Как да напишете писмо за потвърждение: 12 стъпки

Писмото за потвърждение е кореспонденцията, изпратена, за да потвърди, например, устното споразумение, срещата или интервюто. Писмото може да служи и като потвърждение за резервация, отговор на поканата, получаваща различни стоки или услуги, туристическа организация. Възползвайте се от следните съвети, за да напишете просто и кратко писмо за потвърждение.

Стъпка

Част 1 от 2:

Потвърждение за писане

един. Използвайте печатна празна. Ако писмото за потвърждение е бизнес, напишете го в формуляра на компанията. Тя превръща писмото до официалния документ. Над поздравления Напишете пълното име и адрес на получателя на писмото. Това трябва да включва името на лицето, което е адресирано до писмото, неговата позиция, отдела на компанията, в която работи (ако е необходимо) и адреса на компанията.

Ако писмото е носено лично или отговаряте на компанията като индивида, напишете писмо в друг формат. Напишете обратния си адрес и датата от лявото поле, или можете да напишете тази информация и в дясното поле. След това пропуснете низ, напишете името на получателя отляво.

Изображение, озаглавено Напишете писмо за потвърждение Стъпка 2

2. Напишете подходящия поздрав. Когато пишете писмо за потвърждение, използвайте подходящото име на поздрав и получател. Например,Уважаеми г-н / скъпи госпожо, По-нататък името на получателя.

Писмото за потвърждение е знак за дълбоко внимание и уважение към получателя.

Ако напишете неформално писмо, можете да се обърнете към получателя по име, преди който трябва да бъде поставен Уважаеми / уважавани.

Изображение, озаглавено Напишете писмо за потвърждение Стъпка 3

3. Потвърдете подробностите за споразумението в първия параграф. Отидете веднага по същността на случая. Няма нужда да пишете общи думи или учтивост. Вместо това използвайте първия параграф, който да посочи по-специално, подробностите за това, което потвърждавате. Тя може да бъде дата, час и местоположение. Бъдете конкретни.

Ето някои стандартни фрази за първия параграф: С благодарност ..., Ние ви информираме какво имаме ... или Потвърдете съгласието...

Ако изпратите писмо до получаването на поръчката, посочете го в първия параграф. Посочете номера на поръчката, посочете получените елементи. Стартирайте параграф от думи С благодарност за получаване на разписка .. или Ние ви информираме какво имаме...

Изображение, озаглавено Напишете писмо за потвърждение Стъпка 4

4. Внимавайте за други подробности. Или в същия параграф или в краткия втори параграф, посочете необходимите допълнителни подробности. Тя може да бъде усъвършенстване на плащането, да се произнасят условията и разпоредбите и всичко, което трябва да бъде потвърдено. Тези подробности могат да бъдат гарантирани за изпълнение на определени задачи или потвърждаване на задачите, които поемат.

Винаги използвайте фрази и изрази, които няма да причинят недоразумения или трудности при тълкуването. Повтарянето на условията на споразумението гарантира, че правилно сте разбрали.

Ако помолите някой да поеме отговорността за задачата, покани го да потвърди, че той разбира задачата. Посочете, в коя идея искате да получите потвърждение, по имейл, по телефона или писмено.

Писмото за потвърждение не е само потвърждение на намеренията, срещи или получаване на поръчка, но също така е документ, на който и двете страни могат да се отнасят в случай на проблеми или разногласия.

Изображение, озаглавено Напишете писмо за потвърждение стъпка 5

пет. Посочете дали са необходими следващи стъпки. В последния параграф трябва да съдържа фрази, които подсказват получателя да се свърже с вас, ако е необходимо. Попитайте адресат да ви пише дали има въпроси, той ще се изправи пред проблеми, недоразумения и т.н.

Това може да бъде следните предложения: Ако имате нужда от допълнителна информация, ние ще се радваме да ви предоставим искането си.... или Ако в бъдеще можем да ви бъде полезно, не забавяйте да ни пишете.

Изображение, озаглавено Напишете писмо за потвърждение Стъпка 6

6. Готово писмо Благодаря. Завършете писмото трябва да е подходящо. Използвайте такива фрази като на Ваше разположение, Искрено Ваш, Най-добри пожелания или Благодаря ви предварително. Напишете името си и оставете местата за подписване. Завършихте писането на бизнес писмо.

Част 2 от 2:

Редактиране на писмо за потвърждение

един. Редактирайте писмо. Преди да изпратите официален документ, дори личен характер, не забравяйте да го редактирате. Това е особено важно, ако писмото ви се отнася до бизнес споразумения. Проверете правописа, коректността на граматиката и пунктуацията.

Изпращането на букви без грешки ви прави истински професионалист, който внимателно се позовава на детайлите.

Изображение, озаглавено Напишете писмо за потвърждение стъпка 8

2. Използвайте подходяща хартия за висококачествен принтер. Когато печатате бизнес писма, използвайте празно компанията. Ако нямате формуляри, печат на висококачествена хартия, като използвате добър принтер, в който мастилото не се случи и тонерът не се излива.

Винаги отпечатвайте писма за потвърждение, ако не ги изпращате по имейл. Никога не пишете бизнес писма от ръка.

Изображение, озаглавено Напишете писмо за потвърждение стъпка 9

3. Използвайте стандартен шрифт и маркиране на полета. Когато пишете бизнес писмо, използвайте пъти нов римски или ариален шрифт. Размерът на шрифта трябва да бъде 12 pt, а не мазнини, няма курсив, не е подчертан. Полетата трябва да бъдат 2,5 cm от всяка страна.

Използвайте подходящото форматиране при писане на бизнес писма. Твърдия интервал трябва да бъде единичен, не отделяйте параграфи един от друг.

Изображение, озаглавено Напишете писмо за потвърждение стъпка 10

4. Бъдете кратки и точни. Писмото за потвърждение трябва да бъде кратко, премахване на ненужните части, подробности, информация и фрази.Писмото съдържанието трябва да бъде изключително конкретно на темата, която потвърждавате.

Изображение, озаглавено Напишете писмо 11

пет. Дръжте официалния бюлев тон. Повечето писма за потвърждение са кратки, но те трябва да бъдат официални и строги тон. Тя помага да се съсредоточи върху основните детайли, подчертавайки допълнителните детайли и ненужната учтивост.

Ако напишете лично потвърждение на приятел, или човек, с когото сте в неформални отношения, писмо може да носи по-свободен характер. Въпреки това, ако не сте сигурни, напишете повече официално писмо.

Дори ако искате да направите писмо по-официално, можете да изразите благодарност и ентусиазъм. Например, ако сте зададени интервю, вашият отговор може да съдържа такива фрази: Благодаря ви за покана за интервю... или Аз съм тук, аз потвърждавам готовността си да пристигна в интервюто до времето, посочено в поканата...

Изображение, озаглавено Напишете писмо 12

6. Знам в какви случаи трябва да изпратите писмо за потвърждение. Има няколко причини, поради които ще трябва да изпратите имейл за потвърждение. Можете да потвърдите назначаването, срещите, интервютата, конференциите и други събития. Тук са все още случаи, изискващи писмено писмо за потвърждение:

Предложение за работа

Приемане на работодателя

Получаване на поръчка

Позиция на услугата

Пътна организация

Пълномощно на друго лице

Присъствие