Как да сортирате списъка в Microsoft Excel: 15 стъпки

Excel е редактор на таблици, но как можете да управлявате и организирате данни според вашите нужди? Инструментът "Сортиране" ви позволява бързо да сортирате данни (в колони) на различни формати. Използвайте този инструмент за организиране на данни и опростете тяхното разбиране и използване.

Стъпка

Част 1 от 3:

Сортиране по азбука или възходящ / низходящ

един. Подчертайте данните. Или изберете данните в колоната или щракнете върху една клетка в колоната, така че Excel автоматично да избира данните.

Всички избрани данни в колоната трябва да бъдат един формат (само текст или само цифри, или само дати и т.н.).

Изображение, озаглавено Сортиране на списък в Microsoft Excel Стъпка 2

2. В раздела "Данни" в групата и филтърната група щракнете върху бутона "I ↓ A" или "A".

Изображение, озаглавено Сортиране на списък в Microsoft Excel стъпка 3

3. Сортирайте избраните данни, като кликнете върху съответния бутон. За да сортирате възходящите данни (или по азбучен ред, като започнете с буквата А), кликнете върху "a ↓ i" - за сортиране на данни, низходящи (или по азбучен ред, като се започне с буквата I), натиснете "I ↓ A".

Ако има друга колона с данни до избраната колона, ще бъдете помолени да включите тези данни при сортиране.

Изображение, озаглавено Сортиране на списък в Microsoft Excel Стъпка 4

4. Ако, когато се опитате да сортирате данните, сте получили съобщение за грешка, тогава най-вероятно се дължи на формата за данни.

Ако сортирате числа, уверете се, че данните във всички клетки имат цифров формат. Понякога номерата се внасят като текст (от някои счетоводни програми).

Ако сортирате текстови данни, могат да възникнат грешки поради пространства или лошо форматиране.

Ако сортирате дати или време, проблемите обикновено възникват поради форматирането на вашите данни. За да може Excel успешно сортира датите, уверете се, че всички данни са представени в формат на датата.

Част 2 от 3:

Сортирайте с много критерии

един. Подчертайте данните. Например, имате таблица със списък с имена на клиенти, както и градове, в които са те. Искате първо да подредите града по азбучен ред и след това да подредите клиентите по азбучен ред във всеки град.

Изображение, озаглавено Сортиране на списък в Microsoft Excel Стъпка 6

2. В раздела Данните, в групата сортиране и филтър, щракнете върху Сортиране. Ще се отвори прозорец, в който можете да зададете параметрите на сортиране.

Ако вашите колони имат заглавия, например, "град" и "име", проверете квадратчетата "Моите данни съдържа".

Изображение, озаглавено Сортиране на списък в Microsoft Excel Стъпка 7

3. Създайте първото правило. Кликнете върху "Сортиране по", за да изберете колона с данни. В нашия пример изберете колона с имената на градовете.

В менюто "Сортиране" изберете "Стойности".

В менюто "Поръчка" изберете "От A до Z" или "От I до A" (в зависимост от това как искате да сортирате данните).

Изображение, озаглавено Сортиране на списък в Microsoft Excel стъпка 8

4. Създайте второ правило. За да направите това, кликнете върху "Добавяне на ниво". Изберете втората колона с данни (в нашия пример, колона с имена на клиенти) и след това изберете реда за сортиране (за удобство, изберете същия ред като за първото правило).

Изображение, озаглавено Сортиране на списък в Microsoft Excel стъпка 9

пет. Кликнете върху OK. Вашите данни ще бъдат сортирани според вашите правила. Градове и имена на клиенти във всеки град сортирани по азбучен ред.

Този пример се счита за данни в две колони. Но можете да работите с много колони.

Част 3 от 3:

Сортирайте по цветна клетка или шрифт

Изображение, озаглавено Сортиране на списък в Microsoft Excel стъпка 11

2. В раздела Данните, в групата сортиране и филтър, щракнете върху Сортиране. Ще се отвори прозорец, в който можете да зададете параметрите на сортиране. Ако има друга колона с данни до избраната колона, ще бъдете помолени да включите тези данни при сортиране.

Изображение, озаглавено Сортиране на списък в Microsoft Excel стъпка 12

3. В менюто "Сортиране" изберете "Клетъчен цвят" или "Цвят на шрифта".

Изображение, озаглавено Сортиране на списък в Microsoft Excel Стъпка 13

4. В менюто "Поръчка" изберете цвета и позицията ("Top" или "отдолу"). Можете да изберете само онези цветове, които присъстват в колоната.

Когато сортирате в цвят, няма поръчка за сортиране по подразбиране. Ще трябва да определите себе си.

Изображение, озаглавено Сортиране на списък в Microsoft Excel Стъпка 14

пет. Сортиране на друг цвят. За да направите това, ще трябва да добавите ново правило за всеки цвят в колоната. Кликнете върху бутона Добавяне на ниво, за да добавите друго правило за сортиране и изберете желания цвят и поръчка за сортиране.

Уверете се, че редът за сортиране в различни правила е същото. Например, ако сортирате данните от горе до долу, уверете се, че опцията "Top" е избрана във всяка правила в менюто "Поръчка".

Изображение, озаглавено Сортиране на списък в Microsoft Excel Стъпка 15

6. Кликнете върху OK. Данните в колоната ще бъдат сортирани по цвят, както сте поискали.

Съвети

Опитайте различни опции за сортиране, благодарение на това можете да подчертаете различни аспекти на информацията.
Ако вашата таблица има крайни стойности, средните стойности и други подобни стойности, внимавайте да не попадат в сортираните данни.

Предупреждения

Бъдете изключително внимателни, за да изберете всички колони, които трябва да сортират.