Как да прекарате събитие
Организацията на събитието може да изглежда невероятно трудна задача. И без планиране и мислене предварително, може да е така. Е, ние ще работим, така че това не се случва - от месеци на предварителното обучение на изкуството да се запази спокойствие в деня.
Стъпка
Част 1 от 4:
Планиране на няколко месеца напредедин. Определят целта на събитието. Да имаш дефиниция от една или две изречения в главата, ще ви помогне да отидете в правилната посока. Планиране за справяне с обяснителната работа във вашето споразумение? Наклонете потенциалните спонсори да инвестират? Организирайте празник за конкретно лице или група лица?Предложете целта на целта. Каквото и да правите (бъдете това просветление, убеждение, празник и т.н.), за какво ти го направи?
- Помислете за това като вашата мисия. Вашият успех. Когато знаете точно какво искате да направите, е много по-лесно!

2. Поставете пред себе си. Какво точно Искате да постигнете? Не че броят на хората, които очаквате, не е самият факт, че събитието дори се случва - какво искате да получите в резултат на това? Да излезете от 5 души в нова част от вашата организация? Спечелете $ 1,000? Промяна на прогноза? Интегрирайте хората?

3. Събирайте доброволци. Необходимо е да се събере добър екип, с различни умения. Те могат да помогнат във всичко, от графици и бюджет за обучение, преди да създадат покана и плакати, гости на гостите и да извършват мръсна работа по почистване в края на събитието. С други думи, те ще ви помогнат да реализирате всичко. И ако можете, вземете доверените доброволци!

4. Подгответе бюджета. Трябва да се вземат предвид всички възможни разходи, доходи, спонсори и не предвидени разходи. Ако не компилирате бюджет, тогава в крайна сметка ще се окажете с пакет от разписки, празен портфейл, а не да имате идеята, която се случи. Бъдете реалисти от първия ден, за да не се изправят пред изненади в деня!

пет. Решете с време и място. Това е основното аспект, когато става въпрос за събитието ви. Какво време и място ще накарат хората да кажат: "Да, ще отида там!"? Трябва да изберете времето, когато всичко е безплатно и място с удобно местоположение. И нещо, което можете да си позволите да поръчате!

6. Помислете за логистика. Логистика за всичко. Този паркинг ще присъства? Какво ще кажете за достъп за хора с увреждания? Какво можете да направите с размера на вашето пространство? Какво оборудване ви е необходимо? Какви допълнителни неща (минерална вода за преподаватели, имена, брошури) Ще ви трябва да добавят допълнителни разходи? Колко хора трябва да използват, така че всичко наистина да мине гладко?

7. Помислете за маркетинга и рекламата. Докато сте в добър период, подгответе проект по плакат. Тя трябва да включва предварителна дата, време, място, главен гост, името на събитието и темата или лозунга на събитията. Тъй като е твърде рано, не можеш да побързаш с него - но най-добре е да се направи предварителна версия сега, за да видиш как всичко това изглежда заедно!

Осем. Организирайте себе си. Възможно е да се почувствате сега като порце, който току-що е отрязал главата. Въздишайте и отворете знака в Excel. Подгответе предварителен график на събитията по време на събитието. Направете няколко маси, за да организирате мислите си. Сега може да изглежда ненужна работа на хартия, но след два месеца ще бъдете щедро благодарни в миналото за разрушаване.
Част 2 от 4:
Подготовка 2 седмици по-раноедин. Уверете се, че всичко отива при вашия човек. Сварете датата, място, (главен гост), персонал, името на събитието и неговия лозунг. Дали има нещо, Какво може да се обърка? Дали няма да има ситуации, които ще трябва да бъдат преигравани в последната минута? На този етап всичко трябва да бъде определено накрая.

2. Запознайте се с вашия отбор. Одобрява бюджета, графика и всичко останало с членовете на екипа, както и с надзорните органи. Точно сега - точното време да разберете всички въпроси. Всеки знае ли задълженията си? Как се отнасят до различни въпроси и проблеми?

3. Разпространявайте работа в различни хора и позволете на опитен човек да координира всички дейности. Ако събитието е мега-събитие, нека различните хора да координират различни събития под ръководството на един човек. Членовете на екипа трябва да се доверят на лидера.

4. Уверете се, че всички уебсайтове, свързани с събитието, се актуализират. Вероятно сте го запалили във Facebook и Twitter, но има и огромен брой други уебсайтове, които можете да използвате, и те ще ви помогнат да кажете на всички за събитието. Eventbrite, evite и срещи - трите най-авторитетни, които идват на ум. Ако все още не сте чували за тях, сега прегледайте интернет!

пет. Събирайте спонсорство и други източници на средства от делегатите. Ще има много разходи по време на предстоящите седмици и нямате нужда от всички те да бъдат покрити от джоба ви! Съберете поне някои средства за покриване на първоначалните разходи - възможно е да се наеме място, оборудване, доставчици? Някои от тези хора / компании / продукти може да се наложи да плати дори преди събитието да започне развитието си.

6. Насърчаване на събитието. Подгответе брошури, освободете реклами, информирайте медиите, изпращайте пощенски имейли, извършвайте телефонни разговори, изпращайте съобщения до групи в мрежи и посетете потенциалните участници и спонсори. Как иначе хората да разберат да дойдат? Уверете се, че информацията, която предоставяте, е абсолютно пълна, оставяйки затворена само няколко въпроса - хората трябва да интригират малко, в крайна сметка!

7. Съберете всичко, от което се нуждаете за събитието. Тези субекти могат да включват медали, игри, сувенири, награди или сертификати. Има много от всякакви малки неща и BauBles, които могат да останат незабелязани за неопитно око, но знаете всяка дюза, уединено място и всичко, което ги изпълва. И не забравяйте за масите, столове, звуково оборудване, плочи, покривки и всички тези важни големи неща!

Осем. Организирайте съгласие всичко. Съгласен съм на снимка и видео заснемане. Съгласен съм за транспорта за гостите. Съгласен съм за храна за почистване на бригада. Списъкът може да продължи да продължи, но в противен случай никога не организирате събитието си!

девет. Подгответе лист за контакт. Ще ви трябват всички необходими номера, адреси и имейл адреси на членовете на екипа. Също така, направете подобен списък на VIP и всички доставчици на стоки и услуги. Ако някой не дойде или закъсня, ще бъде списъкът, към който ще се свържете.

10. Посетете мястото с членовете на екипа. Инспектирайте обекта и скоростта на паркиране, тоалетните, съблекалните, договореностите, различните входове и изходи. Потърсете близки места, където можете да правите фотокопия, да се обадите и да закупите всичко необходимо при спешни случаи. Като цяло, проверете цялата територия и трябва да я познавате като пет пръста.
Част 3 от 4:
Работете 24 часа преди събитиетоедин. Бъди спокоен. Сте го постигнали. Невероятно е важно да се запази главата и да не се тревожи за резултата. Сте подготвили няколко месеца! Всичко ще бъде наред. Отколкото сте балансиран, по-спокойният ще бъде вашият екип и по-спокойният ще се проведе. В допълнение, всичко това ще се проведе скоро!
- Сериозно. Имаш го. Вие сте предоставили всичко Основно, си помислил всички възможни проблеми - ако нещо се обърка, знаете как да се справите. И не забравяйте: никой няма да ви обвинява. Скандален гост, лоша храна - хората разбират, че не всички в ръцете ви. Така че се отпуснете. Всичко ще бъде добре с вас.

2. Направете последната проверка за всеки елемент с вашия екип. Уверете се, че сте прехвърлили информация на всички за това как да стигнете до мястото и времето. Последното нещо, от което се нуждаете, е целият ви екип да ви се обади едновременно в деня на събитието и се интересува, къде, по дяволите, задната врата.

3. Проверете всички покани и отговори. Създайте електронна таблица със списък на поканените и изчислите техния брой. За повечето събития броят на хората потвърждават не представлява броят на хората, които всъщност са дошли. Можете да срещнете факта, че 50 души потвърдиха, че ще дойдат, но в крайна сметка ще бъдат 5 или 500. Ето защо, въпреки че трябва да знаете тази фигура, но и да се приготвите да се справите с всякакъв диапазон!

4. Отидете на обекта и проверете дали всичко е готово. Залата е чиста и достъпна? Е монтирано цялото електронно оборудване и изглежда е това, което работи? Можете ли предварително да доставите някакво оборудване, ако е необходимо? Дали персоналът изглежда достатъчно приготвен?

пет. Направете комплекти за участници. Този комплект може да включва бутилка вода, бар, хартия за записи, дръжка, брошура и цялата информация, която може да е необходима. Добра идея също ще доведе до малки сувенири. Това е хубаво докосване, което наистина убеждава хората, че това е добре обмислено, организирано събитие. И ще ги накара да чувстват, че са оценени!

6. Направете слайдер. Тази списък на цялата необходима информация, сортирана по време и / или стаи. Подгответе възпоменателен план за важни събития. Форматът зависи от вас. Просто се опитайте да намалите информацията в нея до минимум, за да бъдете по-лесни за четене.

7. Направете контролен списък на нещата, които трябва да вземете със себе си. Както би било ужасно, ако вече сте там, всичко е на място, всичко Там и вие разбирате, че единственото нещо, което не е - е 12 000 чаши, които сте забравили у дома? Досадна ситуация. Само всички ти се развали. Затова направете себе си контролен списък, проверете два пъти и донесете всичко, което трябва да донесете!
Част 4 от 4:
Организиране на събитияедин. Пристигайте на мястото по-рано, заедно с членовете на екипа и доброволците. Проверете дали всичко е на място и цялото електронно оборудване в работно състояние. Има въпроси от последната минута? Ако има време, вземете чаша, кажете, че насърчавате раздяла и в неравностойно положение! Направи го. Ти се подготви толкова добре.
- Уверете се, че организаторите имат ярки значки или други отличителни знаци, така че участниците да могат да ги насочат за помощ. Понякога просто формите на защитен цвят не са достатъчни.

2. Инсталирайте всичко. Вътре и навън. Имате нужда от балони в пощенската кутия? Плакат в ъгъла? И на вратите и по коридора? Ако гостите трябва да се скитат в истински лабиринт, толкова повече признаци, толкова по-добре.

3. Уверете се, че хората, които имат смисъл, знаят какво се случва. Ако говорителят е забавен, трябва да дръпнете времето. Ако храната отнема повече време, отколкото изчислено, те трябва да бъдат предупредени за промени в графика. Много рядко преминават дейности точно както е планирано - така че ако се оттеглите от курса, уверете се, че методите на свързване са отворени.

4. Направете снимки! Искаш да си спомняш нещо за себе си. И хората ще бъдат впечатлени, като виждат, че някой ходи с камерата. Обърнете внимание на спонсора за разтягане, стрии, входа, таблицата за приемане. Можете да ги използвате следващата година!

пет. Дават разпределителен материал. Вероятно сте засадили нещо на гостите на гостите и искате да си тръгнат, да мислят за това, чудейки се нещо или да чакат някои действия. Така че гответе брошури или нещо друго, което могат да вземат със себе си за лична употреба след Събития.

6. Премахнете стаята! Проверете електрическия брояч, премахнете стрии, таблици и т.н. Трябва да оставите място в същата форма, как е бил първоначално - особено ако сте платили за него и искате да се върнете. Те могат да таксуват борда, които трябва да бъдат избегнати в други случаи. Споделете работата, така че тя да отиде толкова бързо, колкото е възможно по-далеч.

7. Погрижете се за всички отговорности след събитието. В зависимост от вашето събитие, те могат да варират от абсолютно нищо за дълъг списък с благодарност и разписки. Ето няколко идеи, защо започвате:

Осем. Подредете последващо внимание под формата на среща, за да изпълните всичко по-добро. След всичко по-горе и направи това, което бихте направили по различен начин? Това, което е работило и какво е било неуспешно? Решихте ли някога да организирате подобно събитие отново? Какво сте научили?
Съвети
- Различните организационни произведения са подобни на различни професионални задължения. Работата с сметки и бюджет е подобна на финансите, посланието към делегатите и поканите им да участват, подобно на работата по маркетинга, ръководният екип е подобен на управлението на персонала на компанията, работата с транспорт прилича на работата на логиката, Събитието е подобно на производствените дейности, създаването на добри медийни взаимоотношения е подобно на PR.
- Списък на документите (и т.н.) за готвене
- Бюджет
- График на събитията (графика на всяка програма в събитието)
- Покана
- Списък на поканените
- План за действие
- Временна рамка (график за завършване на работата)
- Материали за пресконференция
- Реч
- Списък на участниците
- Сравнителни записи (заедно с говорителите на речта)
- Програма
- График на минута
- Списък на комуникацията (мобилните номера на организаторите)
- Списък на неща, които трябва да донесете
- Контролен списък на работата, която трябва да се направи
- Доклад за събитието (за медиите и други)
Предупреждения
- Да бъдат подготвени за всяка ситуация. Понякога ситуацията излиза от контрол. Ако сте член на екипа, не се ядосвам, ако някой ви вика (човек може да бъде напрегнат). Ако сте координатор, никога не създавайте напрегната атмосфера и не се паникьосвайте. Действа прохлада. Опитайте се да разберете какво се е случило и какво можете да направите, когато се случи.
- Не се паникьосвайте / не прецеждайте. Студеният ум ще даде най-добри резултати в точното време.