Как да напишете бизнес писмо до вашите клиенти: 10 стъпки

Ако имате собствен бизнес, вероятно ще трябва да пишете бизнес писма на нашите клиенти. Целите могат да бъдат различни: предупреждение на нови събития или условия, отговори на жалби на клиентите от компанията. Независимо от причината за писмото, е важно винаги да се поддържа професионален тон и бизнес стил.

Стъпка

Част 1 от 2:

Формат на бизнес писмо

един. Използвайте професионална шапка. Бизнес писмо представя вашата компания. В това отношение писмото трябва да има съответния изглед. Също не забравяйте да използвате логото или марка.

Можете да създадете капачка на буквата с помощта на готови цветови шаблони Microsoft Word. Използвайте логото или марката Real Company.

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо до клиентите Стъпка 2

2. Отворен текстов редактор. Всички бизнес писма на компанията трябва винаги да бъдат отпечатани на компютър.

Създайте нов документ и поставете полетата от 2.54 сантиметра.

Използвайте шрифта със серифи като времена роман, грузия или арица. Така че размерът на шрифта трябва да бъде не повече от 12, но не по-малко от 10. Размерът на типа или шрифта не трябва да е лош за влияние на четливостта.

Използвайте единичен интервал.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес писмо до клиентите стъпка 3

3. Регулирайте формата на блока. Блок форма - най-често срещаният формат на бизнес писма. Също така, също така е по-лесно да конфигурирате и следвате. Всеки елемент е подравнен към левия ръб и е разделен от един интервал. По поръчка от върха на страницата, следните елементи трябва да включват:

Днешната дата или дата на изпращане на писма. Не забравяйте да посочите датата, защото тя се използва за отчитане на подателя и получателя, както и на правни цели. Посочете точната дата.

Адрес на подателя. Това е вашият адрес в стандартен формат. Ако адресът ви е посочен в заглавката на буквата, тази стъпка може да бъде пропусната.

Изходящ адрес. Посочете името и адреса на получателя на писмото. Можете да използвате обжалването "г-н" или "madam". Така че, ако Нина Серов е получател, тогава можете да пишете като "г-жа Нина Серов" и "Нина Серов".

Поздравления. Можете да напишете "Уважаеми госпожа Серов" или "Уважаеми Нина Серов". Ако не сте сигурни кой чете писмото, пишете "скъпия Господ". Има и друга възможност "за вниманието на всички заинтересовани страни", но тя трябва да бъде оставена за екстремен случай, ако получателят е неизвестен.

Основна част от писмото. Тази част ще бъде преразгледана по-подробно в следващия раздел.

Крайна част и подпис. Напишете: "С уважение", - или: "Най-добри пожелания".

Част 2 от 2:

Как да напишем бизнес писмо

един. Определят целевата аудитория. Тонът на писмото трябва винаги да остане професионален, независимо от публиката, но изборът на думи и езикови средства зависи от получателя на писмото. Ако писмото е предназначено за отдел "Персонал" на друга компания, тогава трябва да се използва повече официален език. Когато се свържете с конкретен клиент, можете да прибягвате до неформален и прост език.

Тя също така ще ви позволи да избегнете недоразумения. Не използвайте термините, които са неразбираеми за читателя. Например, клиентите може да не знаят съкращенията, които се използват за космическата програма във вашата компания, така че не ги използвайте в писмото.
Най-важното правило на бизнес писмото - текстът трябва да бъде ясен, кратък и учтив.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес писмо до клиентите стъпка 5

2. Посочете целта на писмото в първия ред. Мисля за целта на писмото. Искате да разкажете нов адрес на офиса? Напомнете на клиента за дълга? Дайте отговор на жалбата?Запомнете това, когато трябва да направите първо писмо. Не използвайте размазана формулировка и веднага отидете на дъното.

Напишете първи човек, ако изразявате мнението си като собственик на компанията. Пишете от второто лице, ако включите името на фирмата или организацията.

Използвайте недвусмислено изявление като: "Да информирате", - или: "Ние искаме да знаем следното". Пишете от първия човек, ако се свържете като собственик на фирма като: "Искам да се свържа с вас", или: "Наскоро ми станах известен на мен ..., Затова бих искал ... ".

Например, вие (собственик на компанията) искате да информирате Нина Серовой за дълг за един месец. Стартирайте писмото като следната: "Искам да ви информирам, че към март 2015 г. има задлъжнялост в профила ви".

Ако сте служител на компанията и отговорете на жалбата на клиента за космическата програма на вашата компания, след това започнете такова: "Получихме вашите коментари относно нашата програма за колонизация на Марс".

Понякога трябва да информирате читателя, който спечели в конкурса или получи място в образователна институция. Започнете така: "Радвам се да информирам ...", - или: "Ще докладвам докладвам ...".

Ако трябва да информирате неприятни новини, започнете с такава фраза: "Ние ви информираме ..." - или: "След внимателно разглеждане, беше решено ...".

Изображение, озаглавено Напишете бизнес писмо до клиентите Стъпка 6

3. Използвайте валиден залог. В официалната реч често се използва постоянен депозит, но може да направи текста на писмото от монотонно или неразбираемо. Действителният депозит ви позволява да подадете информация на решаващ тон.

Пример за страдания залог: "Какви стъпки могат да бъдат предприети?"В този случай стъпките не са изпълнителят на действие, но изпитва.

Пример за валиден залог: "Какви стъпки можем да направим?"В това изпълнение се използва валиден депозит, който ви позволява ясно и ясно да предадете мисълта.

Понякога страдащия депозит ви позволява да предадете мисълта си и да не привличате прекалено голямо внимание към грешка или грозен факт. Използвайте го само в този случай. Обикновено действителният депозит е по-предпочитан.

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо до клиентите Стъпка 7

4. Проверете за предходни събития или комуникация с читателя. Може би по-рано вече сте докладвали Нина Серовия за дълга. Читателят може да изрази недоволството си от вашата космическа програма на последната конференция. Ако вече сте говорили, напомнете на този факт. Читателят ще може да възстанови важни детайли в паметта и вашето писмо ще бъде много по-важно и спешно.

Използвайте фрази като: "В съответствие с предишното писмо от ...", "Благодаря ви за навременното плащане миналия месец", - или: "Радваме се да чуем вашите конструктивни коментари на конференцията през май".

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо до клиентите Стъпка 8

пет. Контакт или предлагане на помощ. Посочете положителния тон на писмото, като използвате учтиво искане или да предложете помощ под формата на сътрудничество.

Да кажем, че сте собственик на компанията и искате да убедите клиента да плати дълг. Използвайте фразата: "Ще бъда благодарен за вашата помощ и незабавно плащане"

Ако пишете от името на компанията, използвайте фразата: "Бихме искали да организираме лична среща с нашия ръководител на персонала за вас.".

Също така предлагат да отговорят на всички възможни въпроси и да разсеят четеца на съмнение. Пример: "Ще се радваме да отговорим на някой от вашите въпроси или да разсеем съмненията за плащането," - или: "Искате ли да разберете допълнителни подробности за нашата програма?"

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо до клиентите Стъпка 9

6. Попълнете писмото. Използвайте повикване за действие от страна на страната или клиента. Може да е изискване за изплащане на дълг за определен период или предложение за организиране на среща с клиента.

Напишете предложение с надежда за комуникация в бъдеще: "Ще се радваме да ви посрещнем на бюджетна среща следващата седмица", - или: "С радост, обсъдете всички тези аспекти с вас по-подробно, когато се срещате в нашия офис".

Посочете дали документите са приложени към писмото. Добавете фразата като: "Ние ви изпращаме сметка за последния месец," - или: "Копие от космическата програма е прикрепена към буквата".

В края използвайте последната фраза. Клиентите са най-добре да пишат: "С уважение" - или: "Най-добри пожелания".

Използвайте формулировката "с уважение" в официални писма до непознати хора.

Напишете: "Всички стоки", ако сте запознати или си сътрудничите с човек.

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо до клиентите стъпка 10

7. Поправи грешките. Правилният дизайн и формулировката няма да играят никаква роля, ако граматичните грешки се срещат в писмото!

Опитайте се да намерите всички случаи на залог на страданието и да направите подходящи промени.

Обърнете внимание на дълги и неразбираеми оферти. В бизнес писмо има норма "по-малко по-малко, да по-добре", следователно, от дълги присъди трябва да бъдат отказани.