Как да изпратите факс: 7 стъпки (с илюстрации)

Ако сте един от онези невежи, които никога не са били чути за факса, или веднъж са знаели, но забравихте, след това в този случай е време да обновите паметта си и да научите повече за новите технологии. Обърнете внимание, че има огромен брой разновидности на факс машини, така че първо трябва да проучите ръководството за употреба за това устройство, което се доставя пълно. Използването на повечето факс машини предполага предварителното изпращане на придружаващата буква и след това набор от числа и изпращане директно факс.

Стъпка

Метод 1 от 2:

Преди изпращане на факс

един. Създайте придружаващо писмо. Факс устройствата често се използват от целия офис или определена група хора. Тъй като може да е добра идея да прочетете факса може да бъде добра идея да изпратите придружаващото писмо. Това ще бъде гаранция, че вашият факс ще получи подходящия човек.

Придружаващото писмо включва името на получателя, съдържанието на факса и броя на страниците му. Тя следва също така да включва информация за подателя, като например името и номера на факса, така че получателят да може да изпрати отговор, ако е необходимо.

Изображение, озаглавено Изпращане на факс стъпка 2

2. Набиране на факс номер. След това трябва да въведете номера на факса, както и обикновено въведете телефонния номер. На повечето нови факс машини не е необходимо да въвеждате кода за прехвърляне на документа в рамките на града, но за изпращане на дълги разстояния все още е необходимо. Някои факсимилни устройства изискват код на дълги разстояния, независимо от местоположението ви. Открийте го сами или попитайте някого за вашия апарат.

Кодът на страната (например Русия съответства на номера "7" в началото на номерата на телефони и факсове) също понякога се прилага за местни разговори, но само в комбинация с регионалния код. Използването на кода на страната почти винаги използва международна комуникация.

Също така за връзки към дълги разстояния в страната често ще трябва да бъдете набирани "8". Прочетете инструкциите или разберете някой за функциите на вашия факс апарат.

Уверете се, че използвате номера на факса, а не на телефона, който искате да се свържете. Често тези номера на визитната картичка са отпечатани близо и те са много лесни за объркване, гледайки тази линия.

Изображение, озаглавено Изпращане на факс стъпка 3

3. Определете метода за подаване на хартия. Трябва да проверите дали сте дясната страна, поставена в листа с факс с материалите, които трябва да изпратите. Сканиране Съдържанието на документа е възможно само когато хартията се намира по определен начин, и изпращате празен факс, ако вмъкнете лист, за да не сте на тази страна. Преди да изпратите факс, уверете се, че позицията е правилна.

В различни факсимилни устройства методите за подаване на хартия се различават. За щастие, всички факсове имат знаци, показващи правилното поставяне на хартия. В близост до зоната за подаване на хартия Намерете символа на хартията с монтиран ъгъл. Ще видите, че една от страните на този лист е чиста и има линии от другата.

Ако линиите са разположени отстрани с огънат ъгъл, в този случай хартията трябва да бъде поставена по такъв начин, че правата му страна да ви бъде адресирана.

Ако ъгълът на огъване е празен, в този случай листът трябва да бъде вмъкнат във факс апарата с лицевата част.

Изображение, озаглавено Изпращане на факс стъпка 4

4. Изпращане на факс материали от правилния формат. Факс машините са предназначени да работят с листове със стандартен размер. Ако се опитате да изпратите стандартен документ, няма да можете да го направите повече, може да доведе до засядане на хартия или дори повреда на факс машината. Ако все още има нужда да изпращате стандартен документ, трябва да премахнете подходящото копие на копието с помощта на копирна машина и да го изпратите вече, а не оригинала.

Най-често срещаният хартиен носител за факсове и принтери е A4 и корпоративна форма.

Метод 2 от 2:

Изпращане на факс

един. Използвайте факсимиле, за да изпратите документ. След като завършите всички горепосочени елементи, можете да продължите да изпращате факс. Сега поставете хартията на дясната страна. Наберете номера, от който се нуждаете, след това щракнете върху бутона "Изпращане". Обикновено това е добре видим и голям бутон. Честито! Изпратихте факс!

Ще забележите как след натискане на бутона за изпращане устройството е пикатиращо няколко пъти и да направите малко. Това е добре. Така факсовете общуват помежду си. Няколко минути след успешното пращане на факс ще чуете ясен потвърждаващ този сигнал. Ако, когато изпращате проблеми, проблеми и факс не преминат, ще чуете характерен неприятния звук. Сега трябва да проверите факс апарата, за да определите проблема.

Изображение, озаглавено Изпращане на факс стъпка 6

2. Използвайте интернет, за да изпратите факс. Материалите от факс факс могат да се изпращат и с интернет. Има редица помощ на този вид компании, чиито услуги, в повечето случаи, си струва. Това може да е мъдра инвестиране, но само при условие, че рядко изпращате факсове и следователно не искате да купувате факс апарат за тези цели или да използвате услугите на куриерските услуги.

PAMFAX е отлично обслужване за Facsimile чрез Skype. Вярно е, че в този случай ще трябва да платите малко.

Hellofax е услуга, която е много добре интегрирана с Google Drive и ви позволява лесно да изпращате Google Документи за факс. Ще ви бъде дадена възможност да изпратите определен брой факсове безплатно като тестова услуга, но в бъдеще таксата ще бъде таксувана.

Изображение, озаглавено Изпращане на факс стъпка 7

3. Използвайте имейл, за да изпратите факс. В зависимост от броя на получателя на факса, може да имате възможност да изпращате документ. Но си струва да се обмисли, че такава възможност се отнася до ограничен брой номера на факс и ви позволява да изпращате информация до ограничени обеми.

Можете да проверите за тази функция за определен номер на факс в интернет.

Използвайте този шаблон, за да създадете адрес, към който ще изпратите имейл: "Отдалечен принтер.First_last @ 12345678910.IDDD.TPC."

Премахнете котировките и променете номера на факса (включително код на държавата и региона) и името с фамилното име ("първо" и "последно") на данните на лицето, на което изпращате факс.

Обърнете внимание, че по този начин можете да преминавате само текст. Не можете да прикачите PDF файл или други материали към писмото.

Съвети

Винаги въвеждайте напълно номера, включително кода на страната и регионалния код.
Повечето факс машини идват с инструкции. Разгледайте го внимателно, преди да продължите с действия.

Предупреждения

При изпращането на поверителна информация е необходимо да се вземе предвид фактът, че всеки може да чете отпечатаната факс. Преди изпращане, проверете номера два пъти и се уверете, че получателят е близо до факса.