трябва да се отбележи за последваща категоризация.
Трябва също да имате отделно място за документи, които не въвеждат нито една от наличните категории.

От какво имаш нужда

Файлове с карти
Папки за документи
Кутии за съхранение на папки