Как да напишете информационно писмо: 12 стъпки

Информационно писмо (или презентация на писмо) е най-широко използвано в бизнес комуникацията и служи за установяване на комуникация, да поиска информация или нов продукт или услуга. Като правило информационните писма пишат на хора, които не са лично познати, така че е трудно да се отгатне с тон и стил на писане. Но можете да научите някои опростени ефективни методи, които ще ви помогнат да направите писмото ви точни, четливи и ефективни за извършване на целта си.

Стъпка

Част 1 от 3:

Пишем въвеждащата част

един. Ако е възможно, добавете писмото до конкретно лице. Трябва да бъдат адресирани информационни писма до лицето, което ще ги чете. Ако изпратите писмо до цялостния адрес или в компанията, където искате да си намерят работа, и не сте сигурни, за които пада, ще бъде приемливо да пишете "Всички заинтересовани лица" или да добавите писмо до законоустановена конфигурация или друг отговорен за този служител.

Започнете писмото си от инструкциите на вашия пост, учени заглавие или роля и обяснение на причините, поради които пишете. Обикновено в писмото не посочва името ви, тъй като ще бъде посочено по-долу, като подпис.

Изображение, озаглавено Напишете въвеждаща буква 2

2. Ясно посочете целта си. Възможно най-рано в писмото, представянето трябва да бъде изразено по причина, поради която пишете. Какво искаш? Защо пишеш? Ако такива въпроси, най-малкото дошъл на ръководителя на работодателя или компанията, увеличава вероятността вашето писмо да завърши пътя си в кофата за боклук и няма да ви донесе очакваното интервю.

Отидете в самата същност: "Днес ви пиша за справяне с работата на финансовия контролер" или "Пиша, за да разкрия характеристиките на новия продукт наскоро, представен от нашата компания" - тук са идеално ефективни примери за задаване на въпрос, който трябва да се използва в първите изречения на писмото.

Изображение, озаглавено Напишете въвеждаща буква стъпка 3

3. Задайте правилния тон и стил на писане. Когато пишете информационно писмо, ще бъде добре да се използва последователен и компетентен стил, който не е твърде отклонен към познаването и не се свежда до страхливец или технически звук. Тонът на информационното писмо трябва да бъде професионален, но не прекалено студен или робот. Важно е да се запази елементът на човешката топлина в писмото, като се придържа към останалата част от професионалното съдържание.

Една от обичайните грешки, които неопитни в това са авторите - това е на всички разходи да се избягват съкращения - до такава степен, че писмото прилича на превода, а не оригиналното писмо. Използвайте съкращения, така че писмото да гледа под формата на разговор, но професионален. Нека писмото ви представлява.

Не се опитвайте да демонстрирате ума си, заменяйки обичайните думи и енциклопедични книги. Това не е магистърска работа, а информационно писмо. Използвайте съответните думи и ясно изразете мисълта си.

Изображение, озаглавено Напишете въвеждаща буква 4 4

4. Инсталирайте личните си комуникации. Обяснете как сте научили за това свободно място, възможностите или компаниите, за които пишете, и очертайте връзката си с нея. При четене на информационното писмо от работодателя или служител на отдел "Персонал" трябва да изглежда ясно усещане за това, което сте защо искате тази работа и си добър за тази позиция. Ако установената връзка е достатъчно силна, ще ви бъде предложено да отидете за интервю и да предоставите възможност да си намерят работа.

Ако имате някаква връзка с някой от служителите на тази компания или сте препоръчали да кандидатствате за работа, или ако сте запознати с лице, което преди това е получило безвъзмездна помощ от вашата институция за вашата работа, по-добре е да споменете това в самото Начало на вашето писмо. Тя може да повиши паметта на адреса си ("О, тук говорих за Иван!"), или ще бъде шанс да запомните, да се открояват между другото.

Част 2 от 3:

Пишем по-голямата част от писмото

един. Обвържете квалификациите си с избрания пост. Ако се опитвате да изясните вашите квалификации, компетентност и признание да работите с работа или проекти, е важно ясно да се определи тази връзка с няколко изречения и да се обясни как вашият опит в други неща е свързан с способността да се изпълни това - било това нов пост, превод в услуга или напълно нова работа за вас.

Спазвайте известен опит, който имате в областта или индустрията, където се опитвате да преминете през писмото си. Ако сте планирали вашето информационно писмо като по-горе, то трябва да се съсредоточи върху определен вид професионална област или индустрия. Полезен ще бъде включен в списъка на специфичните умения и умения, така че писмото да доведе до резултата.
Желанието да си намерят работа не е същото като притежаването на необходимите качества за неговото прилагане. Ако в отворната част ще подчертаете, че те се интересуват от интервюирането на тази позиция, защото сте добре за нея, не е необходимо да повторите едно и също нещо. Думи, които вие "Вярно е, че истината трябва да бъде в тази работа" не ви прави по-привлекателен кандидат.

Изображение, озаглавено Напишете въвеждаща буква 6

2. Да бъде възможно най-конкретно. Задайте времето, когато можете да се срещнете лично или да обясните какво точно, за вашите очаквания трябва да се случи като отговор на вашето писмо. Ако искате да обсъдите квалификациите си на интервюто, след това напишете. Ако искате да започнете да работите точно сега, не се колебайте да кажете. Научете всичко, което можете, за процеса на заетост отидете в процеса на кандидатстване и след това попитайте за следващата стъпка в този процес.

Фокусирайте информационно писмо на работното място. Не е нужно директно да споменавате вида на задачата или позицията, но не забравяйте кой резултат да се стремите, така че писмото съответства на целта.

Изображение, озаглавено Напишете въвеждаща буква 7

3. Не включвайте в писмото на информацията, която вече сте посочили във вашето резюме. Изброяване на техните ученици степени, награди и хвалещи връзки - не най-добрата идея за информационно писмо. Повторете информация, която може бързо да се разглежда в резюмето ви - това е допълнително разходване на пространство и букви. Вие не се опитвате да пишете за това, което можете да разберете по-бързо и по-лесно на друго място. Пишете на повече "Продава" и вземете първата стъпка в развитието на бизнес отношенията.

Изображение, озаглавено Напишете въвеждаща буква 8

4. Пишете, за да бъдете поканени на интервю. Малко вероятно е да си намериш работа или награда, която искаш само благодарение на силата на писмото. Писането на писмо ще ви помогне да предприемете първата стъпка в бизнес отношенията, дава възможност да докажете способността си да бъдете човек, който търси работодател или човек, който чете писмото ви. Поради тази причина най-добре е да преминете към самата същност, за да подчертаете квалификациите и да се свържете с моя пост и да се опитате да преминете към следващия етап от процеса, било то интервю или някаква друга стъпка, като получите.

Повторете отново най-важната информация в заключението. Точно преди да завършите писмото до съответната сбогуване, добра идея - накратко повторете това, което искате, директен текст.

Част 3 от 3:

Проверете и предайте писмото

един. Проверете и приспадайте писмото си. След писане на проект е абсолютно необходимо да се премине през текста на писмото и да го постави в ред на нивото на предложенията и освен тях. Всички автори знаят, че работата не се счита за завършена, докато не бъде проверена. Веднага щом написахте писмо, най-трудната част отзад, но все още трябва да оставите достатъчно време, за да го донесете в ред.

Проверката е повече от елиминиране на грешки и правописни грешки. Вижте писмото си свеж поглед и проверете дали всички съществителни и глаголи са последователни за вас, за да донесете правилната идея и че писмото ви достигна целта, която сте стигнали.
След като сте доволни от качеството и успеха на вашето писмо, можете да започнете празно и търсене "закъснели аларми" - Кой бихте могли да развалите в последната минута, сред които корекцията на грешки, грешки в правописа и форматирането на вашето писмо.

Изображение, озаглавено Напишете въвеждаща буква 10

2. Нека писмото е просто и компресирано. Информационните писма, като цяло, не трябва да бъдат по-дълги от едната страна на хартията, или надвишават 300-400 думи. Независимо от причините, е вероятно да пишете на някой, който трябва да работи с хартия в този ден, и той едва иска да провери внимателно особено дългосрочното и подчертаното презентация на буквата. Това е срам, ако цялата ви упорита работа е в боклука, така че е важно да не надвишавате обема. В писмото си се съсредоточи само върху най-важната информация.

Изображение, озаглавено Напишете въвеждаща буква 11

3. Дайте писмото на правилния формат. Буквите трябва да бъдат поставени правилно на страницата, така че има отделна уводна част, параграфи от основната част и кратко заключение. Ако писмото ви прилича на един неравен параграф, без информация за контакт и поздрави, няма да получите никаква работа, покани за интервю.

Прикрепете резюмето, ако е подходящо, следвайки информационното писмо. Информационното писмо трябва да бъде първото в асоцииране с изявление.

Включва текущата информация за контакт. Последно редактиране на писмото, не забравяйте да въведете цялата важна информация за контакт, обикновено тя е показана в горния десен ъгъл "Уважаеми". Посочете адреса на вашия имейл, телефонен номер и друга основна информация за контакт.

Изображение, озаглавено Напишете въвеждаща буква 12

4. Мислете, за да добавите postscriptum. Препоръчват се някои учители и експерти по бизнес комуникации да добавят най-важната и спешна информация в PostScript (P.С.) към писмо. Причината, поради която често работи, може да се счита за факта, че много хора се справят с информация под формата на писане. Какво да поставим важна информация в заключение, пост explanum p.С. може да бъде по-ефективно. Въпреки че някои може да изглеждат оттеглянето от формата, но PostScript обикновено се превръща в ефективен начин за разпределяне на важна информация и да направите вашето писмо различно от другите.