Как да документирате процеса

Компаниите често документират процеса за всеки служител да знаят как да го изпълняват правилно или да анализират процеса, за да го подобрят. Ако бъдете помолени да документирате процеса или вие сами сте решили да направите това, не забравяйте да използвате тези хора, които са доста опитни и компетентни в процеса като цяло. Следните са описани два вида графично представяне, но ако смятате, че процесът ви е по-подходящ за проста диаграма на друг тип или текстов документ, можете да използвате опцията си. В този случай прочетете раздела с споделени съвети, за да получите представа за целта на документацията на процеса.

Стъпка

Метод 1 от 4:

Вземете решение да документирате процеса си

един. Когато е възможно, се съсредоточете върху един процес в даден момент. Не се опитвайте да опишете цялата си работа в една структурна схема. Много по-лесно е да следите редица кратки документи, които се спират отделно на всяка задача.

Ако трябва да документирате широкомащабен проект като създаването на продукт на компанията от концепцията за продажба, използвайте прости имена, като се позовавате на всяка задача в процеса. Ако е необходимо, използвайте допълнителни документи, за да обясните по-подробно всяка задача.

Image озаглавен документ на процеса стъпка 2

2. Подправка цялата картина на по-малки процеси. Това ще бъдат ключови задачи, които се изпълняват по време на процеса. Ако не сте много тясно запознати с темите на процесите, които документират, попитайте за тях ръководители на проекти или други експерти в този процес, за да получите ясна представа за съдържащите се задачи.

Като цяло, ако стъпката във вашия документ включва повече от един глагол или дума "и", Вероятно може да бъде разделен на две стъпки. Например, "Поставете кок и брикета на скара" Трябва да се разделите "Поставете брикета за скара" и "Поставете скара".

Image озаглавен документ на процеса стъпка 3

3. Решете дали простият процес е достатъчен за текстов документ.Ако вашият процес не е толкова различен всеки път и включва само няколко решения или вариации, можете просто да запишете списъка със стъпки. Използвайте електронен текстов документ (като Microsoft Word файл) или само лист хартия.

Изображение, озаглавено Документ за процес Стъпка 4

4. Разгледа възможността за създаване на структурна схема. Проста структурна схема - удобен начин за визуално показване на процеса, както е описано по-долу в раздела на тази страница. Можете също така да създадете по-сложни структурни схеми, но за повечето процеси те не се нуждаят. Мислете да следвате инструкциите в този раздел на сложни схеми само ако процесът ви съдържа повече от десет стъпки и Имате повече от трима души, които изпълняват различни стъпки на процеса.

Image озаглавен документ на процеса стъпка 5

пет. Когато е възможно, опитайте се да създадете кратки схеми. Една страница е перфектна, но дори и за сложни процеси, опитайте се да се ограничите до 5 страници и по-малко. Само специализирани и сложни задачи изискват документи по-дълго, а дори и само ако има такива хора, които изпълняват задачи.

Например, ако документът е предназначен да служи като ръководство за лекари, диагностициране на рак, вероятно ще споменете всеки диагностичен тест, който може да бъде приложен. Въпреки това, ако същият процес е документиран, за да бъде представен на мениджърите, да създаде документ за подаване, който намалява подробните стъпки, като например определянето на определянето на конкретен механизъм.

Премахнете прилагателните от имената на задачите. Заглавията трябва да бъдат ясни и къси. Например, напишете: "Изпращане на профил клиент", но не "Изпратете пълен акаунт за всички услуги на клиента, поръчани продукти".

Image озаглавен документ на процеса стъпка 6

6. Включете визуалните инструменти, ако те спомагат за улесняване на четенето на процеса. Някои хора по-добре възприемат визуалното представяне на материала, отколкото да четат текста, особено ако това са мениджъри, мениджъри или други хора, които може да не са практически опит в процеса, който документирате. Тя може да бъде диаграми, снимки или снимки на екрани, но нека са прости и ясни.

Освен това, включете диаграми и изображения само ако са необходими за разбиране на термина в документа, описващ процеса. Например, ако документът изисква читател да определи разликата между двата вида механизми, предоставят ясни изображения или схеми на тези механизми.

Не включвайте илюстрации или други изображения, които са лесни за забавление.

Image озаглавен документ на процеса стъпка 7

7. Обадете се на хората според тяхната позиция, а не по име. Документът може да се издържи по-дълго от индивида. Не пиши: "Изпращане на Protocol Collection Kate". Пишете: "Изпращане на протоколна среща." Ако смятате, че името е необходимо, за да се гарантира, че документът за четене знае с кого да се свърже, пишете като име и позицията.

Осем. Ясно обозначават процесите, свързани помежду си. Например документ за процеса "Организиране на информационен бюлетин" може да завърши с бележки: "Крайният резултат продължава да редактира. См. Наречен документ "Редактиране на бюлетин". Наречен документ "Редактиране на бюлетин" Може да започне бележки: "Този документ е предшестван "Организиране на информационен бюлетин" И край "Сега тя отива да публикува. См. Наречен документ "Бюлетин за публикации".

Image озаглавен документ на процеса стъпка 9

девет. Трябва да създадете налични документи, които могат да бъдат редактирани. Направете копия, които хората ще могат да четат или да учат. Основният електронен документ трябва да бъде във формат, който може да бъде редактиран, така че ако е необходимо, е възможно да се направят промени в него.

PDF файлове не се редактират. Ако използвате специализиран софтуер за създаване на диаграми, погледнете друг уникален файлов формат за записване на редактируеми документи. Други хора вероятно ще бъдат изтеглени или закупуване на същия софтуер, преди да могат да редактират документа.

За документи само с текст използват общи файлови формати, като .Док, .доктор, .TXT OR .RTF. Ако предвиждате чести промени в документа, използвайте онлайн споделянето на файлове като Google Docs, така че хората винаги са виждали най-подходящата версия.

Image озаглавен документ на процеса стъпка 10

10. Внимателно посочете документацията на процеса. Запишете създаването и датата на последното редактиране на видно място във всеки документ, например в горната част на страницата. Ако документът може да редактира няколко души, тя може също така да укаже името или инициалите до последната дата за промяна. И накрая, посочете името и името на файла, който ясно показва кой процес в него е документиран.

Метод 2 от 4:

Създаване на структурна схема

един. За да обясните лесно простите задачи, създайте структурна схема. Те са чудесни за образ на основната информация само за четене и визуално. Структурните схеми могат да бъдат използвани за подпомагане на новите служители с прости задачи по време на професионалното обучение или да помогнат на служител, който временно изпълнява задачата поради липсата на своя колега.

Изображение, озаглавено Документ за процеса стъпка 12

2. Организирате структурната схема отляво на дясно или отгоре надолу. Когато правите такава схема, нарисувате рамка за всяка задача на процеса и ги свържете със стрелки, за да покажете последователността на извършване на необходимите задачи. Започнете отляво или отгоре на страницата, как бихте го направили, ако сте написали. Ако поставите стъпките, за да бъдете веднага да бъдете по-лесни за разбиране кой от тях.

Ако работите с език, който се отличава с посоката на писмото от руски, след това използвайте правилната посока. Например структурната схема, съставена на арабски, отива надясно наляво.

Така че посоката да е била ясна, използвайте стрелките. Не нарисувайте линия между задачите.

Image озаглавен документ на процеса стъпка 13

3. Започнете с чаша с обозначение "Start." Ако вашата схема е достатъчно малка и поставена в един ред или колона, може да не се нуждаете от такъв кръг. И в много сложни структурни схеми е полезно да има такъв очевиден кръг "Start".

Изображение, озаглавено Документ Процес стъпка 14

4. Нарисувайте триъгълник, наречен първата задача вътре. Нарисувайте стрела, насочена от чаша "Start" преди рамката с първата задача вътре. Например, "Вземете поръчки на клиенти."

Image озаглавен документ за процеса стъпка 15

пет. Снимка със стрелка към следващата задача или въпрос. Тази стрелка показва следната рамка с втората задача. Ако преди извършване на втората задача трябва да вземете решение или да отговорите на въпроса, напишете този въпрос в ромбчетата.

Ако е възможно, използвайте друг цвят за ромб, отколкото за рамки.

Image озаглавен документ на процеса стъпка 16

6. Отидете от ромбовете с решения на задачите, които зависят от отговорите. Например, нека кажем, рамката със задачата "Вземете клиента" води до ромб с въпрос "Поръчана вода?" От ромба, нарисувайте две стрелки. На едно писание "Да" и се свържете с определена рамка: "Дайте на клиентската вода". От другата стрелка напишете "Не" и го доведете до посочената рамка "Прехвърлете поръчката на готвача".

Метод 3 от 4:

Изготвяне на сложна структурна схема

един. Използвайте ги за сложни процеси, които използват няколко души или отдели. Ако документирате цялостен процес, в който участват няколко души, екипи или отдели, които работят поотделно, помислете за изпълнението на сложна структурна схема. Видът на описаната тук структурна схема се нарича"Схема на плувни песни" или "Rammler-Brasha". Според схемата ясно се вижда кой е отговорен за всяка задача и е по-лесно да се определят разделите, при които процесът може да бъде подобрен.

Структурната схема трябва да опише как се случва процесът сега, а не как трябва да се случи.

Изображение, озаглавено Документ за процеса Стъпка 18

2. Помислете за използването на софтуер. В резултат на това схемата вероятно ще изглежда небрежност и може да се чете, ако софтуерът се използва за създаване на диаграми. Наличието на електронен файл също опростява промените, ако те се нуждаят. Погледнете в интернет "За процесно картографиране", Но се уверете, че сте го изтеглите или да го купите, с които можете да създадете схеми на Rammler-Brasha.

Image озаглавен документ за процес стъпка 19

3. Внимателно пишете в колоната отляво в списъка на всички участници в процеса. Всеки ред може да бъде обозначен от отдела, екип или заглавие на длъжността на индивида. Всеки участник ще отговаря за задачите, разположени в хоризонтална линия, която се простира по страницата. Понякога се нарича "Плув" Участник.

Песните могат да бъдат маркирани с цвят или не. Те винаги трябва да бъдат разделени от дебели черни линии, така че схемите да бъдат лесни за четене и за хората, страдащи от цветна слепота.

Опитайте се да намерите взаимодействащите групи в съседство. Въпреки това не е необходимо.

4. Започнете с първата задача. Започнете процеса с поставянето на първата задача в рамката в лявата страна на страницата, малко от участника, който отговаря за изпълнението на тази задача. Например, академичният изследователски отдел започва процеса от създаването на идея за продукта, изобразява рамката вдясно от думата "Проучване" И го обозначават Създайте идея за продукта.

Изображение, озаглавено Документ Процес стъпка 21

пет. Продължете, както и с конвенционална структурна схема, но поставете задачите по посока надясно и ги поставете в желания низ. Например, ако отдел "Изследовател" след това изпраща идеята за продукта до маркетинговия отдел за тестване на фокус, оттегляне на стрела Създайте идея за продукта До рамката в линията на маркетинговия отдел, точно от предишната рамка. Разпознайте този кадър Тестване на фокуса.

Понякога задачата може да се повтори, например, продуктът може по-късно да се върне за допълнително фокусно тестване. Ако самият процес се върне на същия ранен етап, начертайте стрелка обратно към оригиналната рамка, обозначена с Тестване на фокуса. Ако процесът все още е различен от първоначалния (например, това е напреднал кръг от фокусиране, което води до други задачи), създайте нова рамка с друго име като Разширено фокусиране тестване.

Image озаглавен документ на процеса стъпка 22

6. Научете се да използвате ромб и чаши. В повечето структурни смени се използват рамки, диаманти и кръгове, и стрелките между тях. Вече сте попаднали на рамка, която е посочена от името на задачата. Когато има няколко възможни резултата, използвайте ромб. Ако крайният резултат е достигнат, използвайте чаши. Продължавайки предишния пример, нарисувайте стрела от Тестване на фокуса на определения ромб Одобрен продукт? Нарисувайте стрелката от ромб, обозначавайки го Не, и го свържете с определен кръг Завършване на процеса. Посочената втори стрелка Да може да доведе до следващата задача на процеса.

Поставете ромб в реда или "Плув" Участник, който е отговорен за това решение.

Околен кръг Завършване на процеса трябва да е в неговия ред, без участник, който е свързан с него.

В структурната схема има още много други специални знаци, но те рядко се използват и непременно не се нуждаят от вас. Ако смятате, че документът ви ще спечели от малко повече разнообразие, без колебание, да ги разгледате сами.

Изображение, озаглавено Документ Процес стъпка 23

7. Бъдете последователни. Използвайте рамката от около същия размер и не повече от два или три лесно отличими цветове, така че схемата да е толкова лесна за четене. Например всички рамки (задачи) могат да бъдат синя фон и всички диаманти (въпроси) могат да бъдат жълти.

Ако е възможно, направете отговорната линия "Да" винаги започва от едната страна на рамката (например вдясно) и отговора "Не" - винаги от другата (например по-долу). Не винаги е лесно или възможно да се постигне, така че не го губите твърде много време.

Изображение, озаглавено Документ Процес стъпка 24

Осем. Ако е необходимо, отидете на друга страница. По-добре е да използвате няколко страници, отколкото да направите диаграма, която е твърде нечетлива за четене. Използвайте ясно посочени преходи или стрелки, за да сте ясни как продължава схемата. Например, посочете стрелка А, водещ над дясната страница. На следващата страница Начертайте стрелка от лявата страна на страницата и също така се определя като А.

Image озаглавен документ на процеса стъпка 25

девет. Редактиране на структурната схема. Попълнете всяка възможна "начин" в схемата и проверете дали навсякъде няма да бъде загубено значение. В идеалния случай попитайте някой друг, запознат с процеса, вижте схемата, за да елиминирате грешките и да определите пропуснатите стъпки. След като сте погледнали преди това документа и коригираните грешки, можете да го изпратите или да го представите на други хора. Въпреки това, редактирайте схемата, ако процесът е леко променен по-късно, като изпратите актуализирана версия до тези, които използват документа.

Метод 4 от 4:

Анализ на документа за подобряване на процеса

един. Идентифициране на области, в които би било полезно да се извършва контрол на качеството. Всеки път, когато процесът преминава от един човек или от екип на друг, помислете, може би си струва да проверите работата по време на изпълнение и да определите дали е възможно да продължите. Дали качеството често е по-ниско от норма след определена стъпка, особено стъпката, която се извършва от неопитен член на екипа? Това, което процесът прави най-голямо влияние върху качеството и може да изисква допълнително внимание?

Ако наистина решите да препоръчате стъпка за проверка на качеството в този процес, да разработите ясни критерии "Преход" Към следващата стъпка. Не оставяйте хората да губят да се познаят, за които се прилагат стандартите за качество.

Изображение, озаглавено Документ Процес стъпка 27

2. Потърсете дублирани задачи. Ако имате две идентични задачи във вашата диаграма или документ, помислете дали е подходящо. Понякога не е лошо да се повтори задачата за подобряване на контрола на качеството (например два отдела се проверяват на различни етапи). Въпреки това, простите задачи, като Foster, не трябва да се срещат повече от веднъж за процеса. Предлагат една от дублиращите се стъпки от процедурата за процеса.

Image озаглавен документ на процеса стъпка 28

3. Потърсете ненужни движения между отделите. Вашият документ може да покаже, че индивидът и особено при предаването на отговорността за процеса напред и назад няколко пъти. Възможно ли е да се намали броят на ненужните преходи? Ако можете да възстановите процеса, тогава той може да изпълнява няколко задачи едновременно и след това да предаде работата.

Съвети

За да посочите повече процеса, съставете няколко структурни схеми или диаграми. Първо, развийте графично представяне на общата картина или процес. Включете по-малки процеси в тази снимка. След това създайте различно визуално представяне, което се фокусира върху по-малките процеси. Покажете задачите, които съставляват тези по-малки процеси.