Как да оценим подобрения работен процес

За да остане конкурентоспособен, работните им потоци (както производствени, така и финансови) трябва да бъдат постоянно подобрени. Поради тази причина е необходимо да се оценят резултатите от тези иновации. Както казват, "Невъзможно е да се подобри това, което не можете да бъдат измерени". За да разрешите задачата, бизнесът трябва да развива метрични показатели за измерими компоненти на бизнес процесите и да организира събирането на аналитични данни преди и след иновации. Последващият анализ на показателите ще направи заключение колко ефективни са промените в процесите. Но е необходимо да започнете с избора на най-важните показатели за вашите бизнес процеси.

Стъпка

Част 1 от 3:

Организиране на система за оценка на работния процес

един. Определят какво точно се нуждае от измерване. С други думи, това трябва да ви даде още една иновация. Искате да направите работен процес по-надежден, бърз, ефективен или да го подобрите по друг начин? Отговорът на този въпрос ще направи известна яснота във вашия дизайн. Уверете се, че изходът на работния процес е определен резултат, който може да бъде измерен по един или друг начин.

Например, ако компанията иска да ускори доставката, тя ще измерва времето за доставка. Компанията за цифровизация на данни може да измерва броя на грешките в пакетите за цифрови данни или общата работа.

Изображение, озаглавена мярка за подобряване на процеса Стъпка 2

2. Използвайте единна гама от термини за вашия проект. Трябва да използвате добре познати термини, така че те да бъдат правилно разбрани и последователно използвани от тях. Това ще увеличи точността на информацията, която се предава между служители на различни звена или единици. За да не бъдеш недоразумение, дайте ясна дефиниция на всички показатели, които трябва да бъдат измерени.

Да предположим, че фирмата ви измерва времето в дните. Различни дивизии на компанията могат да разберат термина "ден" по различни начини. Например, той може да се прилага само за работните дни на календара, до всеки пълен ден или само до осемчасовия работен ден. Такива несъответствия могат да объркат.

Изображение, озаглавена Мярка за подобряване на процеса Стъпка 3

3. Определя метода на събиране на данни. Данните трябва да се събират равномерно във всички разделения на компанията. Например, ако един отдел използва произволна проба от данни, останалите единици също трябва да направят. В противен случай данните ще бъдат несравними. Необходимо е също да се одобрят единици за измерване. Те трябва да са еднакви, в това, което се оценява резултатът.

Например, скоростта на доставяне може да бъде измерена по минути или часове, а необходимостта да се превърнат в изчисленията, единични единици за измерване към други не могат да се считат за ефективен подход.

Image озаглавена мярка за подобряване на процеса Стъпка 4

4. Стандартно съответствие с изчисленията. Това означава, че един отдел не трябва да заобикаля времето до целия час, а другият в същото време да го отразяват със стотни. В противен случай различното ниво на детайл на данни ще направи неправилни общи резултати. Не забравяйте, че по-малките единици ще позволят да се даде по-точна оценка на резултатите.

Например, всички единици трябва да се споразумеят за униформените правила за закръгляване на десетични фракции.

Част 2 от 3:

Избор на правилните показатели за оценка на проекта

един. Изберете основния показател за метрично производство. Основният показател трябва да отразява резултата или целта на въведените промени в бизнес процесите. Например, на автомобилното предприятие може да бъде броят на автомобилите, произведени на час. Още преди иновациите е необходимо да се определи основната стойност на избрания индикатор и след разгръщане на проекта, ще бъде необходимо да го измерите отново. И след това можете да дадете оценка на положителните промени (ако са).

Image озаглавена мярка за подобряване на процеса Стъпка 6

2. В допълнение към основния метричен индикатор, изберете придружаващите показатели за изпълнение. Оценката на свързаните показателя ще ви позволи да разберете как промените в работните процеси помагат на компанията да постигне една от основните цели на своите дейности. Например, ако основната метрична производствена ставка е избрана от скоростта на производство, тя може да бъде пряко свързана с увеличаване на печалбите на компанията или намаляване на постоянните разходи. Между основните и придружаващите метрични показатели трябва да се посещават причинно-следствени връзки. Те им позволяват да докажат защо бизнесът е важно да се включат в подобряване на основните производствени показатели.

Image озаглавена мярка за подобряване на процеса Стъпка 7

3. Помислете за вероятността за непредвидени резултати. Иновациите могат да донесат със себе си не само полза, но и от способността. Ако основният метричен индикатор трябва да измерва това, което трябва да бъде подобрено, тогава е необходимо да се използват редица непреки индикатори към него, което трябва да се измерва това, което не трябва да се променя. Анализът на косвените индикатори трябва да се събират преди, по време и след въвеждането на съответния проект. От целия набор от косвено свързани показатели е необходимо да се избере само най-важното, което отчита качеството на продуктите.

Например, една компания, която се стреми да ускори доставката на продукти на купувача, не трябва да нараства борба, поради точното отношение към него. В този случай допълнителен непряк индикатор ще бъде пропорционално съотношение на повредените продукти на общия му обем на продажбите.

Image озаглавена мярка за подобряване на процеса Стъпка 8

4. Одобрява финансово изпълнение. Спестяването на средства не може да бъде основната задача на компанията. По-малко, компанията трябва да проследява финансовите резултати от прилагането на промени в работните потоци. Но не трябва да се бърка с изчисляването на стойността на проекта. В този случай финансовите показатели трябва да бъдат средство за оценка на рентабилността на този проект. Много компании продължават да проследяват финансовата метрика още една година след въвеждането на промени.

Например, може да се очаква, че намаляването на производственото време на звеното трябва да увеличи приходите на предприятието. Компаниите трябва да бъдат внимателно да проследяват размера на приходите и други финансови показатели, като печалби, като се започне от момента, в който се появява идеята за иновации и след нейното прилагане, да се оцени как промените в бизнес процесите са засегнали показателите.

Част 3 от 3:

Събиране на аналитични данни

един. Измерване на времето. Оценката на продължителността на бизнес процесите дава възможност да се разбере колко време се изразходва за отделни етапи на производство или услуга. Може да се обърне внимание и за създаването на добавената стойност на продукта или това е необходимо да се даде отговор на искането на клиента. В допълнение, такива изчисления индикатори могат да се използват тук като процент на доставките, извършвани без нарушения на договорното време.

Намаляване на продължителността на бизнес процеса - ефективна стратегия за подобряване на бизнеса. Тя ви позволява да увеличите производството и да ускорите времето за доставка или услугата на потребителя. Вземете пример за производство на мебели. Други неща, които са равни условия, потребителите предпочитат да получат нов диван по-бързо, а не по-късно. Намаляване на времето за производство, увеличавате шансовете за повтарящи се поръчки и бизнес разширение.

Image озаглавена мярка за подобряване на процеса Стъпка 10

2. Измерване на разходите. Статистиката на разходите трябва да отразява цената на производствения процес като цяло. Също така в него трябва да включват оперативни разходи за различни нива на производствен процес. Такъв индикатор като цена на единица продукти, ви позволява да оцените разходите за производство на продуктова единица. И икономиите на разходи могат да бъдат изразени чрез намаляване на този индикатор за единица продукти. Спестяването на разходите за труд ще бъде изразено чрез намаляване на работното време, необходимо за създаване на продукт или услуга.

Стратегията за намаляване на разходите може да бъде особено важна за бизнеса при намаляване на приходите. Например, когато американската "банка на Америка" се сблъска с неуспеха на кредитния пазар и доходите върху ценни книжа, беше решено да се намали работният персонал на банката да продължи да привлича приходи на своите акционери. Банковото управление и привлечените консултанти решиха да използват показатели за разходи за идентифициране на тези работни места, които ще спестят повече средства, без да се засяга организацията.

Image озаглавена мярка за подобряване на процеса Стъпка 11

3. Оценка на качеството. Показателите за оценка на качеството позволяват нивото на удовлетвореност на клиентите. Информация за удовлетвореността на клиентите може да бъде събрана чрез проучвания, регистрация на жалби и други прегледи. Показателите за оценка на качеството също помагат за разберете дали има полза за клиентите в променящите се бизнес процеси. Тук можете да обърнете внимание на честотата на грешките и необходимостта от промяна на работата. Декът на брака ви позволява да оцените процента на грешките при производството. Делът на висококачествените стоки или произведения дава възможност да се разбере колко често няма грешки в производството.

Например, здравният сектор до голяма степен се разчита на качеството на медицинските услуги. Растежът на качеството в този случай следва да се определя чрез входящи статистически данни. В същото време анализът следва да засегне финансовите и клинични данни, за да се идентифицират промените в здравните услуги за организациите на здравеопазването. Анализът може да бъде разделен на етапи, така че да можете да идентифицирате загуби или излишни дублирани функции и да създадете процес, който най-ефективно ще осигури висококачествени медицински услуги на потребителите. Намаляването на разходите не носи ценности, ако не е съпроводено от подобряване или поддържане на текущото ниво на качеството на услугите.

Ключът към подобряване на качеството е да се увеличи производителността без обостряне на ефективността. Изпълнението се отнася до броя на ресурсите, необходими за създаване на продукт или предоставяне на услуги. И ефективността се отнася до това колко пълен продукт или услуга извършват неговите заявени функции.

Image озаглавена мярка за подобряване на процеса Стъпка 12

4. Мярка за производство. Показателите за производство (предоставяне на услуги) отразяват обема на производството за определен период от време. Целта на производството трябва да отговаря на нивото на потребителското търсене. Също така анализът на производствените показатели може да включва анализ на дефицита или прекомерни резерви. Тези отклонения трябва да бъдат минимални. И накрая, е необходимо да се измери недовършеното производство. Това е обемът на стоките или услугите, които все още са в процес на производство.

Един от начините за увеличаване на производството - стандартизация на работата. Например, в автомобилната индустрия, AutoContracens имат свои собствени стандарти за сглобяване на машини. Производителите могат да стандартизират производствените процеси, за да увеличат продуктовата продукция. В този случай метричните показатели ще спомогнат за разбирането на това колко такива мерки ще повлияят на обемите на производството. Ако след стандартизацията производството на продукти в условна единица на времето ще порасне, иновациите бяха успешни.

Изображение, озаглавена Мярка за подобряване на процеса Стъпка 13

пет. Оценява сложността на производствените процеси. В този случай може да се вземе предвид броят на етапите на производствения процес. Трябва да се вземе предвид и забавянето на производството в резултат на Конвенцията за нуждите или на наблюденията. Анализът включва както общия брой на производствените стъпки, така и броя на етапите, на които добавената стойност е добавената стойност. Тези етапи правят продукти или услуги по-ценни. Броят на възвръщаемостта също е оценен, когато продуктовият продукт се върне на производителя, за да коригира недостатъците.

Компаниите се стремят да опростят производствените процеси, организационната структура, самите продукти и техните собствени информационни системи за стимулиране на растежа, намаляване на разходите и увеличаване на печалбите. Оценката на сложността на производствените процеси помага на мениджърите да разберат как да задоволят клиентите си с техните стоки или услуги при минимални разходи. Това позволява да се идентифицират скритите разходи в прекомерно сложните производствени процеси. Той също така дава възможност да се разбере какви видове продукти са най-печелившите, което е точно това, което вашите потребители оценяват и къде се вземат пречките на вашето производство по отношение на нейната ефективност.