Как да напишем бизнес писмо

Трябва да напишете професионално и ефективно бизнес писмо? Повечето бизнес писма отговарят на установения и лесен за научаване на формата, който може лесно да се адаптира към всякакъв вид съдържание. Бизнес писмо трябва винаги да съдържа дата, информация за подателя и получателя и няколко текстови параграфа. Възползвайте се от следното ръководство за писане на бизнес писмо (коригирайте го, ако е необходимо, за да съответства на стандартите, приети във вашата компания).

Стъпка

Метод 1 от 4:

Започнете от писането

един. Провеждане на уверени познания за правилния формат на писмото. Независимо от съдържанието на вашето писмо, трябва да се придържате към няколко бизнес стандарта, определящи появата на писмото. Бизнес буквите трябва да бъдат оценени с помощта на общи шрифтове, като арица или пъти, роман. Възползвайте се от блоковата разбивка на текста (в параграфи) - т.е. започнете нов параграф от двойно натискане на клавиша "вход" (ENTER), т.е. без да се прилага параграф.

Ако отпечатате писмо на принтера, разгледайте възможностите за печат на марката. Логото и информацията за контакт на вашата компания ще ви даде по-солидна гледка.
Електронните букви също трябва да бъдат въведени с помощта на общи шрифтове. Когато пишете бизнес писмо, не трябва да използвате такива шрифтове, които имитират ръкописен почерк, както и други цветове, в допълнение към черно и бяло.

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо Стъпка 2

2. Включете информация за вашата компания. Посочете името на вашата фирма и нейния адрес и всяка част от адреса трябва да започне с нова линия. Ако работите сами или сте независим изпълнител, тогава вместо името на компанията (или над него), посочете собственото си име.

Ако вашата компания е събрала маркирани заготовки, можете да ги използвате вместо името и адреса на компанията.

Ако сами наберете адреса, след това го поставете в горната част на страницата и го подравнете надясно или левия край (в зависимост от предпочитанията във вашата компания).

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо Стъпка 3

3. Посочете датата. Професионалистите показват датата напълно. Например, напишете и "1 април 2012 година", или "1 април 2012 година". Датата трябва да се изравнява на левия ръб и да се намират няколко линии под адреса на изпращача.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес писмо 4

4. Посочете информацията за контакт на получателя. Напишете пълното име на получателя, заглавието (ако е приемливо), името на компанията и адреса е, че тази информация трябва да бъде разположена в този ред и всяка част трябва да започне с нова линия. Ако е необходимо, посочете идентификационния номер. Информацията за контакт на получателя трябва да бъде разположена няколко реда под датата (подравняване към левия ръб).

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо Стъпка 5

пет. Решете с избора на поздрави. Поздрави е важен показател за уважение и какъв вид поздрав използвате, независимо дали знаете човек, който пише (и колко добре го познавате), както и формалното ниво на връзката ви. Обърнете внимание на следните опции:

Напишете "заинтересовани страни", само В случай, че не знаете кой точно пишете.

Ако не познавате получателя достатъчно добре, тогава опции "Уважаеми / уважавани" - са безопасен избор.

Можете също така да посочите заглавието / позицията на получателя и фамилното име, например "Уважаеми д-р Иванов".

Ако знаете получателя достатъчно добре и вие и двамата се радвате на неформална комуникация, тогава можете да посочите (първо) име на получателя, например "Скъпа Анна".

Ако не знаете половината от получателя, то просто въведете името и инициалите, например "Гук К.В."

Не забравяйте да поставите запетая след поздрави или дебелото черво след думи "тези, които могат да се отнасят".

Метод 2 от 4:

Писма за съдържание

един. Вземете правилния тон. Както казват, времето е пари, така че повечето бизнесмени не искат да губят време. Следователно тонът на вашето писмо трябва да бъде кратък и професионален. Вашето писмо трябва да бъде прочетено бързо, така че незабавно да пристъпите към същността на делото, като оставите кратки коментари в първия параграф. Например, винаги можете да започнете с думи "Пиша ви ...", и след това продължават да развиват темата.

Не зареждайте писмото до колоритни преходи, силни думи или дълги, ликвидни оферти - вашата задача е да прехвърлите съобщението толкова бързо и ясно, колкото е възможно.
За да намалите текста, трябва да избягвате пасивни залози, да не се опитвате да не посочите твърде тенденцията.

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо Стъпка 7

2. Пишете ясно и кратък. Получателят трябва да разбере точно това, което се опитвате да му предадете. Получателят бързо ще отговори на съдържанието на писмото само ако значението на писмото е ясно за него кристал. По-специално, ако в резултат на четенето на писмото очаквате някакъв вид резултат или действие от получателя, след това определено посочват в писмото на това, което искате. Обяснете позицията си толкова кратко възможно най-кратко.

Изображение, озаглавено Напишете бизнес писмо Стъпка 8

3. Ако е необходимо, бъдете по-приказливи. Писмата са написани от хора и за хора. Ако е възможно, избягвайте формалности - няма да можете да изграждате добри отношения с помощта на безлични, повтарящи се и букви. Въпреки това, тя трябва да бъде пречупена от говоримия език или жаргон: такива думи "ти знаеш", "Имам предвид" или "Издирва се". Придържайте се към бизнес тон, но бъдете приятелски и полезни.

Ако знаете добре получателя, това би било чудесно, ако добавите няколко приятелски редове с добри пожелания.

Мислете добре, преди да преминете към по-лични отношения. Понякога бизнес отношенията наистина си струва да се разрежда с малко количество хумор, понякога е по-добре да направите избор в полза на предпазливост вместо шега.

Най-вероятно целта на вашето писмо е да убеди получателя да направи нещо: промяна на мнението, коригира проблема, да изпраща пари или да предприема мерки. Представете същността на вашия случай.

Изображение, озаглавено Писане на бизнес писмо Стъпка 9

4. Бъдете учтиви. Дори ако се обръщате към жалба или пишете с безпокойство за някакъв проблем - все още можете да бъдете учтив. Поставете себе си в позицията на получателя и предложите да направите всичко възможно за своята роля (в разумно), за да погледнете в очите му като любезен и полезен.

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо Стъпка 10

пет. Обобщавам. В последния параграф е необходимо да обобщите визията си и ясно да идентифицирате или планирания ход на действие, или да посочите какво очаквате от получателя. Не забравяйте, че получателят може да се свърже с вас с въпроси или за помощ при решаването на проблеми, както и за внимание на вниманието към неговото / нейното писмо или проблем.

Метод 3 от 4:

Крайна буква

един. Правилно завършете писмото. Краят, както и поздрав, е важен показател за уважение и степен на формалности в отношенията. "на Ваше разположение" - Като правило, той може да бъде и безопасен вариант"на Ваше разположение", "Най-добри пожелания" и "Искрено Ваш". Малко по-малко формално, но все още професионални окончания: "всичко най-хубаво", "Най-добри пожелания", "С Най-Добри Пожелания", и "Благодаря". Поставете запетая след тези думи.

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо 12

2. Абонирайте се с писмо. Оставете около четири празни линии за вашия подпис. Регистрирайте се писмо след като го отпечатате, или ако го изпратите по електронна поща, след това сканирайте изображението на вашия подпис и го прикрепете към тази част от писмото. За предпочитане е да се използва синьо или черно мастило за това.

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо Стъпка 13

3. Посочете вашето име и информация за контакт. Под подписа ви трябва да наберете името, телефонния си номер, имейл адреса и всяка друга подходяща информация за контакт. Поставете всяка отделна част от вашите данни за контакт на отделен ред.

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо Стъпка 14

4. Моля, добавете, ако е необходимо "Инвестиции". Ако сте инвестирали допълнителни документи за разглеждане от получателя, проверете това с няколко струни под информацията за контакт, като посочите номера и вида на следващите документи, например "Инвестиции (2): Резюме, брошура".

Метод 4 от 4:

Завършване на писмото

един. Редактирайте писмо. Външният вид на писмото е ключов елемент на професионализма. Редактиране на писмото (обръщайки внимание на присъствието на грешки), така че получателят лесно може да види във вас способно и отговорно лице. Стартирайте автоматичната проверка на правописа в текстов редактор, но допълнително ще прочетете внимателно писмото преди изпращането.

Задайте си въпрос: е ясно и кратко писмо? Има ли параграфи по-дълги от 3-4 изречения? Ако те съществуват, помислете за премахването на ненужните изявления.
Ако писмото е изключително важно, тогава може да искате да дадете приятел или колега да го прочетете. Понякога втората част на очите може да помогне да се идентифицират грешки или неудобни формулировки, които може да не забележите себе си.

Изображение, озаглавено Пишете бизнес писмо 16

2. Изпрати писмо. Изпратете имейл или ако изпратите писмо по нормална поща, използвайте плика за бизнес кореспонденция. (Ако е възможно, тогава използвайте плика с фирменото лого, отпечатано върху него.) Внимателно отпечатайте обратен адрес и адрес на получателя. Сгънете писмото на три части, така че получателят първо да превърне горната част, а след това на дъното. Уверете се, че сте приложили достатъчно количество печати и изпратете писмо.

Ако смятате, че не сте доста добър и красив почерк и това не съвпада с вашия професионален човек, въведете адреса в текстовия редактор и го отпечатайте върху плика с помощта на принтера.

Съвети

За да подпишете писмо, трябва само да използвате висококачествена дръжка.
Отговорете бързо на кореспонденцията. Ако не можете да напишете пълен отговор за по-малко от седмица, уведомете ме кореспондента, като посоча, когато той или тя може да очаква от вас пълен отговор.
Стрес положителни аспекти. Говорете за това, което можете да направите, не е за това, което не можете. Например, ако продуктът не е наличен, тогава не казвайте на клиента, че не можете да изпълните поръчката, вместо това да му кажете, че продуктът е много популярен и вече сте го продали. След това посочете кога можете да изпълните поръчката.
Ако напишете писмо и сложно писмо, помислете за изготвянето на предварителен план.

Направете списък на темите, които искате да посочите. Не се притеснявайте за реда на следното.
Изберете списък с ключови думи, примери, аргументи и факти за всяка тема.
Оценете всяка тема на плана си за съответното съответствие на Вашата цел и аудитория.
Изтрийте всичко, което не се прилага за случая.
Сортиране на информация в най-удобния получател.

Предупреждения

Не бъдете твърде упорити и много силни в изрази - не забравяйте, че с помощта на бизнес писма се опитвате да подобрите или започнете професионална връзка.
Не поплъщайте твърде много. Искреният комплимент обаче е доста приемлив, но голямо количество полета ще покаже, че разчитате на бизнес отношения за ласкателство, а не за вашата компетентност.