Как да делегирате: 14 стъпки (с илюстрации)

Независимо дали сте изпълнителен директор на компанията, мениджърът на продажбите на дребно или от родителя, заседанието, способността за делегиране на задълженията е една от най-важните умения за постигане на максимална ефективност на вашата дейност. Въпреки това, делегацията е трудно - трябва да сте солидни, но в същото време да се доверите на този, който сте делегирали вашите задължения. Тази статия ще ви помогне да преодолеете всички опасения, които могат да възникнат по време на делегацията, и ще спомогнат за преминаването през процеса на делегиране на тактично и уважение.

Стъпка

Метод 1 от 2:

ЧАСТ ЕДНО: Мислете правилно

един. След настрана егото си.Голяма психологическа спирачка за делегация е преценка, която "ако искате всичко да се направи правилно, тогава го направете сами". Вие не сте единственият човек в света, който може да го направи правилно. Вие "можете" да бъдете единственият човек, който ще го направи точно в момента, но ако изтриете време да научите някого, те вероятно ще могат също да го направят правилно. Който знае, че могат да го направят по-бързо или по-добре от вас (сън!), и ви е нужно не само да вземете, но и добре дошли.

Мислете логично и реалистично - можете да направите това да работим сами? Трябва ли да работите през целия ми живот? Трябва ли да балансирате работата си и нормалните си отговорности? Ако е така, вероятно трябва да сте готови да делегирате част от работата си. Не се срамувайте и не се чувствайте некомпетентни поради факта, че имате нужда от помощ, за да се справите с нещо - всъщност се превръщате в "по-ефективен служител", получавате помощ, когато имате нужда от него.

Изображение, озаглавено Делегат Стъпка 2

2. Спрете да чакате доброволна помощ от хората. Ако не искате да делегирате работата си, може да имате рядък случай на мъченик синдром - вероятно сте претоварени и често се чудите защо хората никога не ми харесват да ми помогнат. Бъдете честни като цяло - когато други хора предлагат помощ, вие я отказвате, само за да изглеждат любезно? Чудите се защо те не "настояват"? Чувствате ли това, ако сте били в противоположната ситуация, тогава вероятно ще изведете с голяма сърдечна ревност? Ако сте отговорили с "да", тогава трябва да "поемете контрола" ситуацията си. "Вземете помощ", от която се нуждаете - не чакайте, докато не дойде при вас, защото може да не се случи.

Много хора не обръщат внимание на това, което другите правят, и не толкова много може да се направи, за да ги промените. Оставете настрана всяко разочарование, ако някой от хора не удължи ръка за помощ, не забравяйте, че в крайна сметка е вашият дълг да ги информирате за вашите нужди.

Изображение, озаглавено Делегат Стъпка 3

3. Не възприемат отрицателна молба за помощ. Много хора имат дискомфорт, когато искат помощ. Можете да се почувствате виновни поради факта, че те натоварвате другите или почувствате чувство на срам, както мислите (по някаква причина), че трябва да можете да се справите с цялата работа сами. Можете просто да се гордеете с усилията си и да го разгледате като доказателство, че сте благороден човек (друго проявление на синдрома на мъченик). Ако смятате, че искането за помощ е форма на проявление на слабост, тогава трябва да се отървете от тази мисъл "без забавяне".Всъщност, обратното е вярно: опитвайки се да направите всичко сами - това е знак за проявление на слабост, в смисъл, че той показва липсата на реалистичен поглед върху вашите способности.

Изображение, озаглавено Делегат Стъпка 4

4. Научете се да се доверявате на другите. Ако се страхувате от делегацията, защото мислите, че някой друг може да свърши работата, както и вие, запомнете две неща: първо, почти всеки може да научи нещо с достатъчна практика, а вторият, който вероятно не сте толкова универсално талантливи, Както мислите за себе си. Когато делегирате работата, не можете просто да освободите времето за себе си - вие също давате възможност на вашия асистент да овладее нови умения или да решава нови видове задачи. Бъдете търпеливи - с достатъчно време, когато помощникът ви е вероятно да бъде в състояние на завършена работа точно както вие. Ако работата, която планирате да делегирате, не е "много" важна, тогава помощникът ви може да се научи да я изпълнява добре за дълго време. Ако работи "много важно", помислете два пъти, преди да го делегирате!

Дори и да вършите работата, която ще делегирате, най-хубавото е да осъзнаете, че делегацията на работата ще ви позволи да извършите други неща по това време. Ако сте най-добрият служител в офиса за прилагане на монотонната задача за сглобяване на твърди дискове, но ще подготвите важна презентация, би било логично да се даде подходяща задача. Много по-добре е да установите приоритет при извършване на трудни, сложни задачи - не се колебайте да делегирате прости, повтарящи се задачи, когато имате по-важни неща.

Метод 2 от 2:

Част втора: Ефективна делегация

един. Отслабване на мъртва точка. Първата стъпка е най-трудната, но е най-важната. Трябва да преминете през себе си и да помолите някой да ви помогне (или, ако сте шеф, "ред" на някого, който да ви помогне.) Чувствайте се свободни за това - докато сте любезен, любезен и тактичен, никой няма да бъде сведен до вас само за заявка (или ред) за помощ. Опитайте се да бъдете тактични и внимателни, като в същото време запазвате сериозността на искането ви.

Ако не сте сигурни как да помолите някой да работи за вас, опитайте се да изразяват мислите си накратко и внимателно. Кажи ми нещо като: "Хей, можеш за минута? Може ли да ми помогнете да събера голям куп от твърди дискове, които току-що получихме. Не мога да го направя, защото днес няма да бъда в офиса. Можеш ли да ми помогнеш?»Не натискайте асистента си, но уверете се, че той / тя осъзна, че неговата помощ" е необходима ".
Попитайте и вие (вероятно) получите. Не се страхувайте да делегирате поради загрижеността изглежда като балон и досадно. Погледнете го от друга страна - как бихте се почувствали, ако хората ви помолиха да направите нещо? Ще бъдете обидени и обидени? Или вие (обикновено) са готови да помогнете? Вероятно последното!

2. Не възприемайте неуспехите като нещо лично. Понякога хората нямат възможност да ви помогнат - това е тъжно, но е така. Това може да бъде по различни причини - най-често срещаното е, че човекът, когото попитате, е много зает на собствената си работа. Не го приемайте прекалено близо до сърцето - само фактът, че някой не може (или не иска) да направи нещо за вас в момента, не означава, че той / тя не се прилага за вас. Е, просто просто означава, че той / тя е или зает (а) или мързелив (а) - не повече.

Ако сте отказали, помислете за различни опции - обикновено можете учтиво, но твърдо настоявате, че наистина трябва да помагате на този човек (това е приложимо, особено ако сте шеф или имате други мощни сили), можете да се опитате да попитате някой друг или да можете Направете работата сами. Ако наистина имате нужда от помощ, не се страхувайте да опитате една и / или две опции!

Изображение, озаглавено Делегат Стъпка 7

3. Делегирайте целта, а не метод за изпълнение. Това е ключов момент, за да не се превърне в бавачка или микро-мениджър. Задайте ясни показатели за резултатите, които очаквате, покажете на човек как го правите, но им кажете, че те могат да изпълняват работа по какъвто и да е начин, който желаят, само да се свържат добре и да бъдат завършени навреме. Дайте им достатъчно време не само да научите, но и да експериментирате и да въведат някои иновации. Не ги преподавайте като роботи - научете ги като личности, които могат да овладеят и подобрят.

Също така е разумно, тъй като улеснява времето и успокоява нервите. Искате да използвате времето, което освобождавате, за нещо по-важно, без да се тревожите постоянно за това как вашият помощник напредва. Не забравяйте, че сте делегирали тази работа, за да бъдете "по-малко", подложени на стрес, ANA "повече".

4. Бъдете готови да обучите асистента си. Почти винаги трябва да разпределите малко време, за да научите вашия асистент, как да изпълнявате задачата, която ви е делегирала или тя, дори и да е доста проста. Не забравяйте, че процесите, които изглеждат прав и прости за вас, може да не са толкова прости за тези, които никога преди не са имали сделка с това. Бъдете готови не само да въведете вашия асистент в случая, който делегирате или тя, но и търпеливо отговаряйте на въпросите, които той / тя вероятно ще възникне.

Помислете за времето, прекарано за обучението на асистент като разумни дългосрочни инвестиции. След като прекарахте малко време, за да обучите помощник, за да изпълнявате задачата правилно, вие спестявате време за бъдещето, което иначе би било изразходвано за коригиране на неговите / нейните грешки.

Изображение, озаглавено Делегат Стъпка 9

пет. Подчертайте необходимите ресурси за задачата. Може да имате необходимите ресурси за изпълнение на задачата, но човек, който има задача, може да няма достъп до тях. Например, защитени с парола данни, специализирано оборудване и определени инструменти могат да бъдат жизненоважни за изпълнение на тази задача, затова се уверете, че вашият асистент има всичко, което той / тя е необходим за постигане на целта.

Изображение, озаглавено Делегат Стъпка 10

6. Разберете, че асистентът може да направи само едно нещо по едно и също време. Когато помощникът ви ви помага, той / тя не изпълнява обичайните си задължения. Не забравяйте, че като вас, вашият асистент вероятно ще има тесен график. Запитайте се - какъв вид работа "те" ще отложат или делегират, за да изпълнят задачата ви? Уверете се, че знаете отговора на този въпрос, когато делегирате задачата на някой друг.

Изображение, озаглавено Делегат Стъпка 11

7. Бъди търпелив. Човекът, който сте делегирал "ще" ще направят грешки, докато той / тя се научи да изпълнява нова задача. Това е част от учебния процес. Пригответе се предварително. Не делегирайте задачата, ако приемем, че човекът ще го извърши перфектно, докато не придобият опит. Ако проектът не отиде, както бихте искали, защото вашият партньор не е в състояние да изпълнява "идеалната" задача, която да го делегирате, това е ваша вина, а не или нея или нея. Бъдете наставник за вашия асистент и делегираната работа може да бъде полезен опит за него или нея, а не нещо, което струва.

Когато научите някого как да направите нещо, правите инвестиции. Първо, тя ще забави вашата дейност, но в дългосрочно бъдеще бързо ще увеличи производителността, така че идват в целия процес на положителна и реалистична нота.

Изображение, озаглавено Делегат Стъпка 12

Осем. Да бъдат подготвени за възможни трудности. Направете резервен план и бъдете готови да го приложите, ако нещо се обърка. Знаете какво ще се случи, ако работата не се изпълнява навреме или в съответствие със стандартите. Препятствия и неочаквани проблеми могат да възникнат по всяко време, вие сте на работа или у дома - дори техниката понякога дава неуспехи. Нека делегат да знае, че ако нещо се случи, ще го разберете и да му помогнете или да го дадете навреме - и не просто ги изхвърлете под колелата на колата при първия признак на неприятности.

Това е разумно и в егоистичен смисъл - ако делегатът ви се страхува, че той / тя ще бъде обвинен в грешки, много повече време ще бъде изразходвано за покриване на него или отзад, отколкото при реалното завършване на задачата.

Изображение, озаглавено Делегат Стъпка 13

девет. Изразявате благодарността си, когато го заслужава. Делегиране на задачи на някой друг, необходим, ако трябва да поемете все повече и повече отговорност. Въпреки това, това е контрапродуктивно, ако делегирате задачата, оставете вашия асистент да работи усилено върху него, а след това да вземете всички лаври за себе си. Изразявайте своята благодарност и похвалете усилията на другите от ваше име.

Всеки път, когато хвалите работата, която помогнахте да направите, не забравяйте да споменете името си за помощник.

Изображение, озаглавено Делегат Стъпка 14

10. Говорете "Благодаря". Когато някой направи нещо за вас, важно е да му благодарим, признавате важността на неговата или нейната помощ и нека помощникът да знае, че неговото / нейното оценявам. В противен случай ще изглеждате неблагодарни, дори ако не е така. Не забравяйте, че хората не могат да четат вашите мисли. Хората по-вероятно ще ви помогнат отново, ако смятат, че са оценени.

Бъди любезен. Просто искрено изявление, като "Не можех да го направя без теб!»Уважаеми стойности. Ако работата, която този човек е извършил за вас, е от съществено значение, можете дори да се отнасяте към нея или нейната храна, да пиете, дайте благодарност или да си купите малък подарък.

Съвети

Създайте списък с задачи, които бихте искали да делегирате някой друг. Не поправяйте нищо в списъка си с желания. Поставете всичко на хартия и решете по-късно, че можете да приложите, но това, което не е. Ще бъдете изумени от това колко много правите от това, което някой може да ви помогне.

Предупреждения

Не възстановявайте неприятни задачи, като се преструвате, че правите услуга. Ако няма реална полза за тях, тогава не утвърждавайте обратното. Най-добре е да го направите "след" завършване на една или повече задачи с една команда. Това ще ви позволи честно, "Уолт, тази работа е неблагодарна, но аз наистина се нуждая от вашата помощ", или "Лори, обещавам, че ако получи някакъв положителен ефект, ще направя всичко, за да го почувствате. Знам, че това не е страхотна задача, но трябва да се направи, и знам, че мога да ви се доверя, за да го направите. Има много неприятна, неблагодарна работа, която трябва да бъде направена - изпълнението на изпълнението е, че когато се появят крем задачи, няма да забравите човек, който е вашата добра дясна ръка.