Как да анализираме бизнес процесите: 6 стъпки

Бизнес процесът е система, която се използва от компанията за постигане на целта. Също така, този термин може да се определи като последователност от действия, които ви позволяват да създадете продукт или обслужване на клиенти. Служителите анализират бизнес процесите, за да определят ползата и ефективността на процеса. На първо място, главата провежда анализ на текущия процес. След това ръководството може да реши да направи промени за подобряване на съществуващия процес. Така че подобреният процес ще помогне на компанията да спести време, да намали разходите или да създаде по-привлекателен продукт.

Стъпка

Част 1 от 2:

Определя процедурата за създаване на бизнес процес

един. Очертайте бизнес процеса. Бизнес процесът е ежедневната дейност на служителите, насочени към постигане на целта на вашата организация. Процесът въплъщава стъпките, които ще ви доведат до конкретна цел. Бизнес процесът трябва да обхваща всички промени или изключения от такъв процес. За да стигнете правилно на анализа, първо трябва да разгледате процедурата за създаване на бизнес процес.

Да вземат предвид обема на задачата. Да предположим, че искате да актуализирате процеса на изпращане на профили към клиентите си. Обемът на задачата е размерът на работата, която трябва да се извърши. В този пример предполагам, че обемът е един от сметката на клиент. Да кажем, средно, компанията изпраща 200 сметки на месец.
Определя желания резултат. Какво искате да постигнете с този процес? В този пример се стремите да изпратите профил на всеки клиент след предоставянето на продукта. Изпращате отпечатано копие на профила, когато поръчката за доставка и изпратете акаунт по имейл на всеки клиент.
Във всеки процес има подпроцеси. Колкото по-конкретно е процесът, толкова по-лесно е да се анализира и да се подобри.
Документ за бизнес процес. Процесът може да бъде документиран като последователност от стъпки, както и да създаде блокова диаграма. В големи организации процесът често обхваща различни отдели. Така че процесът на изпращане на сметки може да използва изявлението на сметката и отчетния отчет.
Определят отделите или функциите на структурните звена на организацията в този процес, както и всички инвестиции и резултати. Например, за да се съставят декларация за заплата, трябва да се знае инвестирането на производствения отдел и изразходваното време, последващите цени и сумите на приспаданията, които предоставя персоналният отдел.
Запишете всички изключения от процеса. Всеки вид бизнес дейност има изключения или вариации. Например, някои от клиентите ви получават значителни отстъпки. Те поръчват голям обем продукти. Отделът за изявление на сметката трябва да отразява тези отстъпки при изчисленията на вашите сметки. Големите отстъпки трябва да се въвеждат ръчно за формиране на точна сметка.

Изображение, озаглавено Анализирайте бизнес процеса стъпка 2

2. Документирайте бизнес процеса и определете вида на създадения процес. Разделянето на процесите на типа ще помогне да се анализира и да направи подобрения. За два процеса от същия тип често се използват същите методи за подобрение. Процесът може да бъде производство, спомагателен или управленски.

Производството е ежедневно изпълнявани задачи, които ви позволяват да предоставите на клиента продукт или услуга. Счетоводството може да се нарече производствен процес. Много е важно да изпращате на клиентите точни сметки незабавно да получават плащания.

Спомагателният процес, както се вижда от името, е предназначен да помогне на производството. Отдел "Персонал" - визуален пример за спомагателния отдел. Personaloviki помага на ръководителя на отдел "Декларация за сметка" в това, че има интервюта и наемане на нови служители. Отделът на персонала не работи директно с клиенти, но помага на производствените отдели.

Всяка организация изисква ръководство, което може да упражнява общото управление на предприятието. Процесът на планиране и изпълнение на бюджета - процес на управление. Всяка компания изисква процес на официална бюджетна компилация. За това ръководството трябва да обсъди бюджета на отделите с финансовия директор на дружеството.

Изображение, озаглавено Анализ на бизнес процеса стъпка 3

3. Анализ на бизнес процесите за неефективност. Всеки бизнес процес се състои от инвестиции и резултати. Трудът, енергетиката, материалите, средствата за производство са инвестиции. Приспособленията са актив, който прави печалба и доход, докато резултатите са материал или услуга. Прикачените файлове попадат в процеса и създават резултат. Извършват анализ за идентифициране на аспекти с ниска ефективност.

Процесът трябва ефективно да използва прикачени файлове, за да даде резултати. Например, вие притежавате мрежа от магазин за ремонт на автомобили. Вашите инвестиции са труд, оборудване и резервни части, а резултатът - ремонтираните превозни средства на клиентите.

Дълги ремонти или голямо количество предстояща работа показват, че с вашия процес не е гладка. Един от проблемите може да бъде нереалистичен работен план.

Ако цената на резервните части надвишава сумата, предвидена в бюджета, това е друг знак за неефективност. Проблемът може да бъде в работата на поръчките или доставчиците.

В зависимост от естеството на идентифицирания проблем е необходимо да се реши кои процеси трябва да бъдат подобрени. Ако трябва да установите приоритети в присъствието на множество процеси, изберете процеса, който има най-голямо влияние върху вашата дейност. Например, първо трябва да намалите продължителността на изчакване, в противен случай рискувате да загубите клиенти. Подобряването на този процес трябва да бъде вашият първи приоритет.

Част 2 от 2:

Прекарват анализ на бизнес процеси

един. Обсъдете процес с водещ персонал. Определят процеса, който се нуждае от подобрение, след което го обсъжда с хора, които са отговорни за прилагането на такъв процес. Вмъкнете всички ключови участници, за да разберете техните предложения относно възможните подобрения на този процес.

Попитайте какви действия изпълняват работници и защо го правят.
Определете приложенията, необходими за извършване на всяка задача, както и източници на такива инвестиции. Ако направите деним дрехи, трябва да знаете кой ви доставя материал и колко често доставчикът ви произвежда пратка.
Определят резултатите от всяка задача и получателя на резултатите. Ако притежавате ремонтната търговска машина, тогава вашата механика трябва да документира работата и да изпрати тази информация в Отчетния отчет на акаунта. След това този отдел определя резултата на клиента.
Слушайте служителите за това как да премахнете идентифицираните недостатъци на текущия процес.

Изображение, озаглавено Анализ на бизнес процеси стъпка 6

2. Създайте блокова диаграма на всеки бизнес процес. Схемата ще спомогне за визуално представяне на всеки процес. Създайте блокова диаграма въз основа на процеса, обсъждащ протокола. Блоковата диаграма трябва да включва всички действия, които трябва да бъдат извършени в бизнес процеса.

Важно е да се изясни, че диаграмата на бизнес процесите трябва да съдържа само определени действия, които служителите трябва да следват.

Диаграмата на блока може да се извършва ръчно или да използва специален софтуер. Използвайте текстови редактори и програми за обработка за създаване на необходимата схема. Има и специализиран софтуер.

Диаграмата на блока ви позволява да виждате визуално целия процес. Такъв визуален инструмент опростява процеса на търсене и елиминиране на неефективни аспекти.

Направете промени в процеса, научете резултатите и инсталирайте дали да получите желаните подобрения. В противен случай повтаряйте анализа на процеса и по-точно задайте аспекти, които трябва да бъдат подобрени. Анализът на процеса трябва да се случи непрекъснато.

Изображение, озаглавено анализира стъпка 5

3. Помислете за идеите за подобряване на процеса. Често процесите изискват участието на няколко отдела на компанията. Груповите дискусии ще премахнат недостатъците, които засягат работата на няколко участващи области, както и потвърждаване на информацията, предоставена в частни разговори с отделни участници в процеса.

Обобщават информацията и разширени за всички участници в процеса, включително тези, които не са участвали в дискусията. Интересува мнението на всеки участник. Отзивите ще помогнат за провеждането на цялостен анализ.

Получената информация ще ви помогне да изготвите ясна представа за това как работи този процес и какви недостатъци присъстват.

Дискусиите с служителите ще бъдат в основата на бъдещите подобрения. Тези промени могат да намалят разходите, да намалят продължителността на цикъла, да опростят процеса или да подобрят обслужването на клиентите.