Как да запазите записи за вземания: 4 стъпки

В бизнеса има две основни направления, които счетоводителят трябва да бъде проведен - това са вземанията и платимите сметки. Това са две посоки, чиито имена говорят сами. Ако първият е отговорен за печеленето на пари от продажбата на стоки и услуги, тогава вторият е отговорен за плащането на стоки и услуги, необходими за бизнеса. Тази статия ще ви научи как да запазите счетоводните вземания, ако приемем, че клиентът вече е получил стоки или услуги и сметката се изпраща и за заплащане.

Стъпка

един. Създайте отделна сметка за всеки клиент в профила си. Можете да използвате Excel (Microsoft Excel), за да поддържате малка сметка. Въпреки това, ако имате голямо количество операции, по-добре е да използвате специални счетоводни програми като 1C, QuickBooks.

Трябва да имате информация за компанията: име, лице за контакт, адрес, телефонен номер и факс.
Въведете информация в електронната система, като ги задавате номера на сметката или идентификационния код.
Когато прилагате стоки или услуги на този клиент, направете информация в сметката си.
Провеждане на счетоводство в електронна форма, както и записване на копия в хартия, ако се изисква от счетоводната политика.

Изображение, озаглавено Процедурни сметки Вземания Стъпка 2

2. Създайте доклад на лицата с просрочени дългове за 30 дни за месечно счетоводство в счетоводната програма. Уверете се, че профилите ви са изготвени професионално, те трябва да имат лого и името на вашата компания, както и адресът и телефонния номер и факс.

Използвайте сметката на вземанията само за тези клиенти, които имат дълг към вас. Изпратете тези клиенти списък с транзакции. Този документ следва също така да включва датата на покупката, размера на дълга, разходите, свързани с доставката и допълнителните услуги.

Във всяка сметка трябва да се посочи глоба, използвана в случай на забавено плащане. Такива условия следва да бъдат договорени с клиента.

Сметки, изплащани след договорения период на плащане, също трябва да бъдат включени в доклада.Направете списък, в който посочете датата на покупката и периода на просрочено плащане (например, 30, 60, 90 и 120 дни или повече).

Изображение, озаглавено Производител Вземания Стъпка 3

3. Дайте информация за плащане като касова бележка от клиента, затваряйки дълга си към вашата компания.

Изображение, озаглавено Процедурни сметки Вземания Стъпка 4

4. Свържете се с агенция за събиране на плащания, ако имате просрочен дълг с дълго време. Така че намалявате безнадеждните дългове и увеличавате активите си в обращение.

Съвети

Много счетоводни програми имат формуляри за създаване на необходимите доклади. Можете също така да намерите формуляри в интернет. Уебсайт на SampleWords.Com на английски има много форми, които могат да бъдат изтеглени безплатно.

Предупреждения

Във вашите интереси поддържайте нареждания, изпращане на документи, както и други документи в отделни електронни папки, ако не смятате, че е необходимо да се съхранява с хартия. По-добре е да имате много документи, отколкото не достатъчно, ако дългът на клиента трябва да докаже.